С 1 января 2021 года в России введено право работника самостоятельно определять форму ведения своей трудовой книжки (ТК). К 31 декабря каждого года сотрудник должен подать в отдел кадров заявление о продолжении ведения ТК в бумажном виде или о переходе на электронный формат. Ниже – подробный разбор всех аспектов выбора‚ основанный на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – вводит возможность ведения ТК в электронном виде.
• Приказ Минтруда России № 320н от – утверждает обновлённый бланк бумажной ТК и порядок её оформления.
• Постановление Правительства РФ от – допускает совмещение бумажного и электронного вариантов‚ а также использование принтеров‚ штампов и иных технических средств для внесения записей.
• Информация Минтруда России (11 сентября 2025 г.) – подтверждает‚ что до 31 декабря каждого года работник обязан уведомить работодателя о выбранном способе ведения ТК.

Согласно этим документам‚ обязательность ведения трудовой книжки сохраняется для всех основных работников‚ проработавших в организации более 5 дней. Выбор формы не влияет на сам факт ведения ТК‚ но определяет способ её хранения‚ обновления и предоставления информации.

Бумажная трудовая книжка: плюсы и минусы

Преимущества

• Привычный формат для большинства сотрудников и кадровых служб.
• Не требует доступа к интернету или специального программного обеспечения.
• Физический носитель сложно подделать без обнаружения (при правильном оформлении и хранении).
• В случае отказа от электронного формата работник получает гарантированный доступ к своему документу в любой момент.

Недостатки

• Риск механического повреждения‚ потери или порчи (вода‚ огонь‚ механический износ).
• Трудности с оперативным внесением изменений при удалённой работе.
• Необходимость хранения архива в отделе кадров (физическое место‚ условия сохранности).
• Больше времени на выдачу дубликата и на обработку запросов от сторонних организаций (пенсионный фонд‚ банки и т.д.).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): плюсы и минусы

• Мгновенный доступ к данным через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта работодателя.
• Снижение риска потери или повреждения документа.
• Упрощённое внесение записей: кадровая служба может обновлять ЭТК напрямую в информационной системе.
• Экономия места и ресурсов на хранении бумажных носителей.
• Возможность быстрой выдачи выписок и подтверждений стажа без личного визита в отдел кадров.

• Требуется доступ к интернету и базовые навыки работы с электронными сервисами.
• Некоторые работники (особенно старшего возраста) могут испытывать недоверие к электронному формату.
• Необходимость обеспечения защиты персональных данных (шифрование‚ двухфакторная аутентификация).
• В случае сбоя в информационной системе может потребоваться восстановление данных из резервных копий.

Как принять решение: пошаговая инструкция

1. Ознакомьтесь с текущей формой ведения ТК у вашего работодателя. Информация обычно доступна в личном кабинете сотрудника или в отделе кадров.
2. Оцените свои потребности:
   • Как часто вам нужны выписки из ТК?
   • Есть ли у вас надёжный доступ к интернету и к личному кабинету на «Госуслугах»?
   • Насколько важна для вас физическая копия документа?
3. Проконсультируйтесь с отделом кадров. Уточните‚ какие технические средства используются для ведения ЭТК‚ как обеспечивается безопасность данных и какой порядок выдачи дубликатов.
4. Сравните плюсы и минусы (см. разделы 2 и 3) в контексте вашей рабочей ситуации (удаленная работа‚ частота переездов‚ планы на пенсию и т.д.).
5. Примите решение и оформите заявление. Образец заявления представлен ниже.
6. Храните копию заявления (в бумажном или электронном виде) до получения подтверждения от работодателя о принятии вашего выбора.

Образец заявления о выборе способа ведения трудовой книжки

Заявление можно подать в произвольной форме‚ но рекомендуется включить следующие реквизиты:

Заявление

о выборе способа ведения трудовой книжки
Я‚ Фамилия Имя Отчество‚ работающий(ая) в должности _____________________ в подразделении _____________________‚

прошу оформить ведение моей трудовой книжки в следующем формате:
☐ Бумажная трудовая книжка (продолжить ведение в существующем виде)

☐ Электронная трудовая книжка (перейти на ЭТК)
Подпись: ______________________

После заполнения заявление передаётся в отдел кадров (лично или через электронный документооборот). Отдел кадров в течение 5 рабочих дней обязан подтвердить receipt и внести запись в личную карточку сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вести трудовую книжку одновременно в двух форматах?
Да. Согласно пояснениям Минтруда России (11 сентября 2025 г.) и Постановлению Правительства от ‚ допускается ведение ТК как в бумажном‚ так и в электронном виде‚ если работник не подал заявление об отказе от одного из форматов;
Что делать‚ если я перешёл на новую работу?
Новый работодатель не обязан учитывать ваш предыдущий выбор. При приёме на работу вы вновь подаёте заявление о выборе способа ведения ТК. Однако вы можете предоставить копию своей текущей ТК (бумажной или выписку из ЭТК) для продолжения стажа без перерывов.
Как получить дубликат трудовой книжки?

Бумажная форма: обратитесь в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата; после проверки данных выдаётся заверенный дубликат.
Электронная форма: дубликат формируется автоматически в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта работодателя; можно распечатать заверенную выписку.

Нужно ли нотариально заверять выбор формы?
Нет. Достаточно письменного заявления‚ подписанного сотрудником и принятого отделом кадров. Нотариальное заверение не требуется законодательством.
Какие штрафы предусмотрены за непредоставление заявления?
Законодательство не устанавливает штрафов за отсутствие заявления‚ однако работник рискует‚ что его ТК будет вестись в форме‚ выбранной работодателем по умолчанию (чаще всего – бумажная). Это может привести к неудобствам при получении выписок и подтверждений стажа.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой – это личный вопрос каждого работника‚ который следует принимать‚ учитывая:

Удобство доступа к данным и частоту необходимости получения выписок;
Техническую готовность (доступ к интернету‚ навыки работы с электронными сервисами);
Уровень доверия к электронному хранению персональных данных;
Риски потери или повреждения бумажного носителя.

Соблюдая установленный срок – подача заявления до 31 декабря текущего года – вы гарантируете‚ что ваш выбор будет официально зафиксирован и ваша трудовая книжка будет вестись в выбранном вами формате. Независимо от того‚ остановитесь ли вы на привычной бумажной версии или перейдёте на современную электронную‚ главное – чтобы ваш трудовой стаж был учтён корректно и без лишних бюрократических преград.
Удачного выбора и успешной карьеры!