Прием на работу сотрудника на время отсутствия основного работника, находящегося в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком,, распространенная кадровая практика. Однако у специалистов отдела кадров часто возникают вопросы о том, как правильно оформить такую запись в трудовой книжке, чтобы она соответствовала законодательству и не нарушала прав работника.
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (статья 59 ТК РФ), с работником, принимаемым на время отсутствия основного сотрудника, заключается срочный трудовой договор. В этом договоре обязательно указывается причина его срочности — именно то, что он заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы.
Несмотря на то, что договор срочный, это не является основанием для отказа в внесении записи в трудовую книжку. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан внести запись о приеме на работу всем сотрудникам, проработавшим более 5 дней, независимо от того, срочный это договор или бессрочный.
Как правильно сформулировать запись?
Самое главное правило при внесении записи в трудовую книжку: она должна точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса и приказу о приеме на работу. При этом в трудовой книжке не нужно писать, что договор срочный, или указывать конкретную дату окончания договора (дату выхода основного работника).
Образец внесения записи
В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится сама запись:
- Графа 1 — порядковый номер записи (например, 5).
- Графа 2 — дата приема на работу (арабскими цифрами, например, ).
- Графа 3 — формулировка: «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности]».
- Графа 4, реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу (дата и номер).
Важный нюанс: Указание в трудовой книжке фразы «на время декретного отпуска» или «на время отсутствия основного работника» является избыточным и противоречит Инструкции по заполнению трудовых книжек. Срочность характера работы регулируется трудовым договором, а не записью в трудовой книжке.
Оформление увольнения
Особенности срочного трудового договора проявляются в момент его прекращения. В соответствии со статьей 79 ТК РФ, срочный трудовой договор, заключенный на время отсутствия основного работника, прекращается с выходом этого работника на работу.
В трудовую книжку временного сотрудника в этом случае вносится стандартная запись об увольнении:
- Графа 3: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: ссылка на приказ об увольнении.
Обратите внимание, что работодатель не обязан предупреждать временного сотрудника о предстоящем увольнении за три дня, как это делается при срочном договоре с указанной датой. Увольнение происходит днем, предшествующим дню выхода основного работника.
Что делать, если временный сотрудник уходит в декрет?
Жизненные ситуации бывают разными, и нередко временный сотрудник, принятый на декретную ставку, сам уходит в отпуск по беременности и родам. В этом случае:
- Работодатель обязан предоставить ей отпуск по беременности и родам и выплатить соответствующее пособие.
- Если основной работник выходит на работу, трудовой договор с временной сотрудницей все равно подлежит прекращению по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
- Однако, если на момент увольнения временная сотрудница находится в состоянии беременности, работодатель обязан предложить ей другие вакансии, имеющиеся у работодателя в данной местности (как соответствующие ее квалификации, так и нижестоящие или нижеоплачиваемые), на которые она может быть переведена с ее согласия.
Переход на электронную трудовую (ЕФС-1)
С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки (ЕФС-1). Для сотрудников, выбравших электронный формат, кадровые мероприятия подаются в виде отчетов в Социальный фонд России. Правила формулировок при этом остаются теми же: в отчете указывается дата приема, должность и основание (приказ), без указания на срочный характер работы.
Запись о приеме на работу на время декретного отпуска в трудовой книжке оформляется стандартным образом. Кадровику следует помнить, что срочность договора фиксируется только в самом договоре и приказе, а в трудовую книжку вносится универсальная формулировка о приеме на должность. Это защищает права работника и исключает возможные претензии со стороны трудовой инспекции.