Приказ № 117н, изданный Министерством труда и социальной защиты РФ, регулирует оформление, ведение и хранение трудовых книжек работников. Он вступил в силу с момента официального опубликования и определяет, какие бланки использовать, когда требуется их замена и как правильно фиксировать сведения о трудовой деятельности.
Краткая история изменений
- До 2021 года – действовала форма трудовой книжки, утверждённая приказом Минтруда № 69н от .
- 2021 год – внесены уточнения в порядок заполнения разделов о наградах и поощрениях.
- года – вводятся новые бланки трудовой книжки согласно приказу № 117н.
Основные положения приказа № 117н
- Утверждённый образец бланка – новый формат содержит обновлённые реквизиты (ИНН организации, коды ОКВЭД, поле для электронной подписи работодателя).
- Порядок ведения – трудовая книжка заполняется от руки или с использованием печатных устройств, но все записи должны быть чёткими, читаемыми и не допускать исправлений без соответствующего оформления.
- Хранение – книжка хранится у работника, а копия (или электронный эквивалент) – у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности и ещё 50 лет после её завершения.
- Ответственность – нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
Когда требуется оформление новой трудовой книжки?
Согласно пункту 3 приказа № 117н, новый бланк необходимо использовать в следующих случаях:
- Утрата или порча предыдущей трудовой книжки (например, повреждение от воды, огня, механическое повреждение).
- Полное заполнение всех страниц существующей книжки (нет места для новых записей).
- Изменение личных данных работника (ФИО, дата рождения), требующее внесения исправлений, которые невозможно сделать аккуратно в старом бланке.
В остальных ситуациях существующие трудовые книжки продолжают действовать и их замена не требуется.
Порядок заполнения новой трудовой книжки (с )
- ьный лист – указываются ФИО сотрудника, дата и место рождения, пол, образование, профессия (специальность), ИНН и СНИЛС.
- Раздел «Сведения о работе» – последовательно вносятся записи о каждом месте работы: название организации, её ИНН, период работы (с … по …), должность, вид трудового договора (срочный/бессрочный), основание приказа о приёме и переводе/увольнении.
- Раздел «Сведения о наградах и поощрениях» – указываются наименование награды, дата награждения, основание (приказ, распоряжение).
- Раздел «Сведения о повышении квалификации и профессиональной переподготовке» – фиксируются курсы, семинары, аттестации с указанием названия организации‑поставщика и даты.
- Подписи и печати – каждая запись завершается подписью уполномоченного лица работодателя и печатью организации (если она предусмотрена уставом).
Практические рекомендации для работодателей
- Запас бланков – рекомендуется иметь в отделе кадров запас новых бланков не менее 5 % от численности сотрудников, чтобы оперативно заменить утерянные или испорченные книжки.
- Обучение кадрового состава – провести инструктаж по правилам заполнения нового бланка, уделив внимание новым полям (ИНН организации, поле для электронной подписи).
- Электронный дубликат – хотя закон не требует ведения электронной копии трудовой книжки, многие организации создают скан‑копии для внутреннего учёта и быстрого восстановления при утере.
- Контроль за соблюдением сроков – при приёме на работу оформлять запись в трудовой книжку не позднее трёх рабочих дней с дня выхода сотрудника на работу.
Практические рекомендации для сотрудников
- Хранить трудовую книжку в месте, защищённом от влаги, прямых солнечных лучей и механических повреждений.
- При получении новой книжки проверить правильность заполнения ьного листа и отсутствие пустых строк в уже сделанных записях.
- Не пытаться самостоятельно исправлять ошибки в книжке – все исправления должны быть сделаны уполномоченным лицом работодателя с указанием даты исправления и ссылки на соответствующий приказ.
- При утере или порче немедленно сообщить в отдел кадров работодателя для выдачи дубликата.