Дата актуализации: 16:14:48 ()․ В данной статье рассмотрены вопросы‚ связанные с приёмом на работу сотрудника‚ который не предъявляет трудовую книжку‚ а также указаны законные способы оформления трудовых отношений в таких ситуациях․
Нормативная база
Основным источником регулирования вопросов приёма на работу является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․ Ключевые положения:
- Статья 65 ТК РФ – при приёме на работу сотрудник обязан предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (в виде справки‚ выписки из ПФР и т․д․)․
- Пункт 8 статьи 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ – если лицо впервые поступает на работу‚ оформление бумажной трудовой книжки не требуется․
- Часть 1 статьи 65 ТК РФ – в случае отсутствия трудовой книжки по письменному заявлению работника работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку․
Эти нормы подтверждаются материалами КонсультантПлюс (2026 г․)‚ где указано‚ что «приём на работу без трудовой книжки возможен‚ но официального оформления это не отменяет»․
Когда допустим приём без трудовой книжки?
Закон допускает отсутствие трудовой книжки в следующих ситуациях:
- Первое трудоустройство (гражданин никогда ранее не был трудоустроен)․
- Поступление на работу по срочному трудовому договору‚ если работник предоставит иные документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (например‚ СТД‑Р‚ выписку из ПФР‚ трудовой договор с предыдущим работодателем)․
- Работа по совместительству на неосновном месте работы – запись в трудовой книжке основного места работы не требуется․
В остальных случаях (например‚ при приёме на основное место работы работника с прежним трудовым стажем) отсутствие трудовой книжки является основанием для отказа в приёме‚ если работник не предоставляет иные подтверждающие документы․
Порядок действий работодателя при отсутствии трудовой книжки
Запрос письменного объяснения
Согласно ст․ 65 ТК РФ‚ работник должен подать письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утеря‚ порча‚ первое трудоустройство и т․д․)․
Проверка альтернативных документов
Работодатель обязан проверить‚ представлены ли иные сведения о трудовой деятельности:
- Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р) из Пенсионного фонда;
- Выписка из трудовой книжки предыдущего работодателя (заверенная копия);
- Трудовой договор‚ приказы о приёме и увольнении с предыдущих мест работы;
- Иные документы‚ подтверждающие стаж (например‚ приказы о премировании‚ трудовые книжки в электронном виде через «Госуслуги»)․
Оформление новой трудовой книжки
Если работник подтверждает‚ что трудовая книжка утеряна или никогда не выдавалась‚ работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления (ст․ 65 ТК РФ)․
Внесение записи о приёме на работу
После оформления новой книжки в неё вносится запись о приёме на текущее место работы (дата‚ должность‚ подразделение‚ основание – трудовой договор);
Риски и последствия неправильного оформления
Нарушение требований ст․ 65 ТК РФ может повлечь:
- Административные штрафы для организации (ст․ 5․27 КоАП РФ – от 30 000 до 50 000 руб․ за каждое нарушение);
- Возможность признания трудового договора недействительным в суде (особенно если работник не смог подтвердить свой стаж);
- Проблемы с начислением страховых взносов и формированием пенсионных прав;
- Репутационные риски при проверках трудовой инспекции․
По данным КонсультантПлюс (2026 г․)‚ в 2025‑2026 гг․ участились случаи‚ когда работодатели пытались обойти требования о трудовой книжке‚ заключая договоры ГПХ вместо трудовых‚ что приводило к спорам о признании таких отношений трудовыми․
Практические рекомендации для работодателей
- Всегда требуйте письменное объяснение от кандидата о причине отсутствия трудовой книжки․
- Проверяйте альтернативные документы (СТД‑Р‚ выписки‚ копии трудовых договоров)․ Если документы отсутствуют – отказывайте в приёме или предлагайте оформить новую книжку․
- Оформляйте новую трудовую книжку немедленно после получения заявления и подтверждающих документов․
- Фиксируйте все этапы (заявление‚ проверка документов‚ приказ о приёме‚ запись в книжке) в кадровом делопроизводстве – это защитит вас при возможных проверках․
- Используйте электронные сервисы (например‚ «Госуслуги» – электронная трудовая книжка) для ускоренного получения сведений о стаже․
- При сомнениях консультируйтесь с юристом или обращайтесь к актуальным базам данных (КонсультантПлюс‚ Гарант) для уточнения последних изменений в законодательстве․
Приём на работу без трудовой книжки возможен только в строго определённых законом случаях (первое трудоустройство‚ отсутствие книжки по уважительной причине‚ работа по совместительству или ГПХ)․ В остальных ситуациях работодатель обязан требовать представления трудовой книжки или иных документов‚ подтверждающих трудовую деятельность‚ а при их отсутствии – оформить новую трудовую книжку․ Соблюдение указанной процедуры минимизирует правовые риски и обеспечивает корректное формирование трудовых стажей сотрудников․
Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете законно и эффективно оформлять трудовые отношения‚ избегая штрафов и споров с трудовой инспекцией․