Вопрос о том, что сотрудник пришёл на работу без трудовой книжки, часто вызывает затруднения у кадровых служб․ В статье разберёмся, какие требования к документу существуют в законодательстве РФ, как действовать при отсутствии книжки, какие риски и как их минимизировать․
Что говорит закон о трудовой книжке?
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – § 66: «При приёме на работу сотрудника, у которого отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не оформляется»․
- Постановление МТСЗН РФ №1635 (2007) – абзац 2 подпункт 1․3 п․ 1: «Приём на работу без трудовой книжки не допускается»․
- Начиная с 2021 года, при приёме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится․ Это правило применимо к новым работникам, а не к тем, кто уже имеет стаж․
- В случае утраты, повреждения или потери трудовой книжки работник имеет право получить новую книгу, если у него есть подтверждение трудового стажа․
Когда можно принять сотрудника без трудовой книжки?
- Первый приём на работу – если сотрудник никогда не работал ранее, бумажную книжку не требуется․
- Если у сотрудника есть трудовой стаж, но он не привёл книжку, то:
- Проверить наличие электронной трудовой книжки в системе Социального фонда․
- Если электронная книга есть – можно принять сотрудника, но в трудовом договоре указать причину отсутствия бумажной книги․
- Если электронная книга отсутствует, но есть подтверждение стажа (свидетельства, справки), можно оформить новую бумажную книгу․
- Если сотрудник утратил книгу, но имеет документы, подтверждающие стаж (например, справки от предыдущих работодателей), можно выдать новую книгу․
Что делать, если сотрудник пришёл без книжки и вы не можете её получить?
- Проверьте наличие электронного документа – в 2024‑2025 годах электронная трудовая книжка хранится в базе Социального фонда․ Если она есть, оформите приём с указанием в договоре причины отсутствия бумажной книги․
- Если электронная книга отсутствует, но есть доказательства трудового стажа (свидетельства, справки, выписки из ЕГРЮЛ), выведите новую бумажную книгу․
- В случае отсутствия всех документов – работодатель может отказать в приёме․ Согласно Постановлению 1635, приём без книжки не допускается, если сотрудник имеет стаж․
- Если сотрудник не имеет стажа (первый приём), то бумажную книжку не требуется, но рекомендуется оформить электронную в системе Фонда․
Как оформить новую трудовую книжку?
- Соберите документы, подтверждающие стаж (справки от предыдущих работодателей, выписки из ЕГРЮЛ, справка о доходах)․
- Подайте заявление в МТСЗН РФ (или в региональный отдел Фонда) с копиями документов․
- Получите новую бумажную книгу и внесите в неё сведения о трудовом стаже․
- Сохраните копии всех документов в личном деле сотрудника․
Что делать, если сотрудник отказывается принести книжку?
- Проведите объяснительную беседу с сотрудником, уточните причины отсутствия․
- Если причина – утрата, предложите оформить новую книгу․
- Если причина – отказ отдать, предупредите, что при отсутствии книжки в случае наличия стажа приём невозможен․
- Если сотрудник не имеет стажа, приём возможен без книжки, но следует оформить электронную․
Какие риски несёт отсутствие трудовой книжки?
- Нарушение Трудового кодекса – возможные штрафы и судебные претензии․
- Потеря привилегий сотрудника (премии, отпускные, пенсионные начисления)․
- Сложности при проверке стажа в случае увольнения или перехода на другую работу․
- Риск потери данных о трудовом стаже, если не оформлена электронная книга․
Практические рекомендации для кадровых служб
- Всегда проверяйте наличие электронного документа при приёме․
- Если сотрудник не привёл книжку, запросите справку о стаже и оформите новую книгу․
- Включите в трудовой договор пункт о отсутствии бумажной книги и указании причины․
- Обучайте персонал кадровой службы правилам оформления трудовых книжек и электронных документов․
- Собирайте и храните копии всех документов в личном деле сотрудника․
Сотрудник, пришедший без трудовой книжки, не обязательно является препятствием для приёма․ Главное – проверить наличие электронного документа или доказательств стажа и, при необходимости, оформить новую бумажную книгу․ При отсутствии стажа бумажную книжку не требуется, но рекомендуется оформить электронную․ Соблюдение всех требований ТК РФ и Постановления 1635 поможет избежать юридических рисков и обеспечит корректное ведение кадрового учёта․