Прием на работу директора — это важнейший процесс в любой организации, требующий строгого соблюдения трудового законодательства РФ. Несмотря на то, что директор является руководителем, он также является работником, и его трудовая деятельность должна быть официально оформлена в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). В этой статье подробно разберем, как правильно внести запись о приеме на работу директора как в бумажную, так и в электронную трудовую книжку, с учетом актуальных требований 2026 года.
Основные правовые основания
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Она ведется по единой форме, утвержденной Правительством РФ, и обязательна для всех работников, включая директоров.
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года работники могут выбирать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат. С 2026 года все новые сотрудники, принятые на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку (согласно последним поправкам в ТК РФ).
Директор, как и любой другой работник, подпадает под эти правила. Если он ранее не работал по трудовому договору — ему оформляется только ЭТК. Если он уже имел бумажную трудовую книжку — он может продолжить её использовать или перейти на электронный формат по своему желанию.
Порядок оформления приема на работу директора
Прежде чем вносить запись в трудовую книжку, необходимо выполнить следующие шаги:
- Подписать трудовой договор — директор заключает трудовой договор с собственником имущества организации (учредителем) или с органом, уполномоченным на это (например, советом директоров). В договоре указываются: должность, обязанности, условия оплаты, срок действия и иные существенные условия.
- Издать приказ о приеме на работу, приказ оформляется по форме № Т-1 (или по унифицированной форме организации). В приказе обязательно указывается:
- ФИО директора
- Должность: «Генеральный директор» (или «Директор» — в зависимости от устава организации)
- Дата приема
- Основание: «на основании трудового договора № ___ от ___»
- Ознакомить директора с приказом под подпись — это обязательное требование (ст. 68 ТК РФ).
- Оформить трудовую книжку — в зависимости от статуса директора (новый работник или уже имевший трудовой стаж).
Как внести запись о приеме на работу директора
Если директор — новый работник (впервые трудоустроен)
С 2026 года в этом случае бумажная трудовая книжка не оформляется. Вместо неё автоматически формируется электронная трудовая книжка в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Работодатель обязан в течение одного рабочего дня с момента издания приказа о приеме на работу направить в СФР сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). Эти сведения включают:
- ФИО работника
- ИНН, СНИЛС
- Дата приема
- Наименование организации
- ОКПО, ОГРН
- Должность: «Генеральный директор»
- Основание приема: трудовой договор
Директор может получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на сайте https://es.fss.ru или через портал Госуслуг.
Если директор уже имел бумажную трудовую книжку
В этом случае запись о приеме вносится в бумажную трудовую книжку по установленной форме. Запись делается в разделе «Сведения о работе».
Формат записи:
- Порядковый номер записи, следующий по порядку (например, № 12).
- Дата приема — дата, указанная в приказе (например, ).
- Наименование организации — полное наименование юридического лица, указанное в уставе (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»»).
- Должность — «Генеральный директор» (не «директор по управлению», «исполнительный директор» и т.п. — только официальная должность, закрепленная в уставе).
- Основание приема — «принят на работу по трудовому договору № ___ от ___».
Пример записи:
№ 12
, принят на работу в ООО «Альфа» на должность генерального директора по трудовому договору № 7 от .
Важно: Запись должна быть выполнена чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без помарок, исправлений и сокращений. Все реквизиты должны быть указаны полностью и без ошибок.
Особенности для директора-учредителя
Если директор является одновременно и учредителем (например, единственный участник ООО), то трудовой договор с собой заключать нельзя — это противоречит гражданскому и трудовому праву. В этом случае:
- Директор не может быть принятым по трудовому договору, так как он сам является работодателем.
- Вместо трудового договора оформляется решение об избрании на должность (например, протокол собрания участников или решение единственного участника).
- Приказ о назначении директором издается на основании этого решения.
- Запись в трудовую книжку вносится на основании приказа о назначении, а не трудового договора.
Пример записи для директора-учредителя:
№ 13
— назначен на должность генерального директора ООО «Альфа» на основании решения единственного участника от .
В этом случае в графе «основание» указывается не трудовой договор, а решение об избрании.
Что делать, если директор уходит с должности?
При увольнении директора также необходимо внести запись в трудовую книжку:
- Дата увольнения
- Основание: «уволен по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе собственника» и т.д.
- Номер и дата приказа об увольнении
Пример:
№ 14
— уволен с должности генерального директора ООО «Альфа» по собственному желанию, приказ № 45 от .
При этом работодатель обязан направить в СФР сведения об увольнении в течение одного рабочего дня — даже если работник использует бумажную трудовую книжку.
Частые ошибки при оформлении
Чтобы избежать штрафов и юридических рисков, помните о следующих ошибках:
- Неправильное наименование должности — «директор» вместо «генеральный директор» (если именно так указано в уставе).
- Использование сокращений: «ООО» вместо полного наименования.
- Внесение записи карандашом, краской или с исправлениями.
- Отсутствие подписи ответственного лица (кадровика или руководителя) и печати организации (если она есть).
- Не направление сведений в СФР при наличии ЭТК, это нарушение и влечет штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Правильное оформление приема на работу директора — это не просто формальность, а важный элемент юридической безопасности организации. С 2026 года большинство новых директоров получают электронную трудовую книжку, но если директор уже имеет бумажную — запись в неё вносится строго по установленным правилам.
Ключевые рекомендации:
- Всегда используйте официальные формулировки из устава организации.
- Соблюдайте сроки подачи сведений в СФР — не позднее 1 рабочего дня.
- Документы (трудовой договор, приказы, решения) храните не менее 75 лет — как основные кадровые документы.
- При сомнениях — консультируйтесь с юристом или в территориальном органе Росударственной инспекции труда.
Правильно оформленная трудовая книжка — залог прозрачности, защиты прав директора и избежания проверок и штрафов со стороны контролирующих органов.
Важно! С 2026 года все работодатели обязаны вести учет трудовой деятельности исключительно через Единую информационную систему СФР. Бумажная трудовая книжка — это лишь дополнительный документ, если работник её сохранил.