Прием сотрудника на работу — это не просто формальность, а создание правового фундамента отношений между работодателем и работником. Правильное оформление документов защищает обе стороны от юридических рисков, штрафов трудовой инспекции и судебных споров.
Что такое трудовые отношения?
Трудовые отношения — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную трудовую функцию под управлением и контролем работодателя, а работодатель обязуется обеспечивать работника оборудованием, инструментами и выплачивать заработную плату;
Пошаговый алгоритм оформления сотрудника
Сбор необходимых документов
Перед подписанием договора работодатель должен собрать пакет документов. Обычно в него входят:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность);
- Трудовая книжка (если она ведется в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р / СТД-ПФР);
- СНИЛС и ИНН;
- Документ об образовании (диплом, сертификат);
- Военный билет (для военнообязанных);
- Заявление о приеме на работу и заполненная анкета;
- Согласие на обработку персональных данных (обязательный документ в соответствии с законом).
Трудовой договор является основным документом, регулирующим отношения сторон. Важные нюансы:
- Экземпляры: Договор составляется в двух экземплярах. Один хранится у работодателя, второй, обязательно выдается работнику на руки.
- Подписи: Обе стороны должны подписать документ. Работник должен расписаться на экземпляре работодателя о получении своего экземпляра.
- Сроки: Если работник фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя, трудовой договор должен быть оформлен в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе (ст. 67 ТК РФ).
Издание приказа о приеме на работу
Хотя в некоторых случаях приказ может быть упрощен, содержание распоряжения работодателя должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ фиксирует дату выхода на работу, занимаемую должность и размер оклада.
Оформление трудовой книжки и отчетность
Работодатель (включая индивидуальных предпринимателей) обязан вести учет трудовой деятельности сотрудника. В современном мире это чаще всего происходит в электронном виде (ЭТК), однако работник имеет право выбрать бумажный вариант.
Важные аспекты и нюансы
Испытательный срок
Для проверки соответствия работника порученному делу в трудовом договоре может быть установлен испытательный срок. Это позволяет работодателю расторгнуть договор в упрощенном порядке, если сотрудник не справляется с обязанностями, а работнику — уволиться, если условия труда его не устроили.
Трудовой договор vs Договор ГПХ
Важно не путать трудовые отношения с гражданско-правовыми (ГПХ). Скрытые трудовые отношения — это когда работа оформляется как оказание услуг (ГПХ), но фактически человек работает по графику, в офисе и получает ежемесячную оплату. Такие договоры могут быть признаны трудовыми через суд, что повлечет за собой доначисление всех налогов и выплат (отпуска, больничные).
Обязанности сторон
При приеме на работу важно четко обозначить:
- Для работника: добросовестное исполнение обязанностей, бережное отношение к имуществу компании, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
- Для работодателя: обеспечение безопасных условий труда, своевременная выплата заработной платы и соблюдение норм трудового законодательства.
Резюме для работодателя
Чтобы избежать проблем с государственными органами (например, с Межрегиональной территориальной государственной инспекцией труда), рекомендуется:
- Оформлять все документы до фактического выхода сотрудника на работу.
- Не полагаться на «устные договоренности».
- Тщательно проверять корректность заполнения согласий на обработку персональных данных.
- Своевременно уведомлять государственные органы о приеме нового сотрудника.