Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ В 2026 году правила ведения трудовых книжек претерпели некоторые изменения, но основополагающие принципы остались прежними․ Трудовой договор является ключевым основанием для внесения записей в трудовую книжку, так как именно с момента его заключения начинается трудовая деятельность работника․

Правовые основы ведения трудовых книжек в 2026 году

Нормативные акты, регулирующие порядок внесения записей

Основным документом, регулирующим ведение трудовых книжек, является:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 225 с изменениями от 2021 года);
• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 65, 66, 67, 84․1 и др․);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69)․

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, которые отменили прежнюю инструкцию․ Теперь работодатели должны руководствоваться обновленными нормативными актами․

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, который:

• проработал у него более 5 дней;
• работа является для него основной․

Это правило распространяется на всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей (ИП)․ Для ИП не предусмотрено никаких особых требований или отличий в части ведения трудовых книжек․

Трудовой договор как юридическое основание для записи в трудовую книжку

Когда трудовой договор считается заключенным?

Согласно статье 67 ТК РФ, трудовой договор считается заключенным:

1. с момента подписания его сторонами;
2. в день фактического допуска к работе (если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя)․

Какие записи вносятся на основании трудового договора?

На основании трудового договора в трудовую книжку вносятся следующие записи:

• о приеме на работу;
• о переводе на другую должность или в другое структурное подразделение;
• об увольнении;
• о награждениях и поощрениях;
• о присвоении квалификационного разряда, класса, категории․

Записи должны вноситься в хронологическом порядке и соответствовать тексту приказа, изданного на основании трудового договора․

Порядок внесения записей в трудовую книжку

Необходимые документы

Для внесения записи в трудовую книжку необходимы следующие документы:

1. Трудовой договор — основной документ, на основании которого вносится запись;
2. Приказ о приеме на работу (о переводе, об увольнении и т․д․) — издается на основании трудового договора;
3. Заявление работника (если требуется, например, при увольнении по собственному желанию);
4. Документы, подтверждающие основание для записи (например, свидетельство о браке при смене фамилии)․

Сроки внесения записей

Согласно пункту 9 Порядка ведения трудовых книжек, записи в трудовую книжку должны быть внесены не позднее 5 дней со дня издания приказа, который является основанием для внесения записи․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки․ В 2026 году работодатели обязаны:

• вносить сведения в ЭТК в СФР (Страховой фонд России) на следующий день после издания приказа;
• обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке;
• при необходимости предоставлять бумажную копию ЭТК․

Однако, бумажные трудовые книжки продолжают действовать, и работодатели обязаны их вести в установленном порядке․

Пример правильного оформления записи в трудовой книжке

Частые ошибки и как их избежать

Неправильное оформление трудового договора

Ошибки при заключении трудового договора могут привести к:

• штрафам для работодателя;
• проблемам при внесении записей в трудовую книжку;
• трудовым спорам․

Основные ошибки:

• отсутствие в трудовом договоре обязательных условий (место работы, должность, дата начала работы, условия оплаты труда и т․д․);
• несоответствие трудового договора штатному расписанию;
• отсутствие подписи одной из сторон;
• неправильное указание структурного подразделения (если оно указано в трудовом договоре)․

Несвоевременное внесение записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься не позднее 5 дней со дня издания приказа․ Задержка может привести к:

• административной ответственности для работодателя;
• проблемам при оформлении пенсии;
• трудовым спорам․

Несоответствие записей формулировкам ТК РФ

При увольнении запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ․ Например:

• неправильно: «Уволен по собственному желанию»;
• правильно: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Особенности ведения трудовых книжек для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих сотрудников наравне с юридическими лицами․ Для ИП не предусмотрено никаких особых требований или отличий в части ведения трудовых книжек․

Основные особенности:

• ИП обязаны хранить трудовые книжки сотрудников;
• внесение записей осуществляется в том же порядке, что и для юридических лиц;
• ответственность за ведение трудовых книжек несет сам ИП или уполномоченное им лицо․

Что делать, если запись в трудовую книжку внесена неправильно?

Если в трудовую книжку внесена неправильная запись, работник может обратиться к работодателю с заявлением о внесении изменений․ Работодатель обязан:

1. проверить правильность записи;
2. при необходимости издать приказ об исправлении;
3. внести корректирующую запись в трудовую книжку;
4. указать основание для исправления․

Если работодатель отказывается вносить исправления, работник может обратиться в:

• инспекцию по труду;
• суд;
• государственную инспекцию труда․

Трудовой договор является основополагающим документом для внесения записей в трудовую книжку; От правильности оформления трудового договора и своевременного внесения записей зависит не только compliance с законодательством, но и защита прав работника․

Работодатели должны строго соблюдать установленный порядок ведения трудовых книжек, своевременно вносить записи и обеспечивать их соответствие нормативным актам․ Это позволит избежать штрафов, трудовых споров и проблем при оформлении пенсии․

Следует помнить, что трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж работника, поэтому к ее ведению необходимо относиться с особой ответственностью․