С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период‚ после чего трудовой стаж будет учитываться только на основании сведений из электронной формы. Поэтому важно знать‚ как правильно предоставить работодателю данные из вашей ЭТК при приеме на новую работу.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК — это официальный электронный документ‚ который ведется ФСС. В нем содержатся все сведения о вашей трудовой деятельности: приема‚ увольнения‚ переводы‚ отпуска‚ стаж и т.д. Эти данные имеют такую же юридическую силу‚ что и записи в бумажной ТК.

Как работник может получить доступ к своей ЭТК?

Перед устройством на новую работу вам нужно убедиться‚ что ваша ЭТК актуальна и содержит все записи. Доступ к ней можно получить несколькими способами:

• Через портал Госуслуг (необходима подтвержденная учетная запись). В личном кабинете в разделе «Трудовая деятельность» доступна полная выписка из ЭТК.
• Через сайт Фонда социального страхования (ФСС), требуется регистрация на портале.
• Обратившись в отделение ФСС или МФТ (Многофункциональный центр) лично с паспортом для получения бумажной выписки.
• Через работодателя (текущего или предыдущего)‚ который обязан по вашему запросу предоставить вам выписку из вашей ЭТК.

Пошаговая инструкция: что делать при устройстве на работу

Шаг 1: Получите актуальную выписку из ЭТК

Заблаговременно (за 1-2 недели до приема) запросите и распечатайте официальную выписку из электронной трудовой книжки. Это основной документ‚ который вы будете предоставлять кадровику.

• Выписка должна быть полной (со всеми периодами работы).
• Выписка должна быть свежей (желательно не старше 1 месяца).
• На выписке должна стоять электронная подпись ФСС или отметка о ее выдаче.

Шаг 2: Подготовьте дополнительные документы (если требуется)

Некоторые работодатели‚ особенно в переходный период‚ могут запросить:

• Справку о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД). Это официальный документ‚ который также выдается ФСС и содержит те же данные‚ что и выписка из ЭТК. Часто его просят вместо выписки.
• Бумажную трудовую книжку‚ если она у вас еще есть и в ней есть записи‚ не отраженные в ЭТК (например‚ до 2020 года). В этом случае нужно предоставить обе.

Шаг 3: Предоставьте документы в отдел кадров

В день приема на работу (или до него) отнесите в отдел кадров (ОК‚ HR-отдел):

1. Распечатанную официальную выписку из ЭТК (или справку СЗВ-ТД).
2. Паспорт для сверки данных.
3. Бумажную трудовую книжку (если она у вас есть и в ней есть записи).

Кадровик сверяет данные из ваших документов с информацией‚ которая поступит ему напрямую из ФСС через систему ЕФС-1 (Единая федеральная система кадровых электронных документов).

Шаг 4: Проверьте правильность внесения данных

После приема на работу обязательно запросите у кадровика:

• Копию вашей личной карточки Т-2 (или электронного кадрового документа)‚ где отражены все периоды работы.
• Подтверждение‚ что ваши данные (особенно стаж) были приняты и внесены в систему.

В течение 5 рабочих дней работодатель обязан направить информацию о вашем приеме в ФСС для обновления вашей ЭТК.

Важные нюансы и частые вопросы

❓ А что‚ если у меня нет электронной трудовой книжки?

Если вы никогда не работали официально или ваши данные еще не перенесены в ЭТК (например‚ вы работали только в 2019 году)‚ то:

• Ваши записи из бумажной ТК должны быть внесены в ЭТК текущим или последним работодателем.
• При устройстве на новую работу вы предоставляете бумажную ТК. Новый работодатель обязан инициировать создание вашей ЭТК и перенос данных.

❓ Могу ли я отказаться от ЭТК и оставить бумажную книжку?

Нет‚ с 2026 года нельзя. С 1 января 2026 года переходный период завершается. Все работодатели обязаны вести учет только в электронном виде. Бумажная ТК‚ выданная ранее‚ остается у вас как архивный документ‚ но для учета стажа используется только ЭТК.

❓ Что делать‚ если в ЭТК нет данных о моей прошлой работе?

Немедленно обратитесь к предыдущему работодателю с заявлением о внесении сведений о вашем трудовом договоре в ЭТК. Работодатель обязан это сделать в течение 5 рабочих дней. Если он отказывается — обращайтесь в ФСС или Государственную инспекцию труда (ГИТ).

❓ Как часто нужно обновлять выписку из ЭТК?

При смене работы — перед каждым устройством. В остальное время обновлять не нужно‚ так как все изменения вносятся автоматически работодателями в ФСС.

Краткий чек-лист для соискателя

1. Заблаговременно получите выписку из ЭТК (через Госуслуги‚ ФСС или МФТ).
2. Проверьте‚ что в выписке есть все периоды вашей работы.
3. На приеме предоставьте кадровику: выписку из ЭТК + паспорт.
4. Если есть бумажная ТК с записями до 2020 года — предоставьте и ее.
5. После приема проверьте свою карточку (Т-2) и убедитесь‚ что стаж учтен верно.
6. Напоминайте новому работодателю об отправке сведений в ФСС (это его обязанность).

Предоставление электронной трудовой книжки работодателю, это простой процесс‚ если вы заранее подготовлены. Главное — иметь при себе актуальную официальную выписку и понимать‚ что с 2026 года бумажная трудовая книжка уходит в историю. Следите за своими данными в личном кабинете на Госуслугах‚ и у вас не будет проблем с подтверждением трудового стажа.

Статья основана на актуальном законодательстве РФ (Трудовой кодекс‚ Постановление Правительства № 906н) и практике ведения ЭТК. Дата актуализации информации: май 2026 года.