В современной практике ведения кадрового учета часто возникают ситуации‚ когда сотруднику необходимо предоставить трудовую книжку на время для различных целей: оформления кредита‚ получения загранпаспорта‚ участия в государственных программах и других юридически значимых действий. Однако процедура выдачи должна строго соответствовать трудовому законодательству‚ чтобы избежать нарушений прав работника и работодателя.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

• Правовые основания для временной выдачи трудовой книжки
• Правила оформления процедуры
• Сроки и документальное сопровождение
• Ответственность сторон при нарушении правил
• Особенности при работе с электронными трудовыми книжками

Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации‚ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки в следующих случаях:

• При увольнении работника в день увольнения;
• По письменному заявлению работника в случае необходимости предъявления трудовой книжки для оформления различных документов;
• При временном переводе работника на другую работу (если это предусмотрено локальными нормативными актами).

Что говорит законодательство о временной выдаче?

В пункте 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) указано:

«Работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления‚ если иной срок не установлен федеральным законом или иным нормативным правовым актом Российской Федерации.»

Таким образом‚ законодательством установлен четкий срок — не более 3 рабочих дней с момента подачи заявления.

Пошаговая инструкция по выдаче трудовой книжки на время

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник должен подать письменное заявление на имя руководителя организации с указанием:

• Причины необходимости получения трудовой книжки;
• Срока‚ на который требуется документ;
• Дата и подпись работника.

Шаг 2: Проверка оснований для выдачи

Работодатель вправе запросить у работника документы‚ подтверждающие необходимость получения трудовой книжки. Например:

• Письмо из банка (для оформления кредита);
• Заявление из ПФР (для оформления пенсии);
• Копия паспорта с отметкой о выезде за границу (для получения загранпаспорта);
• Иные документы‚ подтверждающие необходимость.

Шаг 3: Оформление акта выдачи

Для учета движения трудовой книжки необходимо составить акт выдачи в двух экземплярах. В акте указываются:

• Дата и время выдачи;
• ФИО работника;
• Основание выдачи (с указанием документа‚ подтверждающего необходимость);
• Срок‚ на который выдается документ;
• Подписи сторон (работника и ответственного лица).

Шаг 4: Выдача трудовой книжки

После оформления акта трудовая книжка выдается работнику под роспись в журнале учета движения трудовых книжек.

В трудовой книжке не делается никаких записей о временной выдаче. Это важно‚ так как временный перевод или выдача не отражаются в документе.

Шаг 5: Возврат трудовой книжки

По истечении указанного срока работник обязан вернуть трудовую книжку. При возврате:

• Проверяется целостность документа;
• Сверяются записи;
• Подписывается акт приема-передачи.

Если работник не возвращает трудовую книжку в установленный срок‚ работодатель вправе:

• Направить работнику письменное уведомление о необходимости возврата;
• Обратиться в суд с требованием о возврате;
• Привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

Сроки выдачи и ответственность сторон

Сроки

Как уже упоминалось‚ законодательство устанавливает максимальный срок — 3 рабочих дня с момента подачи заявления.

Однако работодатель вправе выдать трудовую книжку и раньше‚ если:

• Работник предоставил все необходимые документы;
• Нет очередей или загруженности в отделе кадров;
• Нет необходимости в дополнительной проверке данных.

Ответственность работодателя

За нарушение правил выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• Штраф на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении возможна дисквалификация должностных лиц.

Кроме того‚ работник вправе обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда.

Ответственность работника

Работник несет ответственность за:

• Утерю или повреждение трудовой книжки;
• Несвоевременный возврат;
• Предоставление ложных сведений о необходимости выдачи.

В случае утери или повреждения трудовой книжки работник обязан:

• Немедленно сообщить работодателю;
• Подать заявление о восстановлении;
• Оплатить расходы на восстановление (если вина работника доказана).

Особенности при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. Однако это не отменяет необходимости выдачи бумажной версии на время.

Для получения выписки работник должен:

1. Обратиться к работодателю с заявлением;
2. Предъявить документ‚ подтверждающий необходимость получения;
3. Получить выписку в течение 3 рабочих дней.

Выписка из ЭТК должна содержать:

• ФИО работника;
• Сведения о трудовой деятельности;
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (при наличии).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку без заявления работника?

Нет. Выдача трудовой книжки на время возможна только по письменному заявлению работника. Исключение — выдача при увольнении‚ которая производится в обязательном порядке.

Можно ли продлить срок выдачи трудовой книжки?

Да. Если работнику требуется продлить срок‚ он должен подать новое заявление с указанием причины и нового срока. Работодатель вправе как продлить‚ так и отказать в продлении.

Что делать‚ если работник не возвращает трудовую книжку?

В этом случае необходимо:

1. Направить работнику письменное уведомление с требованием вернуть документ;
2. Если уведомление проигнорировано, обратиться в суд;
3. Привлечь работника к дисциплинарной ответственности.

Можно ли выдать трудовую книжку на время без подтверждающих документов?

Нет. Работодатель вправе запросить документы‚ подтверждающие необходимость выдачи. Если работник не может их предъявить‚ в выдаче может быть отказано.

Соблюдение этих правил позволит избежать конфликтов с работниками и проверяющими органами‚ а также минимизировать риски для бизнеса.

Если у вас остались вопросы по процедуре выдачи трудовой книжки на время‚ обратитесь к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.

Дата публикации: 21 мая 2026 года