С 2021 года в России начался переход на новую систему учёта трудового стажа — электронную трудовую книжку (ЭТК). Этот процесс не просто модернизировал бумажный документ, а кардинально изменил подход к кадровому учёту. Одним из ключевых принципов новой системы является фраза, которую нужно запомнить каждому работнику и работодателю: «Трудовая книжка одна». Что это значит? Почему нельзя иметь две книжки? И как это влияет на вашу пенсию, трудовой стаж и права как работника? Разберёмся подробно.

Что значит «Трудовая книжка одна»?

Фраза «Трудовая книжка одна» — это не просто рекламный слоган, а законодательное требование Трудового кодекса РФ и нормативных актов Пенсионного фонда России. Суть проста:

• У каждого гражданина может быть только одна трудовая книжка — будь то бумажная или электронная.
• Невозможно иметь одновременно две активные трудовые книжки: одну бумажную и одну электронную, если вы не оформили переход в установленном порядке.
• Все записи о вашей трудовой деятельности, независимо от того, где вы работали, сводятся в один электронный реестр, привязанный к вашему СНИЛС.

Это означает, что даже если вы работаете одновременно в трёх компаниях — по основному месту и двум по совместительству — все записи будут в одной ЭТК. Никаких дублей, никаких «потерянных» мест работы. Система сама объединяет всё под вашим индивидуальным номером СНИЛС.

Когда оформляется электронная трудовая книжка?

С 1 января 2021 года при первичном трудоустройстве работодатель обязан оформить сотруднику только электронную трудовую книжку. Это правило действует и в 2026 году.

Если вы устраиваетесь на работу впервые — вам не выдадут бумажную книжку. Вместо этого:

1. Вы предоставляете паспорт, СНИЛС и ИНН.
2. Работодатель регистрирует вас в системе Пенсионного фонда РФ.
3. Ваша ЭТК создаётся автоматически на основе данных СНИЛС.
4. Вы получаете доступ к личному кабинету на сайте ПФР или Госуслугах.

Важно: если вы уже имели бумажную трудовую книжку до 2020 года, вы можете сохранить её и продолжать её вести. Но при этом вы можете перейти на ЭТК, подав заявление работодателю. После перехода бумажная книжка становится архивной, новые записи в неё уже не вносятся.

Можно ли иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?

Да, но только в одном случае — если вы не подали заявление о переходе на ЭТК.

Согласно закону, если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести оба варианта одновременно. Это значит:

• Все кадровые события (приём, увольнение, переводы) фиксируются в бумажной книжке и в электронной базе ПФР.
• Это создаёт дополнительную нагрузку на кадровую службу, но гарантирует сохранность данных в бумажном виде.

Однако с 2026 года такая практика становится всё менее распространённой. Большинство работодателей, особенно крупные компании, уже перешли на 100% электронный документооборот. Бумажная книжка теперь — это скорее исключение, а не правило.

Когда бумажная книжка всё ещё нужна?

• При выдаче дубликата, если оригинальная книжка утеряна или повреждена, работодатель выдаёт новый бумажный бланк с копией всех записей.
• Для работников, которые не хотят переходить на ЭТК — они подают письменное заявление об отказе от электронного формата.
• Для некоторых категорий граждан — например, для тех, кто работает в сельской местности с ограниченным доступом к интернету, или для пожилых людей, не пользующихся цифровыми сервисами.

Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке?

Доступ к ЭТК — это право каждого гражданина. Получить информацию о своём трудовом стаже можно тремя способами:

1. Через портал Госуслуги — войдите в личный кабинет, перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Выписка из электронной трудовой книжки» → нажмите «Получить выписку».
2. Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ — требуется подтверждённая учётная запись.
3. Через МФЦ — при обращении с паспортом и СНИЛС вы получите распечатанную выписку в течение 3 рабочих дней.

Выписка из ЭТК содержит:

• ФИО, СНИЛС, ИНН
• Все места работы с датами приёма и увольнения
• Должности и специальности
• Основания для прекращения трудовых отношений
• Сведения о переводах и наградах (если они вносились)

Важно: выписка оформляется в течение 3 рабочих дней, но чаще всего — в течение нескольких минут после запроса через Госуслуги или ПФР.

Как работодатель ведёт электронную трудовую книжку?

Работодатель обязан:

• Вносить все кадровые события в Единую информационную систему ПФР в течение одного рабочего дня после издания приказа.
• Использовать только утверждённые коды ОКЗ (Общероссийского классификатора занятий) и формы приказов.
• Обеспечить доступ сотрудника к его ЭТК — например, направить ссылку на выписку или предоставить распечатку.
• Сохранять электронные копии всех приказов и документов в архиве не менее 75 лет.

В программе 1С:ЗУП и других кадровых системах теперь есть специальные модули для работы с ЭТК. Кадровик должен выбрать в настройках: «Вести ЭТК» — и система автоматически передаёт данные в ПФР.

Что делать, если в ЭТК есть ошибка?

Ошибки в трудовой книжке — это серьёзная проблема. Они могут повлиять на размер пенсии, право на льготы, приём на новую работу.

Если вы обнаружили неточность:

1. Обратитесь к последнему работодателю, который вносил запись.
2. Подайте письменное заявление с просьбой исправить ошибку.
3. Приложите подтверждающие документы: приказы, трудовые договоры, справки.
4. Работодатель обязан исправить ошибку в течение 5 рабочих дней и направить исправленные данные в ПФР.

Если работодатель отказывается — обращайтесь в трудовую инспекцию или в Пенсионный фонд с жалобой.

Почему «Трудовая книжка одна» — это хорошо?

Преимущества единой электронной трудовой книжки очевидны:

• Нет потери документов — даже если вы потеряли бумажную книжку, ваши данные сохранены в базе ПФР.
• Мгновенный доступ — вы можете получить выписку в любое время, не ждая работодателя.
• Автоматизация — при смене работы новые данные поступают в систему без ручного ввода.
• Прозрачность — вы сами контролируете, какие записи внесены в вашу ЭТК;
• Безопасность — данные защищены, доступ есть только у вас и у уполномоченных органов.

Для работодателей — это снижение административной нагрузки, уменьшение рисков ошибок и штрафов за нарушения кадрового учёта.

Что будет с бумажными книжками в будущем?

С 2026 года бумажные трудовые книжки не отменены, но их роль постепенно сводится к архивной функции. Новые сотрудники получают только ЭТК. Бумажные книжки остаются у тех, кто:

• Работал до 2021 года и не подал заявление на переход;
• Работает в организациях, где по уважительным причинам (например, отсутствие интернета) невозможно вести ЭТК;
• Получил дубликат бумажной книжки после утраты оригинала.

В будущем, вероятно, бумажные книжки будут использоваться только при выдаче дубликатов или для специальных категорий граждан — например, для пенсионеров, которые не пользуются цифровыми сервисами.

Фраза «Трудовая книжка одна» — это не просто правило, это гарантия вашей правовой защищённости. В эпоху цифровизации, когда всё переходит в онлайн, ваш трудовой стаж больше не зависит от бумажного листка, который можно потерять, испортить или подделать.

Ваша электронная трудовая книжка — это ваша цифровая биография в мире труда. Она объединяет все ваши места работы, все ваши достижения, все ваши периоды трудовой деятельности — в одном месте, доступном вам в любое время.

Что делать прямо сейчас?

1. Проверьте, есть ли у вас ЭТК — зайдите на сайт www.pfrf.ru или Госуслуги.
2. Если вы ещё не подавали заявление — подумайте: стоит ли сохранять бумажную книжку или перейти на ЭТК?
3. Если нашли ошибку — немедленно обращайтесь к работодателю.
4. Сохраните свои логин и пароль от личного кабинета ПФР — это ваш ключ к будущей пенсии.

Помните: одна трудовая книжка — одна история. И она принадлежит только вам.