С 1 января 2021 года в Российской Федерации трудовые книжки для лиц, впервые поступающих на работу, ведутся исключительно в электронном формате. Это изменение напрямую влияет на порядок оформления приема на работу молодого специалиста, у которого может не быть бумажной трудовой книжки. Ниже представлен подробный алгоритм действий, основанный на актуальном законодательстве и практических рекомендациях.
Кто считается молодым специалистом?
Согласно нормативным актам (например, Постановлению Правительства РФ от № 2143), молодым специалистом признаётся лицо, которое:
- получило высшее или среднее специальное образование не ранее чем за 2 года до трудоустройства;
- или получило профессионально‑техническое образование не ранее чем за 1 год до трудоустройства;
- и не имеет трудового стажа по специальности (или стаж менее установленного срока).
Для таких сотрудников действуют особые льготы при приёме на работу (например, возможность заключения срочного трудового договора без предъявления справки о направлении на работу).
Правовая основа: электронная трудовая книжка (ЭТК)
С г. Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» установил, что:
- Для работников, впервые поступающих на работу после этой даты, бумажная трудовая книжка не оформляется;
- Все сведения о трудовой деятельности вносятся в электронную трудовую книжку, доступную через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- Работодатель обязан обеспечить передачу сведений о приёме, переводе и увольнении в ПФР (Социальный фонд России) в электронном виде.
Таким образом, отсутствие бумажной трудовой книжки у молодого специалиста, впервые устроившегося на работу после , не является нарушением и не может служить основанием для отказа в приёме.
Пошаговый алгоритм приёма молодого специалиста без бумажной трудовой книжки
Шаг 1. Приём документов от соискателя
Необходимо запросить стандартный пакет:
- Заявление о приёме на работу;
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- СНИЛС;
- Диплом об образовании (или справка о его получении);
- Военный билет (для мужчин призывного возраста);
- Иные документы, требуемые внутренними нормативными актами организации (например, медицинская справка, если работа связана с вредными условиями).
Важно: требовать от соискателя бумажную трудовую книжку или справку СТД‑Р/СТД‑СФР нельзя, если он впервые устраивается на работу после .
Шаг 2. Проверка соответствия статуса «молодой специалист»
Специалист отдела кадров проверяет:
- Дата выдачи диплома;
- Отсутствие трудового стажа по специальности (или стаж менее 2 лет для ВУЗ/ССУЗ, менее 1 года для ПТУ);
- Наличие направления на работу (если оно было выдано учебным заведением) – но отсутствие направления не является препятствием для приёма.
Трудовой договор оформляется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Для молодого специалиста допускается:
- Включение в договор условий о прохождении адаптационного периода, наставничестве, повышении квалификации.
В договоре необходимо указать, что работник впервые поступает на работу и его трудовая деятельность будет отражаться в электронной трудовой книжке.
Шаг 4. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛПА)
После подписания договора работник знакомится с внутренними документами компании (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, охране труда и т.д.). Подтверждение ознакомления оформляется подписью листа ознакомления.
Шаг 5. Инструктаж по охране труда
Проводится первичный инструктаж на рабочем месте (ст. 212 ТК РФ). Журнал инструктажа фиксирует дату, ФИО инструктируемого и инструктора.
Шаг 6. Издание приказа о приёме на работу
Приказ оформляется по форме Т‑1 (или унифицированной форме организации). В приказе указываются:
- Дата приёма;
- Должность, структурное подразделение;
- Вид трудового договора (срочный/бессрочный);
- Условия оплаты труда;
- Ссылка на электронную трудовую книжку (например, «Сведения о трудовой деятельности будут внесены в электронную трудовую книжку работника через личный кабинет на портале Госуслуги»).
Шаг 7. Внесение сведений в электронную трудовую книжку
Работодатель в течение пяти рабочих дней после издания приказа направляет в ПФР (Социальный фонд России) сведения о приёме работника через:
- Электронный документооборот (ЭДО) с использованием СМЭВ;
- Личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).
После этого запись появляется в ЭТК сотрудника, и он может самостоятельно её просматривать.
Шаг 8. Иные кадровые действия и уведомления
В зависимости от внутренних регламентов организации могут потребоваться:
- Создание личного дела сотрудника;
- Заведение индивидуальной карточки учёта рабочего времени;
- Оповещение бухгалтерии для начисления заработной платы;
- Уведомление службы охраны труда о прохождении инструктажа.
Особенности и возможные риски
Что нельзя требовать от молодого специалиста?
- Бумажную трудовую книжку;
- Справку СТД‑Р или СТД‑СФР о направлении на работу (если он впервые устраивается после );
- Документ о предыдущем трудоустройстве, если у него его нет по определению статуса «молодой специалист».
Что можно и нужно запросить?
- Документы, подтверждающие образование и квалификацию;
- СНИЛС и паспорт для внесения данных в ЭТК;
- Военный билет (при необходимости);
- Медицинскую справку, если работа связана с вредными и/или опасными условиями.
Последствия неправильного оформления
Если работодатель потребует бумажную трудовую книжку у молодого специалиста, впервые устраивающегося на работу после , и откажет в приёме из‑за её отсутствия, это может быть расценено как:
- Нарушение ст. 64 ТК РФ ( дискриминация при приёме на работу );
- Основание для привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб.);
- Повод для подачи искового заявления в суд о восстановлении на работе и компенсации морального вреда.
- Обновить внутренние инструкции по приёму на работу, включив в них положение о невозможности требования бумажной трудовой книжки у лиц, впервые устраивающихся на работу после .
- Обучить специалистов отдела кадров работе с электронной трудовой книжкой: как формировать и направлять сведения в ПФР, как проверять наличие записи в ЭТК у сотрудника.
- Ввести чек‑лист приёма молодого специалиста (документы, этапы, ответственные лица) – это снизит риск пропуска какого‑либо шага.
- Использовать шаблоны приказов и договоров с уже готовыми пунктами о электронной трудовой книжке, чтобы избежать ошибок в формулировках;
- Сохранять копии всех направлений и справок об образовании в личном деле сотрудника – они могут понадобиться при подтверждении статуса «молодой специалист» в случае проверки трудовой инспекции.
- Контролировать сроки подачи сведений в ПФР – не более пяти рабочих дней с даты приказа, иначе возможны штрафы.
- Избежать нарушений трудового законодательства;
- Сократить время на оформление кадровых документов;
- Обеспечить прозрачность и доступность сведений о трудовой деятельности для самого сотрудника;
- Сохранить репутацию организации как ответственного работодателя, соблюдающего современные требования.
Практические рекомендации для кадровой службы
Приём на работу молодого специалиста без бумажной трудовой книжки сегодня является не только законным, но и стандартным процессом, регламентированным Федеральным законом № 439‑ФЗ и нормативными актами о электронной трудовой книжке. Соблюдение представленного алгоритма позволяет:
Следуя этим рекомендациям, кадровая служба сможет эффективно и без рисков принимать молодых специалистов, обеспечивая им полноценное начало профессионального пути в условиях цифровой трансформации трудовых отношений.