Дата публикации: 22 мая 2026 года

В Украине порядок ведения и выдачи трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Закон Украины «О труде» от 10 декабря 1971 года № 322-VIII (с изменениями и дополнениями)
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Постановлением Кабинета Министров Украины № 1078 от 27 декабря 2017 года
• Инструкция по ведению трудовых книжек, утверждённая приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 июля 2016 года № 101
• Гражданский кодекс Украины
• Закон Украины «Об обязательном государственном пенсионном страховании»

Когда должна быть выдана трудовая книжка?

Согласно части 1 статьи 47 Кодекса законов о труде Украины и пункту 1․10 Инструкции по ведению трудовых книжек, трудовая книжка должна быть выдана сотруднику в последний день его работы․

Исключения:

• Если сотрудник отсутствует на рабочем месте в последний день (например, находится на больничном или в отпуске), трудовая книжка выдаётся на следующий рабочий день после его явки․
• При увольнении по собственному желанию (по инициативе работника) — в последний день работы, указанный в заявлении об увольнении․
• При увольнении по соглашению сторон — в день, указанный в соглашении․

Порядок выдачи трудовой книжки

Подготовка к выдаче

1. Проверка правильности заполнения:
   • Все записи должны быть внесены в соответствии с требованиями законодательства․
   • Последняя запись об увольнении должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации (если есть)․
   • Все страницы должны быть пронумерованы, а записи — заверены подписью ответственного лица․
2. Оформление приказа об увольнении:

   Приказ об увольнении (форма № П-8) должен быть издан не позднее дня увольнения․ В приказе указывается дата и причина увольнения, а также дата выдачи трудовой книжки․

3. Подготовка сопроводительных документов:
   • Копия приказа об увольнении (если требуется)․
   • Выписка из трудовой книжки (при необходимости)․
   • Справка о заработной плате (при необходимости)․

Процедура выдачи

Выдача трудовой книжки происходит в присутствии сотрудника или его доверенного лица․ Рекомендуется оформить расписку о получении трудовой книжки․

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в последний день работы, работодатель обязан:

• Направить сотруднику заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки․
• Если сотрудник не явился и после этого, трудовая книжка хранится у работодателя в течение 3 лет, после чего передаётся в архив․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Действия работодателя

Если трудовая книжка была утеряна или испорчена по вине работодателя, он обязан:

• Выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня обращения сотрудника․
• В дубликате должны быть указаны все периоды работы, которые были в оригинальной трудовой книжке․
• На титульном листе дубликата делается пометка «Дубликат»․

Действия сотрудника

Если трудовая книжка утеряна по вине сотрудника, он может:

• Обратиться в суд с иском о восстановлении трудовой книжки․
• Получить справку из Пенсионного фонда Украины о стаже работы․
• Обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом (если сохранились записи)․

Ответственность за нарушение порядка выдачи

За нарушение порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечён к ответственности:

Административная ответственность:

• Согласно статье 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях, штраф от 50 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан (от 1700 до 3400 грн на 2026 год)․

Дисциплинарная ответственность:

• Выговор или строгий выговор для ответственного лица․
• Возможно привлечение к материальной ответственности за ущерб, причинённый сотруднику․

Гражданско-правовая ответственность:

• Обязанность возместить моральный вред, причинённый сотруднику․
• Возмещение упущенной выгоды (например, если сотрудник не смог устроиться на новую работу из-за отсутствия трудовой книжки)․

Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли выдать трудовую книжку раньше последнего дня работы?

Нет․ Выдача трудовой книжки раньше установленного срока является нарушением, так как до последнего дня работы сотрудник может быть отозван с увольнения․

❓ Что делать, если сотрудник отказывается получать трудовую книжку?

Если сотрудник отказывается получать трудовую книжку, необходимо:

• Оформить акт об отказе с указанием даты и причины․
• Направить сотруднику заказное письмо с уведомлением о необходимости получения документа․
• Хранить трудовую книжку в течение 3 лет, после чего передать в архив․

❓ Можно ли выслать трудовую книжку по почте?

Да, но только с согласия сотрудника․ В этом случае необходимо:

• Получить письменное согласие сотрудника на отправку по почте․
• Отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Сохранить копию уведомления о вручении в личном деле сотрудника․

❓ Что делать, если сотрудник уволился, а трудовая книжка не была выдана?

В этом случае необходимо:

• Немедленно связаться с сотрудником и уведомить о необходимости получения трудовой книжки․
• Если сотрудник не отвечает, направить заказное письмо с требованием явиться за документом․
• Если сотрудник не явился, хранить трудовую книжку в течение 3 лет, после чего передать в архив․

Практические рекомендации для работодателей

✅ Что сделать, чтобы избежать проблем:

• Вести электронный учёт трудовых книжек․ Это поможет быстро найти нужную запись и избежать ошибок․
• Проводить регулярные проверки правильности заполнения․ Особое внимание уделять записям об увольнении․
• Обучать ответственных лиц․ Кадровый работник должен знать все нюансы ведения и выдачи трудовых книжек․
• Использовать типовые формы․ Приказы, расписки и другие документы должны быть оформлены по установленным образцам․
• Хранить копии всех документов․ Это поможет в случае судебных разбирательств․

Выдача трудовой книжки после увольнения — это не просто формальность, а важная процедура, от которой зависит трудовой стаж сотрудника и его права на пенсию․ Нарушение порядка выдачи может привести к серьёзным последствиям для работодателя, включая административные штрафы и судебные разбирательства․

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, вы сможете избежать ошибок и обеспечить соблюдение всех требований законодательства Украины․

Помните: Трудовая книжка — это документ, который может понадобиться сотруднику в любой момент․ От её правильного оформления и своевременной выдачи зависит репутация вашей компании и доверие со стороны работников․

Полезные ссылки и нормативные акты

• Закон Украины «О труде» (действующая редакция)
• Постановление Кабинета Министров Украины № 1078 от 27 декабря 2017 года
• Приказ Министерства труда и социальной политики Украины № 101 от 29 июля 2016 года
• Закон Украины «Об обязательном государственном пенсионном страховании»
• Официальный сайт Пенсионного фонда Украины

Обратная связь

Если у вас остались вопросы по теме выдачи трудовой книжки после увольнения, вы можете задать их в комментариях или обратиться к специалистам по трудовому праву․

Важно! Эта статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу․

© 2026․ Все права защищены․
При использовании материалов статьи ссылка на источник обязательна․