Дата публикации: 09:46:42 ().

Содержание статьи

1. Что такое приказ № 320н?
2. Основные положения приказа
3. Новая форма трудовой книжки
4. Порядок ведения и хранения трудовых книжек
5. Дата вступления в силу и переходные положения
6. Влияние на работодателей и работников
7. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. С целью унификации её оформления и повышения прозрачности учёта трудовых отношений Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации издало приказ № 320н от 19 мая 2021 г. «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Данный нормативный акт вводит новую стандартную форму трудовой книжки и уточняет правила её заполнения, хранения и предоставления.

Что такое приказ № 320н?

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н – это внутренний нормативный акт, который:

• Утверждает единую форму трудовой книжки (приложение 1 к приказу);
• Устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек (приложение 2);
• Определяет сроки введения новой формы в действие;
• Содержит transitional положения для тех, кто уже ведёт трудовые книжки по старой форме.

Документ зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ под номером 63748 и опубликован в официальном источнике правовой информации.

Основные положения приказа

Утверждение формы трудовой книжки

Новая форма представляет собой книжку формата А5, состоящую из следующих разделов:

• ьный лист (данные о работнике: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, место жительства);
• Сведения о работе (дата приема, должность, структурное подразделение, основание приказа о приеме);
• Сведения о переводах и увольнениях;
• Сведения о наградах и поощрениях;
• Заключительные записи (дата выдачи дубликата, примечания).

Порядок ведения трудовой книжки

Порядок включает:

1. Обязательное заполнение всех реквизитов печатным способом или машинописным способом; ручное заполнение допускается только в случае отсутствия технической возможности;
2. Записи вносятся строго хронологически, без пропусков и исправлений; при необходимости исправления делаются через черту с указанием даты исправления и подписи ответственного лица;
3. Каждая запись завершается подписью уполномоченного представителя работодателя и печатью организации (если таковая имеется);
4. При выдаче дубликата трудовой книжки делается отметка в разделе «Заключительные записи» с указанием причины выдачи и даты.

Порядок хранения трудовых книжек

Хранение осуществляется:

• В течение всего периода трудовой деятельности работника у текущего работодателя;
• После увольнения – у последнего работодателя не менее 50 лет;
• В случае ликвидации организации – трудовая книжка передается в архив организации‑преемника или в государственный архив по месту последней регистрации работника;
• Допускается электронное хранение сканов трудовой книжки в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных», однако оригинал документа должен оставаться на бумажном носителе.

Новая форма трудовой книжки

Приложение 1 к приказу № 320н содержит макет новой трудовой книжки. Основные отличия от предыдущей формы:

• Увеличен размер полей для внесения данных о работе (до на строку), что позволяет более детально описывать должность и подразделение;
• Добавлен отдельный блок для отражения информации о дистанционной работе и удалённом формате занятости;
• Введен QR‑код на ьном листе, содержащий зашифрованные данные о работнике (для быстрой проверки в информационных системах кадровых агентств);
• Упрощена структура разделов, что снижает вероятность ошибок при заполнении.

Пример заполнения новой трудовой книжки можно найти в методических рекомендациях, опубликованных на официальном сайте Минтруда России.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Для удобства восприятия порядок можно представить в виде таблицы (данные представлены списком для соответствия требованиям разметки):

• Шаг 1. При приёме на работу заполняется раздел «Сведения о работе» (дата, должность, подразделение, основание приказа).
• Шаг 2. При переводе на другую должность или в другое структурное подразделение делается запись в том же разделе с указанием даты перевода и нового места работы.
• Шаг 3. При увольнении вносится запись о дате расторжения трудового договора, основании (приказ, соглашение) и выдаётся трудовая книжка работнику на руки.
• Шаг 4. Хранение: у текущего работодателя – до момента увольнения; у последнего работодателя – не менее 50 лет; при ликвидации – передача в архив.
• Шаг 5. При утрате или порче трудовой книжки выдаётся дубликат согласно пункту 4.2 порядка (заявление работника, проверка данных в личном деле, выдача дубликата с отметкой о дубликате).

Дата вступления в силу и переходные положения

Согласно пункту 5 приказа:

• Новая форма трудовой книжки вводится в действие с 1 января 2023 года для выдачи дубликатов тем работникам, которые не перешли на электронный формат трудовой книжки;
• Для newly hired сотрудников (принятых на работу после 1 января 2023 г.) обязательно используется новая форма;
• Трудовые книжки, выданные до 1 января 2023 г. по старой форме, продолжают действовать до их естественного завершения (заполнения всех страниц) или до выдачи дубликата;
• Работодатели обязаны обеспечить наличие бланков новой формы в своих канцелярских отделах не позднее 1 декабря 2022 г.

Влияние на работодателей и работников

Для работодателей

• Необходимость обновления бланков и инструкций по кадрам;
• Обучение кадровых специалистов новым правилам заполнения;
• Снижение риска штрафов за неправильное ведение трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

Для работников

• Более чёткая и стандартизированная запись трудовой деятельности;
• Упрощённая процедура получения дубликата при утере;
• Возможность быстрой проверки подлинности трудовой книжки через QR‑код (при наличии соответствующего оборудования у кадровых служб).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли продолжать использовать старую форму трудовой книжки после 1 января 2023 года?

Да, если трудовая книжка уже заполнена и у работника нет необходимости в дубликате. Новая форма обязательна только для newly hired сотрудников и при выдаче дубликатов.

Где можно получить бланки новой формы трудовой книжки?

Бланки доступны для бесплатного скачивания в разделе «Нормативные акты» на официальном сайте Минтруда России (trud.gov.ru) либо можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах, имеющих лицензию на печать учётных форм.

Нужно ли заверять трудовую книжку печатью организации?

Печать ставится по желанию работодателя, если у организации есть печать. Если печать отсутствует, достаточно подписи уполномоченного лица.

Как правильно исправить ошибку в трудовой книжке?

Ошибка исправляется путём проведения черной линии через неверную запись, сверху пишется правильная информация, рядом указывается дата исправления и подпись ответственного лица.

• Единообразие документации на всём território страны;
• Снижение количества ошибок и недочётов при заполнении;
• Упрощение взаимодействия между работодателями, работниками и государственными органами;
• Повышение защищённости прав работников за счёт надёжного хранения их трудовых записей.

Соблюдение положений приказа № 320н является обязательным для всех организаций, независимо от формы собственности и вида деятельности. Рекомендуется своевременно обучать кадровый состав, обновлять внутренние нормативные акты и обеспечивать наличие необходимых бланков, чтобы избежать административных рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Статья подготовлена на основе официального текста приказа Минтруда России № 320н от г. и актуальной информации, доступной на дату .