Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Прием на работу — один из ключевых этапов в жизни любого сотрудника и важнейшая процедура для работодателя. Одним из центральных документов, который необходимо оформить при первичном трудоустройстве, является трудовая книжка. В 2025–2026 годах правила её выдачи, ведения и оформления претерпели значительные изменения, особенно в связи с переходом на электронный формат. В этой статье мы подробно разберём, что делать, если у нового сотрудника нет бумажной трудовой книжки, как оформить новую трудовую книжку при приеме на работу, и какие нюансы важно учесть, чтобы избежать нарушений закона.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:

Места работы (наименование организации)
Должности и профессии
Прием на работу и увольнение
Награды, поощрения, перевода
Основания для прекращения трудовых отношений

Этот документ используется для:

Подтверждения стажа при назначении пенсии
Получения социальных льгот
При трудоустройстве в новые организации
Оформлении кредитов, виз и других юридических процедур

Когда оформляется новая трудовая книжка при приеме на работу?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Постановлению Правительства РФ № 225 от , новая трудовая книжка оформляется работодателем только в следующих случаях:

У сотрудника нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу).
Трудовая книжка утеряна или пришла в негодность (порвана, намокла, нечитаема).
В трудовой книжке сделаны неправильные записи, которые невозможно исправить (например, ошибки в ФИО, датах, наименованиях организаций).

Важно! Если у работника есть трудовая книжка — даже если она заполнена не полностью — работодатель не имеет права выдавать новую. В этом случае необходимо вносить новые записи в существующую книжку.

Как оформить новую трудовую книжку при приеме на работу в 2025–2026 годах?

Процедура оформления новой трудовой книжки строго регламентирована. Ниже, пошаговая инструкция для работодателя.

Шаг 1: Проверка наличия трудовой книжки

При приёме на работу сотрудник обязан предъявить:

Паспорт
Трудовую книжку (если есть)
СНИЛС
ИНН
Документ об образовании

Если сотрудник заявляет, что трудовой книжки у него нет, необходимо:

Запросить письменное заявление о том, что трудовая книжка отсутствует (форма не строго регламентирована, но рекомендуется использовать стандартный бланк).
Уточнить, не была ли ранее оформлена электронная трудовая книжка (см. ниже).

Шаг 2: Проверка наличия электронной трудовой книжки

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2025 года она стала основным форматом ведения учёта трудового стажа.

Чтобы проверить, есть ли у соискателя ЭТК:

Запросите у сотрудника его СНИЛС;
Войдите в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (через ЕСИА) или используйте сервис Госуслуги.
В разделе «Трудовая книжка» проверьте статус: «Электронная трудовая книжка активна» или «Трудовая книжка не оформлена».

Если ЭТК уже оформлена — бумажная книжка не выдаётся! Все записи ведутся только в электронном виде. Работодатель обязан вносить информацию в ЭТК через систему ФСС и ПФР.

Шаг 3: Оформление бумажной трудовой книжки (если ЭТК отсутствует)

Если у сотрудника нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую бумажную книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма на работу.

Необходимые действия:

Заказать бланк трудовой книжки у уполномоченного поставщика (например, типографии, имеющей лицензию ФСС).
Заполнить ьный лист:
- ФИО сотрудника (полностью, как в паспорте)
- Дата рождения
- Образование
- СНИЛС
- Дата оформления книжки
Внести запись о приёме на работу (согласно приказу о приёме):

Дата приёма
Наименование организации
Должность
Основание (ст. 65 ТК РФ, заключение трудового договора)

Сделать отметку о выдаче книжки сотруднику (подпись работника и ответственного лица).
Зарегистрировать книжку в журнале учёта трудовых книжек (форма № Т-2).

Шаг 4: Регистрация в системе ПФР

Даже если вы оформили бумажную трудовую книжку, с 2025 года все работодатели обязаны:

Вносить информацию о приёме, переводе, увольнении в электронную форму через СЭД (систему электронного документооборота).
Отправлять данные в Пенсионный фонд РФ в течение 1 рабочего дня после издания приказа.

Это означает, что даже при наличии бумажной книжки, основной учёт ведётся в электронном виде. Бумажная книжка становится вспомогательным документом.

Особые случаи: граждане иностранных государств

Если на работу принимается гражданин Республики Узбекистан или другой страны, не входящей в ЕАЭС, и у него нет трудовой книжки:

Он обязан предоставить документ, подтверждающий легальное пребывание в РФ (разрешение на работу или патент).
Если у него нет трудового стажа в РФ — работодатель оформляет ему новую бумажную трудовую книжку.
Все записи вносятся на русском языке, с указанием полного наименования организации на русском.
Электронная трудовая книжка также оформляется автоматически при наличии СНИЛС.

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник пришёл с заявлением о потере книжки:

Запросите письменное заявление о потере.
Проверьте, есть ли ЭТК — если есть, бумажная книжка не выдаётся.
Если ЭТК нет — оформите новую бумажную книжку.
В новой книжке в разделе «Сведения о работе» сделайте запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной» и укажите дату утраты (если известна).
Приложите копию заявления о потере к личному делу.

Ответственность работодателя

Нарушение правил оформления трудовой книжки влечёт за собой:

Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юрлица по ст. 5.27 КоАП РФ).
Претензии от ПФР за несвоевременную передачу данных в ЭТК.
Риск отказа в назначении пенсии сотруднику, и, как следствие, судебные иски.

Важно! Работодатель несёт ответственность за сохранность трудовой книжки с момента её получения от сотрудника до момента выдачи при увольнении.