Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое приказ № 320н и почему он важен?

Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек» стал ключевым нормативным актом‚ регулирующим работу с трудовыми книжками в России. Этот документ вступил в силу 1 сентября 2021 года и заменил предыдущие правила‚ установленные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

Основные изменения‚ внесенные приказом № 320н:

1. Новая форма трудовой книжки, утвержден стандартный бланк‚ который должен использоваться при оформлении документов
2. Порядок ведения и хранения — четко регламентированы процедуры заполнения‚ учета и хранения трудовых книжек
3. Правила выдачи дубликатов — определены условия и процедура восстановления утерянных или испорченных документов
4. Вкладыши для трудовых книжек — установлены новые требования к их оформлению и хранению

Новая форма трудовой книжки: что изменилось?

Согласно приказу № 320н‚ с 1 января 2023 года вводятся трудовые книжки нового образца. Основные отличия от предыдущей формы:

• ьный лист — содержит больше полей для внесения информации о работнике
• Разделы для записей — более структурированы и удобны для заполнения
• Вкладыши — теперь имеют стандартные размеры:
  • Сведения о работе — 12 разворотов
  • Сведения о награждениях — 5 разворотов
• Электронная версия — параллельно с бумажными документами ведется электронная база данных

Порядок ведения и хранения трудовых книжек по приказу № 320н

Заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки начинается с ьного листа:

• Указываются полные ФИО работника
• Дата рождения
• Образование
• Профессия или специальность
• Дата заполнения

Внимание! Все записи должны делаться ручкой с чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета. Запрещается использовать корректирующие средства.

Внесение записей о работе

Записи о приеме на работу‚ переводе‚ увольнении вносятся в соответствии с Порядком заполнения:

1. В графе 1 указывается номер записи
2. В графе 2, дата приема/перевода/увольнения
3. В графе 3 — полное наименование должности‚ структурного подразделения
4. В графе 4 — реквизиты приказа (дата и номер)

Ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным последствиям‚ включая занижение стажа для пенсии. Поэтому важно:

• Правильно оформлять ьный лист
• Использовать только установленные бланки
• Не допускать исправлений в виде зачеркиваний
• При обнаружении ошибки — оформлять дубликат

Хранение трудовых книжек

Согласно приказу № 320н‚ хранение трудовых книжек осуществляется:

• В сейфах или металлических шкафах
• В отдельном помещении‚ исключающем доступ посторонних
• С обязательным ведением приходно-расходной книги учета трудовых книжек

Срок хранения трудовых книжек — до передачи работнику при увольнении или до востребования.

Учет трудовых книжек и вкладышей

Раздел VIII приказа № 320н посвящен учету трудовых книжек. Кадровая служба обязана:

• Вести приходно-расходную книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей
• Обеспечивать сохранность бланков (они учитываются как документы строгой отчетности)
• Своевременно отчитываться о наличии и движении бланков

Форма учета утверждена приложением к приказу № 320н и включает:

• Номер и серию бланка
• Дата получения и выдачи
• ФИО получателя
• Подпись получателя

Выдача дубликатов трудовых книжек

При утере или порче трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата. Порядок выдачи регламентирован приказом № 320н:

1. Заявление работника — пишется в свободной форме
2. Документы‚ подтверждающие стаж:
   • Справки с предыдущих мест работы
   • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
   • Иные документы‚ подтверждающие трудовую деятельность
3. Создание комиссии — работодатель создает комиссию для проверки представленных документов
4. Оформление дубликата — на основании собранных данных

Электронные трудовые книжки: как это работает в 2026 году?

С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. К 2026 году этот процесс продолжается‚ но бумажные документы все еще актуальны. Основные моменты:

• С 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ
• С 1 января 2023 года вводятся трудовые книжки нового образца‚ но переход на электронный формат не отменяет бумажные
• Работник может выбрать, вести бумажную или электронную трудовую книжку
• Электронная версия доступна через:
  • Личный кабинет на сайте ПФР
  • Портал «Госуслуги»
  • Мобильное приложение Пенсионного фонда

Что делать‚ если работник хочет бумажную трудовую книжку? Работодатель обязан выдать ее по письменному заявлению работника.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение порядка ведения‚ хранения или учета трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность:

• Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Повторные нарушения могут привести к приостановке деятельности организации

Кроме того‚ ошибки в трудовой книжке могут привести к:

• Занижению трудового стажа
• Проблемам при оформлении пенсии
• Спорным ситуациям при трудоустройстве

Часто задаваемые вопросы по приказу № 320н

Можно ли ставить печать отдела кадров в трудовой книжке?

Да‚ можно. Роструд разъяснил‚ что наличие печати кадровой службы не является обязательным‚ но допускается. Главное — чтобы записи были правильно оформлены.

Что делать‚ если трудовая книжка испорчена (залита‚ порвана)?

В этом случае необходимо:

1. Написать заявление о выдаче дубликата
2. Предоставить документы‚ подтверждающие стаж (справки с предыдущих мест работы‚ СНИЛС и др.)
3. Работодатель создаст комиссию для проверки документов
4. Будет оформлен дубликат трудовой книжки

Нужно ли менять старые трудовые книжки на новые бланки?

Нет‚ не нужно. Старые трудовые книжки продолжают действовать. Новые бланки выдаются только при:

• Утере или порче старой книжки
• Выдаче дубликата
• Желании работника получить новую книжку

Как правильно заполнить графу 4 при исправлении ошибки?

Если ошибка обнаружена сразу‚ то:

1. Зачеркивать запись нельзя
2. Следует сделать новую запись с пометкой «Исправленному верить»
3. Указать реквизиты приказа об исправлении

Если ошибка обнаружена позже‚ то оформляется дубликат.

Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года — это основной документ‚ регулирующий работу с трудовыми книжками. Чтобы избежать ошибок и штрафов‚ кадровикам необходимо:

1. Использовать только утвержденные бланки трудовых книжек и вкладышей
2. Правильно заполнять ьный лист и все записи
3. Вести приходно-расходную книгу учета бланков
4. Соблюдать правила хранения трудовых книжек (в сейфах‚ отдельном помещении)
5. Своевременно оформлять дубликаты при утере или порче документов
6. Следить за изменениями законодательства‚ так как правила могут корректироваться

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки‚ бумажные документы все еще актуальны‚ поэтому знание приказа № 320н остается обязательным для специалистов по кадрам.

Полезные ссылки и нормативные акты

• Приказ Минтруда России от № 320н (КонсультантПлюс)
• Приказ Минтруда России № 320н на ГАРАНТ.РУ
• Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
• Портал «Госуслуги»