Внешнее совместительство – это работа у другого работодателя‚ помимо основного места трудовой деятельности․ В трудовой книжке отражаются сведения о такой работе‚ но порядок их внесения имеет свои особенности․ Ниже подробно рассмотрены законодательные основания‚ кто и когда делает запись‚ какие документы необходимы‚ а также приведены образцы заполнения․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 65 – определяет понятие внешнего совместительства и порядок ведения трудовой книжки;
• Постановление Минтруда России от № 825н – утверждает форму трудовой книжки и порядок заполнения;
• Инструкция по заполнению трудовой книжки (утв․ Приказом Минтруда России от № 825н) – содержит требования к графам и образцы записей;
• ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – подчеркивает значение трудовой книжки для расчёта пенсии․

Согласно пункту 3 части 1 статьи 65 ТК РФ‚ запись о работе по внешнему совместительству вносится только по месту основной работы работника‚ а не по месту совместительства․

Кто и когда вносит запись

1. Основной работодатель (тот‚ у кого трудовая книжка хранится) делает запись после получения от работника подтверждающего документа о приёме на работу по внешнему совместительству․
2. Запись вносится в день получения такого документа (или в следующий рабочий день‚ если документ получен после окончания рабочего дня)․
3. Если работник уволен с места совместительства‚ основной работодатель вносит запись об увольнении по совместительству на основании справки (копии приказа) от совмещающего работодателя․

Важно: работодатель по совместительству не имеет права вносить записи в трудовую книжку работника (ч․ 3 ст․ 65 ТК РФ)․

Необходимые документы

• Копия приказа о приёме на работу по внешнему совместительству (или трудовой договор‚ заверенный копией приказа);
• Справка от работодателя‑совместителя‚ подтверждающая факт работы (может быть запросом в свободной форме‚ но с реквизитами организации и подписью руководителя);
• Заявление работника о желании внести запись о внешнем совместительстве (не обязательно‚ но рекомендуется для внутреннего документооборота)․

Все документы должны быть заверены подписью и печатью организации‑совместителя (если у неё есть печать)․ Если печать отсутствует‚ достаточно подписи руководителя и указания её расшифровки․

Порядок внесения записи

1. Получить от работника подтверждающий документ о приёме на работу по внешнему совместительству․
2. Проверить документ на соответствие требованиям (дата‚ наименование организации‚ должность‚ реквизиты приказа)․
3. Определить номер записи в трудовой книжке (после последней сделанной записи)․
4. Заполнить графы трудовой книжки согласно образцу (см․ ниже)․
5. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и дату внесения записи․
6. При необходимости поставить печать организации (если трудовая книжка ведётся в бумажном виде и требуется печать)․

Образец заполнения графами трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие графы:

1. Графа 1 – номер записи;
2. Графа 2 – дата приёма на работу (или дата изменения условий работы);
3. Графа 3 – сведения о работе (наименование организации‚ должность‚ вид работы);
4. Графа 4 – реквизиты документа‚ на основании которого сделана запись (номер и дата приказа‚ либо номер и дата трудового договора)․

Пример записи о приёме на внешнее совместительство

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Работа по должности бухгалтера во внешнем совместительстве в ООО «Альфа‑Консалтинг»
Графа 4: Приказ № 45 от о приёме на работу по внешнему совместительству

Пример записи о изменении основного места работы (совместительство становится основным)

Графа 1: 13
Графа 2: 
Графа 3: Работа по должности бухгалтера стала основной
Графа 4: Приказ № 78 от о переводе на основную работу

Пример записи об увольнении с места внешнего совместительства

Графа 1: 14
Графа 2: 
Графа 3: Уволен с работы по внешнему совместительству в ООО «Альфа‑Консалтинг» по собственному желанию
Графа 4: Справка от ООО «Альфа‑Консалтинг» от № СВ‑2026/11

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР․ При внешнем совместительстве:

• Запись о работе по совместительству в ЭТК вносит только основной работодатель на основании документов‚ полученных от совмещающего работодателя;
• Совмещающий работодатель не передаёт данные в ПФР о работе сотрудника по совместительству;
• Работник может самостоятельно загрузить в свой личный кабинет на портале «Работа в России» копию приказа о совместительстве‚ но это не заменяет запись‚ сделанную основным работодателем․

Формат записи в ЭТК аналогичен бумажному виду: указываются дата‚ наименование организации‑совместителя‚ должность‚ реквизиты подтверждающего документа․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать запись о внешнем совместительстве без заявления работника?

Да‚ запись делается на основании предоставленного работником документа (приказа‚ договора‚ справки)․ Заявление не является обязательным‚ но может использоваться для внутреннего учёта․

Что делать‚ если работник предоставил только трудовой договор без приказа?

Трудовой договор‚ заверенный копией приказа о приёме (или сам договор с указанием номера и даты приказа‚ если он упоминается в договоре)‚ считается достаточным основанием для внесения записи․

Нужно ли ставить печать трудовой книжки при записи о совместительстве?

Печать ставится только если трудовая книжка ведётся в бумажном виде и организация‑работодатель использует печать при оформлении кадровых документов․ При отсутствии печати достаточно подписи уполномоченного лица․

Как отразить переход с внешнего совместительства на внутреннее?

Сначала вносится запись об увольнении с внешнего совместительства (по основному месту работы)․ Затем‚ если работник принимаеться на внутреннее совместительство у того же работодателя‚ запись делается как обычное внутреннее совместительство (в графе 3 указывается «Внутреннее совместительство по должности …»)․

Влияет ли запись о внешнем совместительстве на расчёт стажа?

Да․ Периоды работы по внешнему совместительству учитываются в общем страховом стаже для назначения пенсии‚ если они подтверждены документально и внесены в трудовую книжку (или ЭТК)․

Практический чек‑лист для кадровика

• Получить от работника документ‚ подтверждающий факт внешнего совместительства (приказ‚ договор‚ справка)․
• Проверить реквизиты документа (дата‚ номер‚ наименование организации‚ должность)․
• Определить следующий номер записи в трудовой книжке․
• Заполнить графы 1‑4 согласно образцу․
• Поставить подпись и дату внесения записи․
• При необходимости поставить печать организации․
• Сделать копию документа и приложить к личному делу работника․
• При переходе на основное место работы – внести запись об изменении основной работы (см․ пример выше)․
• При увольнении с места совместительства – внести запись об увольнении на основании справки от совмещающего работодателя․

Внесение записи о внешнем совместительстве в трудовую книжку – процедура‚ регламентированная Трудовым кодексом РФ и инструкцией по заполнению трудовых книжек․ Основной работодатель обязан сделать запись только после получения подтверждающего документа от работника‚ а работодатель‑совместитель такого права не имеет․ Соблюдение порядка заполнения гарантирует корректный учёт трудового стажа‚ что напрямую влияет на будущие пенсионные выплаты и социальные гарантии работника․

Следуя представленным выше рекомендациям‚ образцам и чек‑листу‚ кадровики и специалисты по кадрам смогут оформить записи о внешнем совместительстве быстро‚ без ошибок и в полном соответствии с действующим законодательством․