Трудовая книжка – документ строгой отчетности‚ который фиксирует трудовой стаж работника и служит основанием для начисления пенсии‚ отпускных и других социальных выплат. Вопрос о том‚ где и как должны храниться трудовые книжки‚ особенно в случае наличия у организации филиалов и обособленных подразделений‚ регулируется Трудовым кодексом РФ‚ Приказом Минтруда № 320н от  г. и нормативными актами в сфере архивного дела.

• Трудовой кодекс РФ (ст. 57) – определяет‚ что трудовые книжки находятся у работодателя.
• Приказ Минтруда № 320н (2021) – устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ а также требования к помещениям и средствам их охраны.
• Закон об архивном деле – регулирует сроки и условия хранения документов‚ к которым относятся и трудовые книжки.

Законодательством не предписывается обязательное хранение книжек в несгораемом опечатанном сейфе‚ однако требования к сохранности и защите от несанкционированного доступа остаются обязательными.

Кто отвечает за хранение трудовых книжек в филиалах?

1. Головной офис (основное юридическое лицо) – несёт общую ответственность за соблюдение требований законодательства.
2. Филиал или обособленное подразделение – в случае значительной удалённости (другой регион‚ город) полномочия по ведению трудовых книжек могут быть переданы:
   • кадровому специалисту филиала;
   • руководителю филиала;
   • другому уполномоченному лицу.
3. Ответственное лицо обязано вести книгу учёта трудовых книжек и обеспечивать их сохранность в соответствии с приказом Минтруда.

Где именно хранить трудовые книжки?

В головном офисе

Если филиалы находятся в пределах одного города и расстояние не превышает разумных пределов‚ трудовые книжки могут храниться в отделе кадров головного офиса. При этом необходимо:

• обеспечить отдельный запираемый шкаф или сейф;
• ввести систему учёта (журнал выдачи‑получения).

В филиале (обособленном подразделении)

Для филиалов‚ расположенных в других регионах‚ рекомендуется хранить книжки непосредственно в филиале‚ чтобы избежать задержек при выдаче. При этом:

• книжки хранятся в кабинете кадрового отдела филиала;
• помещение должно соответствовать требованиям к охране документов (см. пункт 4);
• ведётся отдельный журнал учёта‚ который синхронизируется с центральным реестром.

В случае отсутствия кадрового отдела в филиале

Если в филиале нет собственного кадрового подразделения‚ книжки могут храниться у уполномоченного представителя головного офиса (например‚ у регионального менеджера)‚ но при этом должна быть оформлена доверенность и прописан порядок доступа.

Требования к помещению и средствам хранения

Согласно Приказу Минтруда № 320н‚ помещение‚ где находятся трудовые книжки‚ должно отвечать следующим требованиям:

• Защита от несанкционированного доступа – запираемый шкаф‚ сейф или специально оборудованное помещение с ограниченным доступом.
• Защита от пожара и стихийных бедствий – желательно‚ но не обязательно‚ использовать несгораемый сейф; достаточно обеспечить пожарную безопасность помещения (пожарные извещатели‚ система тушения).
• Контроль доступа – вести журнал входа‑выхода‚ фиксировать ФИО‚ дату и цель доступа.
• Условия хранения – сухой‚ прохладный климат (температура 18‑22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).
• Охрана – при необходимости установить видеонаблюдение и/или охранные системы.

Требования к наличию решёток на окнах‚ металлической двери и т.п. в законодательстве не прописаны‚ однако они могут быть рекомендованы в рамках внутренней политики безопасности организации.

Порядок учёта и выдачи трудовых книжек

1. При приёме на работу в филиале оформляется запись в журнале учёта трудовых книжек (номер‚ ФИО‚ дата выдачи).
2. При увольнении книжка передаётся работнику‚ а запись в журнале фиксируется как «выдано».
3. Если книжка не выдана (например‚ в случае смерти работника)‚ она хранится у работодателя до востребования законных наследников.
4. Все операции (выдача‚ возврат‚ перемещение между филиалами) фиксируются в электронном реестре‚ который синхронизируется с центральным отделом кадров.

Сроки хранения трудовых книжек

• Трудовые книжки‚ находящиеся у работодателя‚ хранятся не менее 2 лет после увольнения работника (по нормам архивного дела).
• Если книжка не выдана‚ её хранение продолжается до тех пор‚ пока не будет востребована законным представителем (родственником) работника;
• Дубликаты и вкладыши хранятся в том же порядке‚ что и оригиналы.

Практические рекомендации для компаний с филиальной сетью

• Разработать внутренний регламент‚ отражающий порядок передачи полномочий по ведению трудовых книжек в филиалы.
• Назначить ответственного за хранение в каждом филиале и обеспечить его доступ к центральному реестру.
• Оборудовать помещения запираемыми шкафами (металлическими или сейфами) и обеспечить их соответствие требованиям пожарной безопасности.
• Вести электронный журнал учета с возможностью удалённого контроля со стороны головного офиса.
• Проводить регулярные проверки (раз в квартал) состояния книжек и соответствия помещения требованиям.
• Обучать персонал филиалов правилам работы с документами строгой отчётности.

Трудовые книжки филиалов могут храниться как в головном офисе‚ так и непосредственно в филиалах‚ если это обеспечивает более оперативную выдачу и соответствует требованиям законодательства. Ключевыми моментами являются:

• Наличие ответственного лица и ведение журнала учёта;
• Обеспечение запираемого помещения с контролем доступа;
• Соблюдение условий хранения (температура‚ влажность‚ защита от пожара);
• Соблюдение сроков хранения (не менее 2 лет после увольнения).

При правильной организации процесса хранения трудовых книжек в филиалах компания минимизирует риски потери документов‚ задержек в их выдаче и соблюдает требования Трудового кодекса РФ.

Источник: КонсультантПлюс‚ Портал «Кадровик‑практик»‚ ГАРАНТ.РУ‚ Приказ Минтруда № 320н от  г.