Прием на работу гражданина Украины или лица, имеющего трудовую книжку украинского образца, требует от российского работодателя соблюдения специфических процедур. Это связано с тем, что на территории РФ действуют свои установленные формы трудовых книжек. Однако трудовой стаж, приобретенный на Украине, подлежит признанию. Данная статья разъясняет ключевые шаги и правовые нюансы.

Правовая основа и основные принципы

Регулирование данного вопроса осуществляется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, 67) – устанавливает обязанность работника предоставить сведения о трудовой деятельности.
• Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России).
• Разъяснениями Минтруда России (в частности, от ) относительно работников-беженцев из Украины.

Ключевой принцип: Трудовая книжка установленного образца в РФ – это бумажная книжка образца 2004 года или сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Украинский образец не является формой, действующей в России, поэтому его необходимо переоформить.

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1: Прием документов и проверка

При приеме на работу работник обязан предоставить свою трудовую книжку (в данном случае – украинского образца). Работодатель должен:

1. Убедиться в подлинности документа.
2. Внимательно изучить все записи о трудовой деятельности, особенно даты, названия организаций, должности и основания увольнения.
3. Обратить внимание на то, что украинская трудовая книжка часто состоит из двух частей: основной (на украинском) и вкладыша-перевода (на русском). Оба документа имеют юридическую силу.

Шаг 2: Оформление трудовой книжки РФ

После приема на работу работодатель обязан оформить работнику российскую трудовую книжку. Действия зависят от наличия у работника украинской книжки:

Вариант А: У работника есть украинская трудовая книжка (бумажная)

1. Внести запись о приеме на работу в новую российскую бумажную трудовую книжку (образец 2004 г.) или в электронную форму, если работодатель ведет ЭТК.
2. Перенести данные об предыдущем трудовом стаже из украинской книжки в раздел «Сведения о работе» новой российской книжки. Запись должна быть точной копией, с указанием периода работы, должности, организации и подписью ответственного лица.
3. Сделать ссылку на перенос данных: написать в новой книжке: «Трудовой стаж подтвержден трудовой книжкой украинского образца, серия ___ № ___, выданной ___ (название организации)».
4. Выдать новую российскую книжку работнику на руки.

Вариант Б: У работника нет украинской книжки, но есть другие документы

Если трудовая книжка утеряна, но есть другие документы, подтверждающие стаж (справки, выписки из архивов Украины), их нужно легализовать (апостиль/консульская легализация и нотариальный перевод) и на их основании внести запись о стаже в новую российскую книжку.

Шаг 3: Учет стажа

Все периоды работы, отраженные в украинской книжке, подлежат зачету в общий трудовой стаж наравне с российским стажем. Это включает:

• Основной стаж.
• Стаж, исчисляемый в льготном порядке (например, для определения размера отпуска).
• Стаж работы по специальности (если это требуется для предоставления льгот).

Особые случаи и вопросы

Работник-беженец из Украины

Минтруд России разъяснил, что для таких лиц действуют те же правила. Украинская трудовая книжка принимается, стаж признается. Оформляется российская книжка. Если у беженца нет никаких документов, стаж может устанавливаться по свидетельским показаниям в установленном порядке.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 10 июня 2021 года в РФ действует система ЭТК. Переходный период заканчивается 9 июня 2026 года.

• Если работодатель ведет ЭТК, сведения о трудовой деятельности (включая данные из украинской книжки) вносятся в электронный формат.
• Работнику может быть выдана бумажная трудовая книжка (на его требование) или выписка из ЭТК.
• Даже при ведении ЭТК, при первичном приеме работника с украинской книжкой, работодатель должен сделать запись в электронном журнале, основанную на предоставленном документе.

Как убедиться в подлинности украинской трудовой книжки?

Основной способ – это визуальный осмотр и проверка реквизитов (серия, номер, печати, подписи). При наличии сомнений можно запросить у работника:

• Официальный перевод на русский язык (если основная часть на украинском).
• Справку из архива Украины о трудовой деятельности (для сверки).
• Для высоких должностей или при крупных рисках – провести более глубокую проверку через официальные каналы.

Типичные ошибки, которых следует избегать

1. Отказ в приеме на работу только на основании того, что у кандидата украинская, а не российская трудовая книжка. Это незаконно.
2. Непереоформление документа. Нельзя продолжать вести трудовые записи в украинской книжке после приема на работу в российской организации. Нужно оформить российский документ.
3. Неточный перенос данных. Ошибки в датах, названиях организаций или должностях при копировании записи.
4. Игнорирование перевода. Если в украинской книжке записи только на украинском языке, работодатель вправе потребовать от работника предоставления нотариально заверенного перевода ключевых записей для корректного внесения в российский документ.

Краткий итог (чек-лист)

• ✅ Принять украинскую трудовую книжку к ознакомлению.
• ✅ Внести запись о приеме на работу в российскую трудовую книжку (бумажную или электронную);
• ✅ Точно перенести все сведения о предыдущем трудовом стаже с Украины в раздел «Сведения о работе» новой книжки.
• ✅ Сделать ссылку на перенос данных из украинского документа.
• ✅ Выдать работнику российскую трудовую книжку (или выписку из ЭТК).
• ✅ Учесть весь подтвержденный стаж (украинский + российский) при предоставлении отпусков, расчете стажа для пенсии и т.д.