В условиях современного кадрового делопроизводства, даже с активным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), у работодателей сохраняется обязанность вести учет бумажных бланков. Это касается как новых выдач (для тех, кто впервые устраивается на работу или чья бумажная книжка утеряна), так и вкладышей к ним. Ключевым документом, обеспечивающим прозрачность этих процессов, является приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Ниже представлен подробный разбор правил ведения, заполнения и хранения этого важного документа.

Что такое приходно-расходная книга и зачем она нужна?

Приходно-расходная книга — это специальный журнал учета, в котором регистрируются все операции, связанные с движением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Ее основные функции:

• Контроль сохранности: Фиксация каждого бланка по сериям и номерам позволяет отследить, где находится каждый документ.
• Финансовый учет: Отслеживание затрат на приобретение бланков (важно для бухгалтерии).
• Защита от мошенничества: Исключает возможность незаконного использования или потери бланков строгой отчетности.

> Важно: В книгу вносятся сведения о получении бланков от поставщиков и их расходовании (выдаче работникам или передаче в архив/утилизации).

Кто должен вести книгу?

Согласно действующим нормам, ведение приходно-расходной книги обычно возлагается на бухгалтерию, так как бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности и материальными ценностями.

Однако возможны варианты:
Бухгалтерия: Принимает бланки от поставщика, оприходует их и выдает под отчет в отдел кадров.
Отдел кадров: Получает бланки от бухгалтерии и ведет учет их непосредственной выдачи сотрудникам.

Генеральный директор: В малых организациях, где нет отдельного бухгалтера, эту функцию может выполнять руководитель.

Главное требование: должен быть четко определен ответственный сотрудник, который несет персональную ответственность за сохранность бланков.

Форма книги: Можно ли использовать свою?

Один из самых частых вопросов в 2026 году: нужно ли строго следовать старой форме или можно разработать свою?

• Историческая справка: Ранее форма утверждалась Постановлением Минтруда России от № 69.
• Текущая ситуация: Работодатели имеют право самостоятельно разрабатывать форму приходно-расходной книги. Утвержденная Минтрудом форма не является единственно возможной, если в организации принят свой локальный нормативный акт.
• Нюанс перехода: Если в вашей организации уже заведена книга по старой форме (Постановление № 69) и в ней не закончились страницы, продолжайте вести ее в этом же формате до полного заполнения. Заводить новую книгу с измененным дизайном посередине не нужно.

Обязательные реквизиты

Независимо от выбранной формы, книга должна содержать следующие графы:
№ п/п (порядковый номер записи).
Дата операции.
От кого получено или кому отпущено (наименование поставщика или ФИО сотрудника/должность).
Основание (наименование документа, его номер и дата: например, накладная, акт приема-передачи, заявление сотрудника).
Приход (количество полученных бланков).
Расход (количество выданных бланков).
Серия и номер бланка (критически важно для индивидуального учета).

Инструкция по заполнению и ведению

Процесс учета делится на два основных этапа: оприходование и выдача.

Поступление бланков (Приход)

Когда организация закупает бланки трудовых книжек или вкладышей:

• Основанием служит договор поставки, счет-фактура или накладная.
• В книгу вносится дата поступления, поставщик, количество бланков, а также серии и номера каждого полученного бланка.
• Ответственное лицо проверяет целостность бланков и соответствие номеров сопроводительным документам.

Выдача бланков (Расход)

Когда бланк передается в работу (например, для заполнения при приеме сотрудника):

• Основанием служит акт передачи внутри организации или непосредственно запись о выдаче сотруднику (часто оформляется через кассовый ордер, если сотрудник оплачивает бланк, или через акт списания).
• В графе «Расход» указывается количество, а в соответствующих полях — серия и номер выданного бланка.
• Обязательно фиксируется, кому именно отпущен бланк (ФИО сотрудника или должность специалиста отдела кадров).

Правила оформления и хранения

Чтобы книга имела юридическую силу и принималась проверяющими органами, необходимо соблюдать следующие правила:

• Прошивка: Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации (или подписью руководителя, если печать не используется).
• Заверение: На последней странице делается запись о количестве листов, которая заверяется подписью руководителя и печатью.
• Записи: Все записи вносятся чернилами (или печатным способом), исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью (замазывать корректором нельзя).
• Срок хранения: Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек относится к документам по личному составу. Срок ее хранения составляет 50 лет (для документов, завершенных после 2021 года, ранее срок составлял 75 лет, но для учетных форм бланков часто применяется срок 5 лет после выбытия последнего бланка, однако рекомендуется придерживаться длительных сроков хранения, аналогичных трудовым книжкам, во избежание рисков).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать отчетность по книге в ФНС или СФР?

Нет, саму книгу никуда сдавать не нужно. Она хранится в организации и предъявляется только по требованию проверяющих органов (ГИТ, прокуратура, архив) в ходе проверок. Однако данные из книги могут использоваться для формирования внутренней отчетности.

Что делать, если в книге закончились страницы?

Заводится новая книга. В последней записи старой книги делается отметка о том, что учет продолжен в новой книге (указывается ее номер, если ведется нумерация книг). Первая запись в новой книге должна содержать ссылку на последнюю запись предыдущей.

Обязан ли работодатель иметь запас бланков?

Да, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей, чтобы обеспечить их выдачу работникам в установленные законом сроки (не позднее 5 рабочих дней с даты приема на работу, если работник не перешел на ЭТК).

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек — это не просто бюрократическая формальность, а необходимая мера контроля за документами строгой отчетности. Правильное заполнение книги, соблюдение правил прошивки и хранения защитит организацию от претензий контролирующих органов и поможет избежать путаницы при выдаче трудовых книжек сотрудникам.

Помните: даже в цифровую эпоху бумажный носитель информации о движении бланков остается обязательным элементом кадрового учета.