Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65 устанавливает, что при приёме на работу работник обязан представить трудовую книжку (или иной документ, подтверждающий трудовую деятельность).
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – вводит электронную трудовую книжку (ЭТК) и предусматривает переходный период, завершающийся 1 января 2026 года. После этой даты все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде, а бумажная книжка становится необязательной для первичного трудоустройства.
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑3682 – разъясняет порядок приёма на работу сотрудников с опытом, но без трудовой книжки (например, при утере документа или переходе на ЭТК).
• КонсультантПлюс, Парламентская газета, Контур.Экстерн и другие источники – подтверждают, что отсутствие трудовой книжки допустимо в определённых ситуациях (первичное трудоустройство, совместительство, работа по ГПД, восстановление утраченного документа и т.д.).

Когда допустим приём без трудовой книжки?

Первичное трудоустройство

Если гражданин впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года (или после полного перехода на ЭТК), трудовая книжка не требуется. Достаточно предъявить паспорт, СНИЛС, ИНН и, при необходимости, документы об образовании.

Работа по совместительству

При приёме на работу по совместительству сотрудник не обязан представлять трудовую книжку с основного места работы. Достаточно подтвердить факт основного занятия (например, справкой с места основной работы).

Труд по гражданско‑правовому договору (ГПД)

ГПД не подпадает под действие ТК РФ в части ведения трудовой книжки. Поэтому при оформлении договора подряда, авторского заказа или другого гражданско‑правового соглашения трудовая книжка не требуется.

Утрата или порча трудовой книжки

Если сотрудник потерял документ, он может предоставить заявление о выдаче дубликата. В период восстановления работодатель имеет право принять его на работу, оформив временное подтверждение стажа (например, справкой от предыдущего работодателя или выпиской из ПФР о стаже).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2026 года все трудовые отношения фиксируются в электронном виде. Если работник уже имеет ЭТК, но не предъявил выписку СТД‑Р, его можно принять на работу, однако учёт предыдущего стажа будет невозможен без предоставления выписки из ПФР.

Риски для работодателя при приёме без трудовой книжки

• Нарушение ст. 65 ТК РФ – возможен штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) либо дисквалификация на срок до 3 лет.
• Сложности с подтверждением стажа – при отсутствии документа трудовая история сотрудника может быть оспорена в суде (например, при взыскании невыплаченного заработка или при расчёте пособий).
• Проблемы при проверках государственных органов – трудовая инспекция может потребовать представления трудовой книжки или её аналога; отсутствие такого документа приведёт к предписанию о приведении документации в соответствие.
• Риски при увольнении – без трудовой книжки сложно оформить запись об увольнении, что может повлечь споры о дате прекращения трудового отношения и выплате компенсаций.

Поэтому, даже если закон допускает исключения, рекомендуется всегда стремиться к оформлению трудовой книжки (бумажной или электронной) в течение первых пяти рабочих дней после приёма.

Практический порядок оформления сотрудника без трудовой книжки

1. Запрос необходимых документов – паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании (если требуется по профессии), а также заявление о предоставлении трудовой книжки или о выдаче дубликата.
2. Определение основания для отсутствия книжки – фиксируем в приказе о приёме на работу причину (первичное трудоустройство, совместительство, ГПД, утрата документа и т.д.).
3. Составление трудового договора – в договоре указываем, что работник приступает к работе без трудовой книжки в связи с указанным основанием и обязуется предоставить документ в течение установленного срока (обычно 5 рабочих дней).
4. Оформление приказа о приёме на работу – в приказе делаем пометку об отсутствии трудовой книжки и о необходимости её предоставления.
5. Внесение данных в электронную трудовую книжку (если применимо) – работодатель обязан передать сведения о приёме в ПФР не позднее следующего рабочего дня.
6. Контроль предоставления документа – если сотрудник не предоставил трудовую книжку в срок, следует:
   • написать предупреждение;
   • при необходимости применить дисциплинарное взыскание;
   • в случае отказа – рассмотреть вопрос о расторжении трудового договора по основанию «невыполнение обязанности по предоставлению трудовой книжки» (ст. 81 ТК РФ).
7. Оформление дубликата или новой книжки – при утере документа сотрудник обращается к предыдущему работодателю или в МФЦ с заявлением о выдаче дубликата; новая книжка заполняется без записей о предыдущих местах работы (если стаж не подтверждён).

Особенности оформления пенсионеров и иностранных граждан

• Пенсионеры – закон не содержит исключений для пенсионеров; Если пенсионер принимается на основное место работы и работает более пяти дней, трудовая книжка должна быть заведена (или сделано электронное запись).
• Иностранные граждане – помимо трудовой книжки (или ЭТК) необходимы разрешение на работу, патент или виза, а также документ, подтверждающий право на трудовую деятельность в РФ. Отсутствие трудовой книжки не освобождает от этих требований.

Рекомендации для работодателей

• Всегда проверяйте наличие трудовой книжки или выписки СТД‑Р перед подписанием трудового договора.
• Если документ отсутствует, чётко фиксируйте причину и устанавливайте срок предоставления (не более 5 рабочих дней).
• Используйте электронный кадровый документооборот: передавайте сведения о приёме, переводе и увольнении в ПФР через систему «Союз‑Электронный документооборот».
• Обучайте кадровую службу правилам работы с ЭТК и порядку восстановления утраченных трудовых книжек.
• При сомнениях консультируйтесь с юристом или обращайтесь к актуальным разъяснениям Минтруда и Роструда.

Приём на работу сотрудника без трудовой книжки возможен, но только в строго определённых законом случаях: первичное трудоустройство, работа по совместительству, труд по ГПД, период восстановления утраченного документа или переход на электронную трудовую книжку. В остальных ситуациях отсутствие трудовой книжки constituye нарушение ТК РФ и может повлечь административные санкции, трудовые споры и сложности с подтверждением стажа.

С учётом завершения переходного периода на ЭТК с 1 января 2026 года, работодателям следует активно внедрять электронные трудовые книжки, обеспечивая своевременную передачу данных в ПФР и минимизируя риски, связанные с бумажным документооборотом. Соблюдение вышеописанного порядка позволит оформить трудовые отношения корректно, защитить интересы обеих сторон и избежать неприятных последствий.