Краткий ответ: Да, работник имеет полное право требовать у работодателя заверенную копию своей трудовой книжки. Это право закреплено в Трудовом кодексе РФ и является одной из обязанностей работодателя.
Правовая основа
Основным нормативным актом является часть 1 статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации. Она прямо устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:
- копию трудовой книжки (заверенную в установленном порядке);
- или выписку из трудовой книжки.
Отказ в выдаче или задержка являются нарушением и могут быть обжалованы в государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Когда и зачем нужна копия?
Работник может запросить копию в различных ситуациях:
- Для представления в банк при оформлении кредита или ипотеки.
- Для поступления на новую работу, если оригинал временно находится у нового работодателя (например, при переводе).
- Для подтверждения стажа в пенсионный фонд или иные органы.
- В качестве дубликата на случай утери, порчи или заполнения всех страниц в подлиннике.
- Для личного архива или других внутренних нужд.
Ключевое условие: наличие подлинника у работодателя
Это самый важный нюанс. Работодатель может заверить копию только при условии, что подлинник трудовой книжки (или электронной трудовой книжки ─ ЭТК) находится у него.
Если трудовая книжка уже была выдана работнику на руки (в бумажном виде), работодатель не вправе изготавливать и заверять ее копию. В этом случае работник должен предоставить оригинал тому, кому он нужен, или оформить дубликат через процедуру восстановления.
Пример: Сотрудник уволился, получил свою бумажную трудовую книжку, а теперь банк просит заверенную копию. Работодатель предыдущего места работы не может ее заверить, так как оригинал больше не хранится у него. Сотруднику нужно либо отдать оригинал в банк временно, либо обратиться за дубликатом в архив или орган, хранящий его трудовую книжку (если она была передана по месту жительства).
Как правильно оформить заявление?
Для получения копии работник должен написать письменное заявление. В нем необходимо указать:
- ФИО, паспортные данные.
- Номер и серию трудовой книжки (если есть).
- Четкую просьбу о выдаче заверенной копии трудовой книжки (или выписки).
- Дату и подпись.
Образец заявления:
«Директору ООО ‘Ромашка’
от Иванова Ивана Ивановича, паспорта серии 1234 № 567890, выданного
Заявление
Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (серия 12 № 123456) для предоставления в банк.
Подпись: _____________ / Иванов И.И. /»
Порядок заверения копии работодателем
Если подлинник находится у работодателя (текущий или прошлый), процесс выглядит так:
- Сделать копию. Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, включая ьный лист и все записи. Пустые страницы копировать не нужно.
- Заверить копию. На каждой копии страницы (или на последней, если копия прошита) ставится отметка: «Копия верна» (или «Верно»), должность лица, ее заверившего, его личная подпись и расшифровка (ФИО). Указывается дата заверения.
- Прошить копии. Если копий много, их принято прошить. На обороте последнего листа в месте прошивания ставится подпись ответственного лица и указывается количество листов.
- Оформить сопроводительное письмо или отметку на заявлении о том, что копия выдана для представления в (название организации).
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года в России действует система ЭТК. Здесь есть два варианта:
- Если работник не отказался от бумажного носителя: У него есть бумажная трудовая книжка, и правила, описанные выше, применяются к ней. Электронная версия хранится в личном кабинете на портале Госуслуг и в Личном кабинете застрахованного лица на сайте Пенсионного фонда (СФР). Работодатель не может «заверить» скан-копию из этой системы, так как это не подлинник.
- Если работник полностью перешел на ЭТК (подал заявление об отказе от бумажного носителя): У него нет бумажной книжки. В этом случае для представления в сторонние организации (банк, новый работодатель) он может:
- Распечатать выписку из ЭТК (данные о работе и стаже) из своего личного кабинета на Госуслугах или сайте СФР. Эта выписка имеет юридическую силу, но не требует заверения работодателем, так как является официальным документом из государственной системы.
- Обратиться к своему текущему или последнему работодателю с просьбой о выдаче заверенной копии выписки из ЭТК. Работодатель, имея доступ к системе ЭТК, может распечатать и заверить ее как внутренний документ, но такая практика встречается реже. Чаще просят предоставить оригинал выписки из личного кабинета.
Важно: Заверить копию электронной трудовой книжки, которая уже была выдана работнику на руки (в виде распечатки), работодатель не может по той же причине — отсутствия подлинника у него.
Типичные ошибки и вопросы
- «Можно ли заверить копию, если запись уже сделана и книжка отдана сотруднику?» Нет. Это будет некорректно, так как дата заверения копии будет более ранней, чем дата выдачи подлинника. Это может быть расценено как предоставление ложных сведений.
- «Сколько действует заверенная копия?» Срок действия не установлен законом. Копия действительна до тех пор, пока в подлиннике не появятся новые записи, которые в ней отсутствуют. Если за время между заверением копии и ее использованием в подлиннике появилась новая запись, копию нужно обновить.
- «Кто заверяет?» Обычно это делает руководитель организации (директор, генеральный директор) или лицо, на которое возложены кадровые функции (начальник отдела кадров), на основании его доверенности или приказа.
Что делать, если работодатель отказывает?
Если работодатель без законных оснований отказывает в выдаче заверенной копии или затягивает сроки (более 3 рабочих дней):
- Направьте письменное требование (можно через заказное письмо с уведомлением).
- Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Они проведут проверку и выдадут предписание работодателю.
- Подайте исковое заявление в суд о принуждении к выдаче документа и взыскании компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ).
Работник имеет неотъемлемое право на получение заверенной копии своей трудовой книжки. Ключевое условие — подлинник документа должен находиться на хранении у работодателя (текущего или предыдущего). Процедура проста: пишется заявление, работодатель делает и заверяет копии всех заполненных страниц. В случае с электронной трудовой книжкой проще использовать официальную выписку из личного кабинета на Госуслугах или сайте ПФР, которая не требует заверения. При отказе или задержке защитить свое право можно через ГИТ и суд.