Внимание! С 1 января 2025 года вступили в силу ключевые изменения в законодательстве о трудовых книжках. Основной формат стал электронной трудовой книжке (ЭТК). Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника. Это кардинально меняет подход к приему на работу.
Ключевой принцип: что говорит Трудовой кодекс?
Статья 65 ТК РФ относит трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) к документам, предъявляемым при приеме на работу. Однако формулировка закона и практика его применения после 2025 года требуют дифференцированного подхода.
Когда прием БЕЗ трудовой книжки НЕЗАКОНЕН и грозит штрафом?
Работодатель нарушает закон, если:
- У работника уже есть бумажная трудовая книжка (выданная ранее), и он отказывается ее предъявить без уважительной причины.
- Работник, имеющий электронную трудовую книжку, отказывается предоставить доступ к ней (например, через портал Госуслуг) или распечатанные сведения о трудовой деятельности.
- Работник совмещает работу, и у него уже есть основное место работы с оформленной (бумажной или электронной) трудовой книжкой, но он не предоставляет сведения о ней.
Последствие для работодателя: Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Когда прием БЕЗ трудовой книжки ПОЛНОСТЬЮ ЗАКОНЕН?
Ситуации, когда работодатель вправе принять человека, не имеющего трудовой книжки:
- Первое в жизни трудоустройство. Если человек никогда ранее не работал официально, у него нет и не может быть трудовой книжки. Оформляется только по трудовому договору. Запись в ЭТК будет создана автоматически после сдачи отчета.
- Работник родился после 1 января 2000 года и никогда не работал. Считается первым трудоустройством.
- Работник уже имеет электронную трудовую книжку, но не имеет бумажной. Он должен предоставить сведения о трудовой деятельности (распечатку из ЭТК или подтверждение через портал). Бумажная книжка не требуется.
- Работа по совместительству. Если основное место работы уже оформляет для сотрудника трудовую книжку (бумажную или электронную), то по совместительству трудовая книжка не ведется. Работодатель по совместительству оформляет только трудовой договор и не имеет права требовать книжку.
- Работник утерял бумажную книжку и получил дубликат, но дубликат еще не выдан. В этом случае нужно оформить заявление о выдаче дубликата и принять на работу, дождавшись его выдачи предыдущим работодателем. Но если дубликат уже выдан, он должен быть предъявлен.
Практические шаги для работодателя при приеме без трудовой книжки
Шаг 1: Уточните статус работника
Задайте кандидату прямые вопросы:
- Были ли у Вас ранее официальные места работы?
- Есть ли у Вас электронная трудовая книжка? Если да, можете ли Вы предоставить распечатку сведений о трудовой деятельности (или дать согласие на их получение через портал)?
- Если у Вас была бумажная книжка, что с ней произошло? (Утеряна? Находится у предыдущего работодателя?)
Шаг 2: Зафиксируйте отсутствие книжки в документах
Если работник заявляет, что книжки нет (первое трудоустройство, утеря), необходимо:
- В трудовом договоре в разделе о документах указать: «Трудовая книжка отсутствует (первое трудоустройство / утеряна, дубликат в оформлении)».
- В заявлении о приеме на работу кандидат должен также указать факт отсутствия трудовой книжки.
- Составить служебную записку или акт, где зафиксировать, что работник предупредил об отсутствии трудовой книжки и причины.
Шаг 3: Если книжка должна быть, но ее нет — требовать!
Если по результатам опроса выяснилось, что у работника должна быть бумажная или электронная книжка, но он ее не предоставляет:
- Дайте ему письменное требование (в виде служебной записки или отдельного документа) предъявить трудовую книжку или сведения из ЭТК в течение 3-х рабочих дней.
- Если требование проигнорировано — откажите в приеме на работу. Это ваше право.
Что делать работнику, у которого нет трудовой книжки?
Если работник хочет устроиться на работу, но не имеет документов:
- Для первого трудоустройства: Ничего делать не нужно. ЭТК создастся автоматически.
- Если была бумажная книжка и она утеряна: Нужно обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан его выдать.
- Если есть электронная книжка: Нужно распечатать сведения о трудовой деятельности (раздел «Сведения о трудовой деятельности») через портал Госуслуг или через работодателя-предыдущего и предоставить новому работодателю.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли принять на работу студента, который никогда не работал?
Ответ: Да, безусловно. Это первое трудоустройство. Трудовая книжка (бумажная) не оформляется. Данные попадут в его электронную трудовую книжку.
Вопрос: Работник говорит, что у него «все в электронном виде», но распечатки не дает. Можно ли его принять?
Ответ: Нет. Работодатель вправе получить сведения о трудовой деятельности. Если работник отказывается их предоставить (дать согласие на запрос через портал или дать распечатку), это основание для отказа в приеме.
Вопрос: А если человек работал в 90-х, у него есть старая бумажная книжка, но он ее не принес? Примем?
Ответ: Нет. У работника есть обязанность предъявить имеющуюся трудовую книжку. Отказ — нарушение с его стороны. Прием без нее незаконен.
Вопрос: Что будет, если я все же приму человека без книжки, а он окажется «законным» обладателем?
Ответ: Вы понесете административную ответственность (штраф). Кроме того, у вас не будет подтверждения стажа этого работника, что может создать проблемы при оформлении пенсии или в случае трудового спора.
С 2025 года — приоритет ЭТК. Бумажная книжка — по заявлению.
Первое трудоустройство = нет книжки. Это нормально и законно.
Всегда уточняйте статус. Задавайте вопросы о предыдущем опыте работы и формате трудовой книжки.
Фиксируйте факт отсутствия. Вносите соответствующую запись в трудовой договор и заявление.
Требуйте документы, если они должны быть. Не принимайте сотрудника, который должен иметь книжку (бумажную или электронную), но отказывается ее предъявить.
Консультируйтесь. При сложных случаях (например, работа в иностранной компании, работа в СССР) обращайтесь к юристу по трудовому праву.
Статья основана на анализе норм Трудового кодекса РФ, Федерального закона № 439-ФЗ от и практики применения в 2024-2026 годах. Перед применением в конкретной ситуации рекомендуется свериться с актуальными редакциями законов.
Автор: Юридический помощник
Дата актуализации: 23 мая 2026 года