В условиях современного трудового законодательства Российской Федерации правильная организация работы с трудовыми книжками остается критически важной задачей для любого работодателя. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот не ушел в прошлое полностью, а требования к ответственности за хранение бланков строгой отчетности только усилились. Самое главное помнить, что отсутствие назначенного ответственного лица может повлечь за собой серьезные штрафы и проблемы при проверках.
В данной статье мы подробно разберем процедуру назначения, права и обязанности ответственного лица, а также предоставим актуальные образцы приказов с учетом требований 2025-2026 годов.
Законодательная основа и необходимость назначения
Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек несет работодатель. Однако непосредственное исполнение этих функций должно быть делегировано конкретному сотруднику.
Ключевые нормативные акты гласят:
- Ответственность за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.
- Назначение производится приказом (распоряжением) работодателя.
- Бланки трудовых книжек и вкладышей являються документами строгой отчетности и должны храниться в условиях, исключающих возможность их хищения или порчи.
Важно: Даже если в организации всего один сотрудник или она перешла на электронные книжки, приказ о назначении ответственного за хранение бланков и работу с оставшимися бумажными версиями обязателен.
Кто может быть назначен ответственным лицом?
Законодательство не содержит жестких ограничений относительно должности сотрудника, который будет отвечать за трудовые книжки. Однако, исходя из сложившейся практики и требований к квалификации, на эту роль чаще всего назначают:
- Специалиста по кадрам (инспектора ОК) — наиболее распространенный вариант, так как ведение трудовых книжек является частью его должностных обязанностей.
- Бухгалтера, часто встречается в малых организациях, где отдельного кадровика нет.
- Самого работодателя (руководителя) — если в штате нет других сотрудников или организация очень маленькая.
- Индивидуального предпринимателя — при отсутствии наемных работников, отвечающих за кадры, ИП по умолчанию является ответственным лицом.
- ФИО и должность назначаемого сотрудника.
- Конкретный перечень обязанностей (ведение, хранение, учет, выдача).
- Право подписи в трудовых книжках.
- Право пользования печатью организации (при ее наличии) для заверения записей.
- Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них Иванову Марью Петровну, специалиста отдела кадров.
- Возложить на Иванову М.П. следующие обязанности:
- Внесение записей в трудовые книжки работников при приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.
- Заверение записей подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
- Организация учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведение приходно-расходной книги).
- Обеспечение сохранности бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.
- Выдача трудовых книжек работникам при увольнении.
- Предоставить Ивановой М.П. право подписи в трудовых книжках и право использования печати отдела кадров (или основной печати организации) для заверения записей в трудовых книжках.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
- Ведение записей: Все записи должны вноситься аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи должны быть продублированы на русском языке (если требуется).
- Заверение: Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (п. 36 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- Хранение: Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности. Бланки выдаются ответственному лицу по его заявке;
- Учет: Обязательно ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Если обязанности по ведению трудовых книжек возлагаются на сотрудника, чья основная должность не предполагает этой работы (например, бухгалтер или секретарь), это должно быть отражено в его трудовом договоре или дополнительном соглашении, а также в должностной инструкции.
Может ли ответственный вести свою собственную трудовую книжку?
Частый вопрос: может ли сотрудник, назначенный ответственным, сам вносить записи в свою трудовую книжку при приеме и увольнении? Нет, не может. В этом случае записи заверяются подписью работодателя (руководителя организации) или иного уполномоченного лица. Это необходимо для исключения конфликта интересов и обеспечения объективности записей.
Процедура назначения: пошаговый алгоритм
Процедура оформления ответственного лица состоит из нескольких этапов:
Шаг 1. Издание приказа
Основанием для начала работы ответственного лица является приказ руководителя организации. В приказе должны быть четко прописаны:
Шаг 2. Ознакомление сотрудника
Назначенное лицо должно быть ознакомлено с приказом под роспись. Также рекомендуется провести инструктаж по правилам ведения и хранения трудовых книжек.
Шаг 3. Передача дел (если применимо)
Если в организации ранее уже было ответственно лицо, необходимо составить акт приема-передачи трудовых книжек и бланков строгой отчетности. В акте фиксируется точное количество имеющихся документов на момент передачи.
Образец приказа о назначении ответственного лица (2026 год)
Ниже представлен актуальный образец приказа, который можно адаптировать под нужды вашей организации.
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕКТОР»
(ООО «Вектор»)
ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва
«22» мая 2026 г.
О назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
В целях обеспечения правильного ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, а также во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор _______________ /Петров С.И./
С приказом ознакомлена:
Специалист отдела кадров _______________ /Иванова М.П./
«22» мая 2026 г.
Особенности работы ответственного лица
Лицо, назначенное приказом, обязано соблюдать следующие правила:
Что делать, если ответственный увольняется?
При увольнении ответственного лица необходимо издать новый приказ о назначении другого сотрудника. До момента издания нового приказа и передачи дел ответственность за сохранность документов несет работодатель. Обязательно составляется акт приема-передачи с пересчетом всех единиц хранения.
Ответственность за нарушения
Небрежное отношение к ведению трудовых книжек или отсутствие назначенного ответственного лица может привести к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц могут достигать 50 000 рублей за каждое нарушение, а при повторном нарушении — до 70 000 рублей. Кроме того, возможна материальная ответственность работодателя перед работником в случае утери трудовой книжки.
Резюмируя: своевременное издание приказа о назначении ответственного лица — это не просто формальность, а необходимая мера защиты бизнеса и гарантия соблюдения прав работников. Используйте приведенный выше образец, чтобы привести документооборот вашей компании в соответствие с требованиями 2026 года.