Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации:

• Статья 66 – работодатель обязан вести трудовую книжку сотрудника.
• Статья 67 – работник имеет право требовать от работодателя выдачу (или копию) трудовой книжки в любой момент.
• Статья 71 – порядок оформления и выдачи трудовой книжки регулируется приказом Минтруда РФ.

Одна из обязанностей работодателя – предоставить сотруднику по его требованию копию трудовой книжки, независимо от того, в бумажном или электронном виде. Поэтому заявление о выдаче (или копии) трудовой книжки является законным и обязательным документом.

Когда необходимо заявление о трудовой книжке?

Сотрудник может обратиться с заявлением в следующих ситуациях:

1. При увольнении – требуется получить оригинал трудовой книжки.
2. При переводе в другое подразделение – иногда требуется передать книжку в новое место работы.
3. Для оформления государственных пособий (пособие по беременности и родам, инвалидности и др.).
4. Для предоставления в учебные заведения или органы миграционного контроля.
5. При необходимости получить копию трудовой книжки для личных нужд.

Как правильно оформить заявление?

Общие требования к оформлению

• Шрифт – Times New Roman или Arial, размер 12 pt.
• Полуторный межстрочный интервал.
• Отступы: слева – 2 см, справа – 1 см, сверху и снизу – 2 см.
• Текст выравнивается по левому краю.
• Внизу заявления указываются подпись и дата.

Структура заявления

1. Шапка заявления – название организации, её реквизиты, ФИО руководителя.
2. – «Заявление» (по центру, полужирный шрифт, размер 14 pt).
3. Текст заявления – кратко и ясно сформулированная просьба.
4. Приложения (при необходимости) – копия паспорта, справка о доходах и т.д.
5. Подпись и дата.

Образец заявления (бумажный вариант)

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

От _______________________________
(Ф.И.О. работника)

Заявление

Я, _______________________________ (Ф.И.О., дата рождения, паспорт: серия ___ № ______, выдан _______________), 
прошу выдать (или предоставить копию) мою трудовую книжку № ____________, 
в которой отражены все периоды моей трудовой деятельности в вашей организации.

Основание: увольнение (перевод, необходимость предоставления в органы соцзащиты и т.п.).

Прошу оформить выдачу (копию) в срок, установленный Трудовым кодексом РФ (не более 5 рабочих дней).

Приложения:
Копия паспорта.
Справка о заработной плате (при необходимости).

Подпись: _______________________

Обратите внимание, что в строке «От _______________________________» необходимо написать свои полные фамилию, имя, отчество, а также указать контактный телефон и адрес электронной почты (по желанию).

Как подать заявление?

• Лично – отнести заявление в отдел кадров или в бухгалтерию.
• По почте – отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно – в случае, если в организации предусмотрена электронная система документооборота, заявление можно отправить в формате PDF.

После подачи заявления работодатель обязан:

1. Подтвердить получение заявления (подписать копию, выдать расписку).
2. В течение 5 рабочих дней выдать оригинал (или копию) трудовой книжки.
3. Если требуется копия, работодатель может предоставить её в виде скан-копии, заверенной печатью организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за копию трудовой книжки?

Нет. По статье 67 ТК РФ копию трудовой книжки работодатель обязан предоставить бесплатно.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку?

Необходимо написать официальное письмо‑претензию и, в случае отсутствия реакции, обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд.

Можно ли получить электронную версию трудовой книжки?

Да, в некоторых организациях вводится электронный формат трудовой книжки. Однако оригинал в бумажном виде остаётся официальным документом.

Сколько времени даёт закон на выдачу трудовой книжки после увольнения?

Согласно статье 71 ТК РФ – не более 5 рабочих дней с момента подачи заявления.

Полезные рекомендации

• Сохраняйте копию заявления и расписку о получении – они могут понадобиться в случае спора.
• Проверяйте запись в трудовой книжке сразу после её получения: все даты, должности и основания увольнения должны быть указаны корректно.
• Если в книжке обнаружены ошибки, требуйте их исправления в письменной форме.
• Храните трудовую книжку в безопасном месте, она является важным документом при поиске новой работы.

Заявление о выдаче (или копии) трудовой книжки – простой, но важный документ, который защищает ваши трудовые права. Оформив его согласно рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужный документ.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, советуем обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Дата публикации: