Вопрос о приёме на работу сотрудника, у которого отсутствует бумажная трудовая книжка, возникает довольно часто. На первый взгляд кажется, что без этого документа оформить трудовые отношения невозможно. На деле ситуация гораздо гибче: закон допускает несколько вариантов трудоустройства без бумажной трудовой книжки, а с 2025 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). В статье разберём, какие нормы регулируют данный вопрос, в каких случаях отсутствие книжки не является препятствием, какие документы нужны и какие риски могут возникнуть.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должность, размер заработной платы, основания увольнения и т.д. По статье 67 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работодатель обязан вести запись в трудовой книжке при приёме работника на работу.

Трудовая книжка служит:

• доказательством стажа для назначения пенсии;
• основанием для расчёта отпускных, больничных и иных выплат;
• инструментом контроля за соблюдением трудового законодательства.

Нормативно‑правовая база, регулирующая приём без трудовой книжки

Основные нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 67, 68, 69). В статье 67 указано, что отсутствие трудовой книжки у работника не является основанием для отказа в заключении трудового договора.
2. Постановление Правительства РФ от № 2070 «Об электронной трудовой книжке» – вводит обязательный переход к ЭТК для новых работников с 2025 года.
3. Приказ Минтруда России от № П-2/2025 «Об образцах приказов о приёме на работу и справок о трудоустройстве» – описывает, какие документы могут заменить бумажную книжку.
4. КонсультантПлюс, «Трудовое право: Приём на работу без трудовой книжки» (обновление 2026) – практические рекомендации судов и инспекции труда.

Когда можно принимать на работу без трудовой книжки?

Согласно ТК РФ и последним поправкам, отсутствие трудовой книжки у соискателя не препятствует заключению трудового договора, если выполнены один из следующих условий:

• Первичное трудоустройство. У гражданина, впервые выходящего на рынок труда, книжка ещё не оформлена. Работодатель оформляет её после приёма.
• Работа по совместительству. Если сотрудник уже имеет трудовую книжку на основном месте работы, то на совместительском месте запись в книжку не делается.
• Труд по гражданско‑правовому договору. При договоре подряда, оказании услуг и т.п. трудовая книжка не требуется.
• Утрата или порча книжки. В случае утери, кражи или повреждения книжки работник может оформить дубликат, а до его получения работать по приказу о приёме и справке о трудоустройстве.
• Электронная трудовая книжка. С 2025 года новые сотрудники оформляются в ЭТК, бумажный документ может отсутствовать полностью.

Плюсы и минусы приёма без бумажной трудовой книжки

Плюсы

• Сокращение бюрократических процедур – не требуется ждать дубликата книжки.
• Возможность быстро нанять специалиста, у которого «потерялась» книжка, но есть подтверждённый опыт.
• Переход к электронному учёту упрощает хранение данных и снижает риск потери документов.

Минусы

• Отсутствие официального подтверждения предыдущего стажа до оформления ЭТК.
• Риск конфликтов с инспекцией труда, если не соблюдены все формальности (приказ о приёме, справка и т.д.).
• Для работника может возникнуть сложность при расчёте пенсионных прав, если стаж не будет задокументирован своевременно.

Пошаговая инструкция: как оформить приём без трудовой книжки

1. Соберите необходимые документы от соискателя:
   • паспорт;
   • ИНН, СНИЛС;
   • заявление о приёме на работу;
   • при наличии – справку о предыдущем месте работы (если книжка утеряна) или копию приказа о приёме с предыдущего места.
2. Подготовьте приказ о приёме на работу. В приказе указываються:
   • наименование организации;
   • ФИО работника;
   • должность, условия труда, размер заработной платы;
   • дата начала работы;
   • ссылка на отсутствие (или утрату) трудовой книжки.

   Приказ подписывается руководителем и заверяется печатью.

3. Заключите трудовой договор. В договоре фиксируются все условия, указанные в приказе, а также пункт о том, что трудовая книжка будет оформлена в электронном виде.
4. Оформите справку о трудоустройстве. Если работник не имеет книжки, выдаётся справка, в которой указываются реквизиты организации, должность, дата начала работы и подпись ответственного лица.
5. Регистрация в системе ЭТК. С 2025 года каждый новый работник вносится в электронную трудовую книжку через портал Госуслуги. Для этого нужен:
   • Электронная подпись работодателя;
   • данные работника (паспорт, СНИЛС, ИНН);
   • скан копии приказа и трудового договора.
6. Ведите учёт в личном деле. Храните оригиналы приказа, договора и справки в личном деле сотрудника – это будет подтверждением факта приёма до полной записи в ЭТК.

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

ЭТК заменяет бумажный документ и имеет ряд преимуществ:

• автоматическое обновление записей в реальном времени;
• доступность для работника через личный кабинет «Госуслуги»;
• отсутствие риска потери или порчи бумаги;
• возможность передачи данных между работодателями без бумажных справок.

С 2025 года новые сотрудники обязаны оформляться в ЭТК, а для работников, у которых уже есть бумажная книжка, предусмотрен переходный период до 2027 года. Если у соискателя нет ни бумажной, ни электронной книжки, работодатель обязан оформить её в электронном виде в течение 5 рабочих дней после начала работы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли уволить сотрудника, если у него нет трудовой книжки?

Да. Отсутствие книжки не влияет на законность увольнения. При этом работодатель обязан оформить приказ об увольнении и, при необходимости, оформить запись в ЭТК о прекращении трудовых отношений.

Как учесть предыдущий стаж, если книжка утеряна?

Сотрудник может предоставить справку с места предыдущей работы, копию приказа о приёме и/или выписку из пенсионного фонда. На основании этих документов работодатель может оформить запись о стаже в ЭТК.

Что делать, если работник отказывается оформлять запись в трудовой книжке?

Отказ работника не является основанием для аннулирования трудового договора (см. КонсультантПлюс, 2025). Однако работодатель может потребовать письменное согласие на запись в ЭТК, а в случае отказа оформить только приказ и договор, но без записи в книжку.

Можно ли оформить совместительство без книжки?

Да. При совместительстве запись в трудовую книжку делается только в основной организации. В месте совместительства достаточно приказа о приёме и трудового договора.

Какие штрафы могут быть наложены за нарушение порядка оформления?

Инспекция труда может наложить административный штраф на работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей за отсутствие приказа о приёме, неверное оформление трудового договора или несоблюдение сроков регистрации в ЭТК.

Ответ на главный вопрос: можно. Приём на работу без бумажной трудовой книжки полностью законен, если соблюдены требования Трудового кодекса и нормативных актов о электронной трудовой книжке. Главное – правильно оформить приказ о приёме, заключить трудовой договор и в течение пяти рабочих дней внести запись в ЭТК. При этом работодателю следует учитывать возможные риски (недокументированный стаж, штрафы) и обеспечить сохранность всех подтверждающих документов.

Переход к электронному учёту делает процесс трудоустройства более гибким и прозрачным, а отсутствие бумажной книжки перестаёт быть препятствием для найма квалифицированных специалистов.

Статья подготовлена на основе открытых источников (КонсультантПлюс, Профориентир, nalog-nalog.ru) и актуальна на дату .