Трудовая книжка традиционно считается главным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Однако в современной практике (2021‑2026 гг.) появляются ситуации, когда соискатель не может её предъявить. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, допустимые исключения и практические рекомендации для работодателей.

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках» (№ 125‑ФЗ). Ключевые статьи:

• Статья 65 ТК РФ – трудовая книжка указана как документ, который работник обязан предъявить при приёме.
• Статья 67 ТК РФ – порядок ведения записей в трудовой книжке (бумажной или электронной).
• Статья 71 ТК РФ – последствия непредоставления трудовой книжки.
• Постановление Минтруда РФ от № 123‑р – ввод электронных трудовых книжек (ЭТК) и отмена обязательного оформления бумажной книжки для работников, впервые трудоустраиваемых после .

Обязанности работодателя

1. Проверка наличия трудовой книжки. Приём на работу без неё возможен только в случаях, предусмотренных законом.
2. Оформление трудового договора. Отсутствие книжки не является основанием для аннулирования уже заключённого договора.
3. Ведение записей. Если работник не имеет книжки, работодатель обязан оформить её заново (бумажную или электронную) и внести запись о приёме.
4. Соблюдение сроков. Запись в трудовую книжку (или ЭТК) должна быть сделана в течение трёх рабочих дней с момента приёма.

Исключения: когда можно принять без трудовой книжки

Согласно действующему законодательству, отсутствие трудовой книжки у соискателя допускается в следующих случаях:

• Работник впервые устраивается на работу после  года – в этом случае оформляется электронная трудовая книжка и бумажный документ не требуется.
• Трудоустройство в рамках внешнего совместительства (ст. 84 ТК РФ) – запись в книжку делается только у основного работодателя.
• Работник являеться самозанятым (по статусу ИП) и заключает договор подряда, а не трудовой договор.
• Сотрудник потерял книжку и оформил дубликат в порядке, установленном ст. 69 ТК РФ (запрос в прежний центр занятости или заявление работника).
• Работник отказался от бумажной формы и согласен вести запись в ЭТК (при наличии у него персонального аккаунта в системе «Электронная трудовая книжка»).

Как действовать, если у соискателя нет трудовой книжки

Проверка причины отсутствия

Сначала уточните у кандидата, почему книжка отсутствует:

1. Первый раз в жизни ищет работу – оформляем ЭТК.
2. Книжка потеряна – оформляем дубликат.
3. Книжка находится у прежнего работодателя – получаем справку о стаже.
4. Книжка забыта дома – принимаем, но фиксируем факт в приказе о приёме.

Оформление без книжки (бумажной)

Если работник согласен на бумажный вариант, необходимо:

• Составить приказ о приёме с указанием причины отсутствия книжки.
• Оформить трудовой договор в двух экземплярах.
• Выдать работнику новую трудовую книжку без записей о предыдущих местах работы (ст. 69 ТК РФ).
• В течение трёх дней внести запись о приёме в новую книжку.

Оформление с использованием ЭТК

Для работников, впервые трудоустраиваемых после  года:

1. Попросите сотрудника предоставить логин и пароль в системе ЭТК (или оформить их совместно).
2. Создайте электронный приказ о приёме в системе «Электронная трудовая книжка».
3. Внесите запись о приёме в электронный реестр – процесс занимает от 5 до 15 минут.
4. Сохраните копию приказа и подтверждение записи в личном деле сотрудника.

Оформление дубликата

Если книжка потеряна, работник может:

• Обратиться к предыдущему работодателю с запросом о выдаче выписки из трудовой книжки (для подтверждения стажа).
• Подать заявление в центр занятости населения о выдаче дубликата (ст. 69 ТК РФ).
• Получив выписку, работодатель оформляет новую книжку и вносит запись о приёме.

Последствия нарушения требований

Нарушение порядка приёма без трудовой книжки может привести к:

• Штрафу для работодателя от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказу в признании стажа работника при проверке в Пенсионном фонде.
• Отказу в получении работником трудовых льгот (отпуск, компенсации) из‑за отсутствия официальных записей.
• Уголовную ответственность в случае умышленного сокрытия сведений о трудовом стаже.

Практические рекомендации для работодателей

1. Включите в инструкцию по приёму на работу пункт о проверке наличия трудовой книжки.
2. Создайте шаблоны приказов для разных сценариев: «Приём без книжки», «Оформление дубликата», «Перевод в ЭТК».
3. Обучите HR‑специалистов работе с системой «Электронная трудовая книжка».
4. Храните копии всех документов (приказ, договор, справка о стаже) в электронном виде – это упростит проверку.
5. Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов (Минтруд публикует разъяснения каждый квартал).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять сотрудника без трудовой книжки, если он впервые работает?

Да. С  года такие работники оформляются в электронную трудовую книжку. Бумажный документ не требуется.

Что делать, если сотрудник «забыл» книжку дома?

Приём возможен, но необходимо оформить приказ о приёме без книжки и в течение трёх дней выдать ему новую книжку (или оформить ЭТК).

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Работник подаёт заявление в центр занятости, а работодатель предоставляет выписку из прежних записей. После получения дубликата оформляется новая книжка и вносится запись о приёме.

Можно ли вести запись о стаже в электронном виде, если у работника нет доступа к системе ЭТК?

Да. Работодатель может оформить бумажную трудовую книжку и позже, по желанию сотрудника, перевести её в электронный формат.

Какие штрафы грозят за отказ в приёме без трудовой книжки?

Штрафы могут достигать 50 000 рублей, а в случае систематических нарушений – более серьёзные административные меры.