Трудовые книжки являются важным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Ведение учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них – обязательная задача для каждой организации. Для этого используется специальный документ – приходно-расходная книжка по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (КД-02). В этой статье мы подробно рассмотрим, что это за книга, как ее вести, какие требования к оформлению предъявляются и какая ответственность предусмотрена за нарушение правил учета.

Что такое приходно-расходная книжка КД-02?

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – это журнал, в котором регистрируются все операции, связанные с получением и расходованием новых бланков трудовой книжки и вкладышей в них. В книге указываются серии и номера каждого бланка.

Книга утверждена Постановлением Министерства Труда и Соц. развития № 69 от г. и, хотя в настоящее время не является обязательной, применяется большинством организаций.

Требования к оформлению и ведению КД-02

Общие требования

• Формат: 210 х 288 мм (вертикальный).
• Количество страниц: 64 страницы, пронумерованы.
• Оформление: Прошнурована, опломбирована.
• Обложка: Золотистый картон, съемная обложка из прозрачного ПВХ.

Ответственность за ведение

Ответственность за ведение КД-02 возлагается на определенного сотрудника организации. В книге указывается:

Фамилия, имя, отчество ответственного лица.
Действует на основании приказа (распоряжения).
Подпись ответственного лица.

Регистрация операций

В КД-02 регистрируются следующие операции:

• Приход: Учет поступления новых бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Расход: Учет выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей работникам.
• Уничтожение: Учет уничтожения недействительных бланков.

Для каждой операции указываются:

• От кого получено или кому отпущено (например, поставщик, работник).
• Основание (наименование документа, № и дата).
• Серия и номер трудовой книжки (в случае выдачи).
• Серия и номер вкладыша (в случае выдачи).

Опломбирование

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому их учет и хранение регулируются законодательством. Книга учета должна быть опломбирована для предотвращения несанкционированного доступа.

Контрольная пломба – уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа. Перед началом работы с книгой необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку на титульном листе.

Заверение

Книга должна быть заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя и печатью организации (при наличии).

Законодательство

Ведение учета трудовых книжек регулируется следующими нормативными документами:

• «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (Приказ Минтруда России от N 320н).
• Приложение N 2 к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от г. N 320н.
• Федеральный закон от N 272-ФЗ (в ред.).

Ответственность за нарушение правил учета

Отсутствие или неправильное оформление КД-02 является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

• Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб.
• Штраф, наложенный на организацию, может составить от 30 000 до 50 000 руб.

Срок хранения

Заполненная книга хранится в течение 5 лет с даты внесения последней записи (п.463г «» утв. Приказом Федерального архивного агентства от г. N 236).

Дополнительные ресурсы

• Семинары по теме: Жижерина Ю.Ю., Дмитрищук С. А.
• Видеоролик о требованиях к кадровым журналам учета и их оформлении.

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – важная и ответственная задача для каждой организации. Соблюдение правил учета и оформления позволяет избежать административной ответственности и обеспечить сохранность документов, подтверждающих трудовую деятельность работников. Внимательное отношение к этой процедуре – залог правильного ведения кадрового делопроизводства.