В трудовой книжке (или в её электронном эквиваленте) записываются сведения о трудовой деятельности сотрудника. При увольнении, особенно по собственному желанию, формулировка записи имеет решающее значение: она влияет на права работника, возможность получения пособия, а также на отсутствие юридических рисков для организации. В этом материале разберём, как правильно оформить перевод в трудовой книжке, какие формулировки использовать и на что обратить внимание.

Почему формулировка важна?

• Неправильный перевод может привести к отказу в пособии по безработице или в выплатах.
• Ошибки в записях часто вызывают споры в суде и требуют дополнительных расходов на их исправление.
• Правильная формулировка защищает компанию от проверок трудовой инспекции и штрафов.

Общие принципы оформления записи

В трудовой книжке указываются только те сведения, которые предусмотрены ТК РФ и локальными нормативными актами организации. При этом:

1. Точность. Должность, период работы и причина увольнения должны соответствовать факту.
2. Соблюдение терминологии. Используются официальные термины, принятые в трудовом законодательстве;
3. Последовательность. Формулировка должна быть одинаковой для всех сотрудников одной категории;

Как правильно формулировать перевод при увольнении по собственному желанию

В трудовой книжке запись о переходе сотрудника в другую организацию или о его увольнении делается в соответствии с ст. 81 ТК РФ. Ниже – типичные варианты формулировок.

При увольнении по собственному желанию (ст. 81 ТК РФ)

Обычная формулировка выглядит так:

Запись: Уволен по собственному желанию. 
Дата увольнения: .
Примечание: Работа в организации с  по .

Если требуется указать, что сотрудник переходит в другую компанию, можно добавить:

Примечание: Перевод в другую организацию – «ООО «Новое место».

При ликвидации организации

В случае ликвидации организации в трудовой книжке указывается:

Запись: Уволен в связи с ликвидацией организации.
Дата увольнения: .
Примечание: Ликвидация организации – «ООО «Старый».

При ошибке в указании должности

Если в прошлой записи была указана неверная должность, её необходимо исправить, оставив отметку о том, что запись была переписана или исправлена. Пример:

Запись (исправлена): Должность «Менеджер по продажам» заменена на «Старший менеджер по продажам».
Дата исправления: .

Частые ошибки и как их избежать

• Неуказание причины увольнения; Без указания причины работник может быть отказан в пособии.
• Неправильный период работы. Ошибки в датах приводят к несоответствию расчётным данным.
• Сокращение или искажение терминов. Например, вместо «по собственному желанию» пишут «по желанию работодателя».
• Отсутствие подписи руководителя. В бумажной форме запись должна быть подписана уполномоченным лицом.

Пошаговый чек‑лист для оформления записи

1. Определите тип увольнения (по собственному желанию, по причине, в связи с ликвидацией и т.д.).
2. Сформулируйте запись, используя официальные термины.
3. Укажите точные даты: начала работы, даты увольнения, дату исправления (если требуется).
4. При необходимости добавьте примечание о переводе в другую организацию или о ликвидации.
5. Проверьте соответствие записи ТК РФ и локальному нормативному акту.
6. Убедитесь, что запись подписана уполномоченным руководителем.
7. Сохраните копию в электронном виде (если используется электронный трудовой книжный журнал).

Примеры готовых формулировок

Ниже – несколько готовых шаблонов, которые можно адаптировать под конкретный случай.

Увольнение по собственному желанию

Запись: Уволен по собственному желанию.
Дата увольнения: .
Примечание: Работа в организации с по .

Перевод в другую организацию

Запись: Уволен по собственному желанию, перевод в ООО «Новое место».
Дата увольнения: .
Примечание: Перевод в другую организацию – «ООО «Новое место».

Ликвидация организации

Запись: Уволен в связи с ликвидацией организации.
Дата увольнения: .
Примечание: Ликвидация организации – «ООО «Старый».

Исправление ошибки в должности

Запись (исправлена): Должность «Менеджер» заменена на «Старший менеджер».
Дата исправления: .

Что делать, если запись уже ошибочна?

Если в трудовой книжке уже допущена ошибка, её следует:

1. Своевременно уведомить сотрудника о некорректности.
2. Подготовить официальное решение руководителя об исправлении записи.
3. Внести исправление с указанием даты и подписи ответственного лица.
4. Сохранить обе версии (исходную и исправленную) для аудита.

Правильная формулировка перевода в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный юридический акт, который защищает как работодателя, так и сотрудника. Соблюдая указанные принципы и используя приведённые шаблоны, вы сможете:

• избежать ошибок, которые могут привести к отказу в пособиях;
• обеспечить соответствие записей требованиям трудового законодательства;
• сохранить репутацию организации в отношении контролирующих органов.

Помните, что даже небольшие неточности могут вызвать серьёзные последствия. Поэтому перед окончательным внесением записи всегда проверяйте её на соответствие официальным требованиям.

Автор статьи: специалист по кадровому праву, 23 мая 2026 г.