С 1 января 2021 года в России начался переход на ведение трудовых книжек в электронном формате. Это нововведение коснулось как работодателей, так и соискателей, впервые устраивающихся на работу. В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты приема на работу с учетом электронной трудовой книжки и необходимого заявления.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в Социальном фонде России. Она содержит полную информацию о трудовой деятельности работника, включая:

• Персональные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• Сведения о приеме на работу и увольнении;
• Информацию о переводах на другую должность;
• Награды и поощрения;
• Сведения о повышении квалификации;
• Иные записи, связанные с трудовой деятельностью.

Нормативная база

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от г. № 439-ФЗ — определяет порядок ведения электронных трудовых книжек;
2. Постановление Правительства РФ от г. № 516, устанавливает правила предоставления сведений о трудовой деятельности;
3. Приказ Минтруда России от г. № 773н — утверждает формы документов для работы с ЭТК.

Прием на работу впервые: особенности оформления

Когда оформляется электронная трудовая книжка?

Согласно действующему законодательству:

• Для граждан, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется только в электронном формате;
• Для остальных работников сохраняется право выбора: бумажная или электронная трудовая книжка;
• С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все трудовые книжки должны быть переведены в электронный формат.

Какие документы необходимы при приеме на работу?

При трудоустройстве впервые работодателю необходимо:

1. Ознакомить работника с его правами в области ведения трудовой книжки;
2. Получить от работника письменное заявление о выборе формата трудовой книжки;
3. Внести соответствующие записи в систему учета;
4. При необходимости, сделать запись в бумажной трудовой книжке (если она имеется).

Как оформить заявление о выборе электронной трудовой книжки?

Работник должен подать письменное заявление на имя работодателя. Форма заявления может быть произвольной, но в нем должны быть указаны:

• ФИО работника;
• Должность;
• Выбор формата трудовой книжки (электронный);
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника.

Образец заявления:

Действия работодателя при приеме на работу

Фиксация приема на работу

При приеме на работу впервые работодатель обязан:

• Заключить трудовой договор;
• Ознакомить работника с локальными нормативными актами;
• Внести запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку;
• При наличии бумажной трудовой книжки сделать в ней соответствующую запись (с пометкой о переходе на электронный формат).

Внесение сведений в электронную трудовую книжку

Работодатель должен:

1. В течение 5 рабочих дней с даты приема на работу внести сведения в систему учета Социального фонда;
2. Указать дату приема, должность, условия труда;
3. Обеспечить доступ работника к его электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте Социального фонда.

Ознакомление работника

Работодатель обязан:

• Предоставить работнику возможность ознакомиться с его электронной трудовой книжкой;
• Объяснить порядок доступа к информации;
• При необходимости, оказать помощь в регистрации на портале Госуслуг.

Что делать, если работник не написал заявление?

Если работник не подал заявление о выборе формата трудовой книжки, работодатель:

• Оформляет трудовую книжку в бумажном формате;
• Вносит все записи в бумажную трудовю книжку;
• По истечении переходного периода (до 1 января 2026 года) переводит сведения в электронный формат.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Работник может подтвердить наличие у него электронной трудовой книжки следующими способами:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуги;
2. На сайте Социального фонда России;
3. Через мобильное приложение «Госуслуги»;
4. Получив выписку из электронной трудовой книжки в бумажном формате (по запросу в Социальном фонде).

Преимущества электронной трудовой книжки

Для работника:

• Отсутствие риска потери документа;
• Возможность оперативного доступа к информации о трудовом стаже;
• Удобство при устройстве на новое место работы;
• Возможность получения выписок в любое время;
• Автоматическое обновление информации при смене работы.

Для работодателя:

• Сокращение бумажного документооборота;
• Упрощение процедуры ведения трудовых книжек;
• Снижение риска ошибок при ведении документации;
• Возможность интеграции с HR-системами;
• Удобство при проверках контролирующих органов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, совмещение возможно до 1 января 2026 года. Работник может:

• Вести трудовую книжку в бумажном формате;
• Подать заявление о переходе на электронный формат;
• В обоих случаях записи будут дублироваться в системе Социального фонда.

Что делать, если работник потерял доступ к электронной трудовой книжке?

В этом случае необходимо:

1. Обратиться в отделение Социального фонда;
2. Предъявить паспорт и СНИЛС;
3. Получить временный доступ или выписку из ЭТК;
4. Восстановить доступ через портал Госуслуг.

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронный формат?

Нет, после подачи заявления о выборе электронного формата вернуть бумажную трудовую книжку невозможно. Все записи будут дублироваться в электронной версии.

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в развитии системы учета трудовой деятельности в России. Для работодателей и соискателей это означает новые возможности и обязанности:

• Работодатели должны своевременно вносить сведения в электронную трудовую книжку;
• Работники должны осознанно выбирать формат трудовой книжки;
• Все стороны должны быть готовы к цифровой трансформации трудовых отношений.

Соблюдение всех требований законодательства при приеме на работу с учетом электронной трудовой книжки позволит избежать ошибок и обеспечит прозрачность трудовой деятельности.