Важно! Настоящая статья основана на редакции Приказа Минтруда России от № 320н, который является ключевым документом, регулирующим правила работы с трудовыми книжками. Документ зарегистрирован в Минюсте РФ (№ 63748) и действует в актуальной редакции.

Что утверждает Приказ № 320н?

Данный приказ утверждает два основных документа:

1. Форму трудовой книжки (для бумажного носителя).
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек — это и есть основной «правильный документ», который описывает, как, когда и что вписывать.

Основные изменения и нововведения (сравнение со старыми правилами)

Форма и структура новой книжки

• Объем вкладыша: 12 разворотов (24 страницы) для записей о работе и 5 разворотов (10 страниц) для записей о награждениях.
• На первой странице — фото работника, его анкетные данные.
• Четкое разделение на две части: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
• Все записи делаются разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений.

Порядок заполнения (самое важное!)

Согласно Разделу II-IV Порядка № 320н, записи производятся в строгом соответствии с нижеуказанными правилами.

📝 Запись о приеме на работу (образец по новым правилам):

📝 Запись об увольнении (образец):

⚠️ Критические требования к записям:

• Дата проставляется в формате «число» «месяц» «год» (например, 15 марта 2026 г.).
• Должность указывается точно по штатному расписанию.
• Основание — обязательно ссылка на пункт статьи Трудового кодекса РФ или конкретный пункт локального акта.
• Подписи обязательны: работника и лица, ответственного за ведение книжек (часто это кадровик).
• Запрещено: делать исправления, дописки, неразборчивый почерк, использовать карандаш.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки (Раздел V Порядка)

Дубликат выдается в случае утраты оригинальной книжки. Порядок № 320н устанавливает строгий регламент:

1. Работник подает письменное заявление.
2. Работодатель (или архив) составляет справку со всеми сведениями о трудовой деятельности (на основании имеющихся документов);
3. Дубликат оформляется в новой форме (даже если оригинал был старого образца).
4. На первой странице дубликата делается запись: «Дубликат трудовой книжки серии ___ № ___ выдан в связи с утратой трудовой книжки серии ___ № ___».
5. Все записи в дубликате копируются из справки в том же порядке и с теми же формулировками, что и в оригинале.
6. Дубликат подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

Учет и хранение трудовых книжек в организации

Приказ № 320н обязывает работодателя вести строгий учет.

Обязательные журналы и книги:

• Журнал регистрации выдачи трудовых книжек — фиксируется факт выдачи каждой книжки (новой или дубликата) работнику под роспись.
• Книга (журнал) учета движения трудовых книжек, более детальный учет: кто получил, когда вернул (при увольнении), состояние книги.
• Журнал регистрации вкладышей (если используются отдельные вкладыши для награждений).

Место хранения:

Трудовые книжки (и дубликаты) хранятся в отделе кадров (бухгалтерии) в сейфе или закрытом шкафу, обеспечивающем сохранность от огня, воды и несанкционированного доступа. Доступ только для ответственных лиц.

Обязанности работодателя и ответственность

Согласно Порядку № 320н, работодатель обязан:

• Выдавать работнику трудовую книжку при приеме на работу (если у него ее нет).
• Вести записи в книжке не позднее дня издания приказа (распоряжения) о приеме/увольнении/переводе.
• Оформлять запиись о каждой награждении (премировании) на основании соответствующего документа.
• При увольнении в день увольнения вернуть работнику его трудовую книжку с внесенными записями под роспись в журнале.
• По письменному заявлению работника предоставлять ему сведения о трудовой деятельности в виде выписки из трудовой книжки или справки.

За нарушения правил ведения трудовых книжек (неправильные записи, задержка выдачи, утрата) работодатель несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).

Права работника

Работник имеет право:

• Требовать правильного и своевременного оформления записей.
• Получить дубликат в случае утраты.
• Получить выписку из трудовой книжки (справку) в любой момент.
• Обжаловать неправильные записи через суд или государственную инспекцию труда (ГИТ).

Приказ Минтруда РФ № 320н установил четкие, единые для всей страны правила работы с трудовыми книжками. Для работодателя это — инструкция по действию, для работника — гарантия сохранности и достоверности его трудового стажа.

Главное на практике:

1. Используйте только новые бланки (с ).
2. Заполняйте записи в день издания приказа, четко, без ошибок.
3. Всегда указывайте конкретное основание (статья ТК РФ, пункт приказа).
4. Ведите обязательные журналы учета.
5. Храните книги в безопасном месте.

Следуя этому Порядку, вы обеспечиваете юридическую чистоту кадрового документооборота и защищаете трудовые права работников.

Статья подготовлена на основе официального текста Приказа Минтруда России от № 320н (в ред. на 2026 г.) и разъяснений контролирующих органов. Для получения официального документа рекомендуется обращаться к актуальным редакциям на портале правовой информации (pravo.gov.ru).