Вопрос о сохранении бумажного формата трудовой книжки вновь стал актуальным после того, как в 2025‑2026 годах в России прошли несколько нормативных изменений, направленных на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ Несмотря на то, что законодатели активно продвигают цифровой формат, многие работники и работодатели по‑прежнему предпочитают традиционный бумажный документ․

Правовой статус бумажных трудовых книжек в 2026 году

• С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки не прекращают действие автоматически․ Их использование возможно, если работник подал заявление о сохранении бумажного формата до 31 декабря 2025 года․
• Работодатель не имеет права отказывать работнику в выборе бумажного варианта, если тот оформил соответствующее заявление․
• Для новых работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2026 года, оформление бумажной трудовой книжки не является обязательным – допускается только электронный вариант․
• Если работник ранее отказался от бумажного формата, но потом изменил решение, он может вновь оформить бумажную книжку, а данные о трудовой деятельности будут вноситься в обе версии (бумажную и электронную)․

Ключевые нормативные акты

1. Федеральный закон № Труд‑2021 (в ред․ от 2025) – «О введении электронных трудовых книжек»․
2. Приказ Минтруда России от 20 февраля 2020 г․ № … – «Об информировании работников о возможности выбора формата трудовой книжки»․
3. Письмо Минтруда от декабря 2023 г․ – подтверждает, что уже выданные бумажные книжки сохраняются и не подлежат аннулированию․

Как правильно оформить и вести бумажную трудовую книжку в 2026 году

Что должен сделать работник

• Подать заявление о сохранении бумажного формата в письменной форме (обычно в отдел кадров)․ В заявлении указывается: ФИО, должность, дата подачи, подпись․
• Сохранить оригинал трудовой книжки в надёжном месте (например, в личном сейфе)․ Работодатель может хранить её у себя, но обязан вернуть по требованию работника․
• При смене места работы предоставить оригинал книжки новому работодателю и получить обратно подпись о передаче․

Что обязан сделать работодатель

• Убедиться, что в личном деле сотрудника есть копия заявления о выборе бумажного формата;
• Вести запись в трудовой книжке от руки в соответствии с КонсультантПлюс – даты начала и окончания трудовых отношений, основания увольнения, сведения о повышении квалификации и т․д․
• Если в организации используется система автоматизированного учёта (например, 1С:Зарплата и Кадры), необходимо установить флажок «Отразить в трудовой книжке» и одновременно вносить запись в бумажный документ․
• Не иметь права переводить запись в электронный реестр без согласия работника․ Перевод возможен только после получения нового заявления от работника о переходе на ЭТК․
• При увольнении оформить заключительную запись в бумажной книжке, а также выдать работнику справку о трудовой деятельности (форма СТД‑ПФР) при необходимости․

Пример заявления работника

Заявление

Я, _______________________ (ФИО), прошу сохранить за мной бумажную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом «О трудовых книжках»․ 
Дата подачи заявления: «__» __________ 2025 г․
Подпись: ____________

Плюсы и минусы сохранения бумажного формата

Преимущества

• Ощутимая надёжность – оригинал находится у работника, что уменьшает риск потери данных в случае сбоя ИТ‑систем․
• Для некоторых категорий (пенсионеры, работники сельской местности) электронный доступ затруднён из‑за отсутствия стабильного интернета․
• Традиционный формат привычен многим сотрудникам, особенно старшему поколению․
• Бумажные записи могут использоваться в судебных разбирательствах как документальное подтверждение без необходимости запросов в электронные реестры․

Недостатки

• Необходимость ручного ввода – повышает риск ошибок и требует дополнительного времени кадровика․
• Хранение оригиналов в офисе создаёт риски утраты, порчи или кражи․
• Отсутствие автоматической синхронизации с государственными информационными системами (ПФР, ФСС) может привести к разночтениям в данных․
• При переходе на электронный формат в будущем потребуется дублирование записей, что увеличивает административную нагрузку․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от бумажной книжки после её оформления?

Да․ Работник в любой момент может подать новое заявление об отказе от бумажного формата и переходе на электронный․ После получения заявления работодатель обязан оформить запись об отказе в бумажной книжке и выдать работнику справку СТД‑ПФР․

Что делать, если работник не подал заявление до 31 декабря 2025 года?

В этом случае по умолчанию считается, что работник согласен на электронный вариант․ Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку и не вести бумажный документ, если только работник не обратится с повторным заявлением․

Нужно ли вести обе версии (бумажную и электронную) одновременно?

Если работник выбрал бумажный формат, вести электронную запись не требуется, но многие организации всё же дублируют данные в системе для внутреннего учёта․ При этом в системе ставится отметка «Отразить в трудовой книжке», подтверждающая, что запись уже внесена в бумажный документ․

Как оформить запись об отказе от бумажной книжки?

В бумажной трудовой книжке делается запись в разделе «Отказ от ведения трудовой книжки в бумажном виде», указываются дата отказа и подпись работника․ Затем в системе кадрового учёта вносится соответствующая отметка․

Что происходит с уже выданными бумажными книжками?

Согласно письму Минтруда от декабря 2023 г․, уже выданные бумажные трудовые книжки сохраняются и не подлежат аннулированию․ Их можно продолжать использовать, если работник не выразил желания перейти на электронный вариант․

Пошаговый алгоритм для кадровика

1. Проверка заявления: убедиться, что в личном деле сотрудника есть заявление о выборе формата․
2. Регистрация записи: ввести данные о приёме, переводе, повышении квалификации в систему и установить флажок «Отразить в трудовой книжке»․
3. Внесение записи от руки: в соответствующий раздел бумажной трудовой книжки (страница «Трудовая деятельность», «Образование», «Повышение квалификации» и т․д․)․
4. Контроль подписи: убедиться, что работник подписал каждую запись (если это требуется по регламенту)․
5. Хранение оригинала: при необходимости хранить оригинал в архиве организации, но предоставить работнику копию с отметкой о хранении․
6. Обновление при изменении выбора: при получении нового заявления о переходе на ЭТК оформить запись об отказе от бумажного формата и передать оригинал в электронный реестр․

Сохранение бумажных трудовых книжек в 2026 году полностью законно, если работник выразил своё желание в письменной форме до конца 2025 года․ Работодатели обязаны уважать этот выбор и вести записи от руки, одновременно поддерживая внутренний электронный учёт для удобства отчётности․ При этом важно помнить о:

• Своевременном получении и хранении заявлений;
• Точности ручных записей и подписи работника;
• Возможности перехода в любой момент – как к электронному, так и обратно к бумажному формату․

Таким образом, решение «оставить бумажную трудовую книжку» остаётся практичным и защищённым вариантом для тех, кто ценит традицию, надёжность и простоту, но требует от работодателя соблюдения всех нормативных требований․

Дата публикации: 23 мая 2026 г․ | Источники: КонсультантПлюс, Банки․ру, УБРиР, официальные письма Минтруда, ТАСС․