Приём на работу – это процесс‚ требующий тщательного оформления документации. Один из ключевых документов – трудовая книжка. Но что делать‚ если соискатель приходит на собеседование и не предоставляет трудовую книжку? В этой статье разберём все юридические нюансы‚ требования и практические шаги‚ которые должны предпринять работодатели.
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону № 439‑ФЗ (п. 8)‚ оформление новой трудовой книжки обязательна для большинства категорий работников. Однако существуют случаи‚ когда её отсутствие не является препятствием для приёма:
- Работник переходит на электронную трудовую книжку (с 2021 года бумажная форма не обязана выдаваться впервые).
- Сотрудник имеет стаж‚ подтверждённый другими документами (трудовой договор‚ справка о работе и т.п.).
- Работник впервые поступает на работу в 2021 году и оформление бумажной книжки не требуется.
Тем не менее‚ даже в этих ситуациях работодатель обязан выполнить определённые процедуры.
Оформление новой трудовой книжки
Если соискатель не предоставил трудовую книжку‚ работодатель обязан:
- Получить письменное заявление от сотрудника‚ в котором указывается причина отсутствия книжки (утеря‚ кража‚ переход на электронную форму и т.д.).
- На основании заявления оформить новый бланк трудовой книжки в установленном порядке.
- Внести сведения о приёме в соответствующий раздел личного дела и поставить отметку о получении заявления.
- Уведомить сотрудника о готовности документа.
Документ должен быть оформлен в пятидневный срок с даты приёма‚ иначе работодатель рискует административной ответственностью.
Последствия работы без трудовой книжки
Отсутствие официально оформленной трудовой книжки создаёт ряд рисков как для работодателя‚ так и для сотрудника:
- Правовой статус сотрудника не подтверждается – в случае проверки трудовой инспекции работодатель может быть привлечён к ответственности.
- Не учитывается предыдущий стаж – если сотрудник не предоставил СТД‑Р или трудовую книжку‚ его прошлый стаж не будет зачтён.
- Риск судебных споров – в случае увольнения работник может оспорить факт отсутствия оформления.
По данным КонсультантПлюс (дело N 33‑29150/2014)‚ отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу‚ однако работодатель обязан в любом случае оформить её в установленном порядке.
Как правильно оформить приём без книжки?
Для юридически корректного приёма на работу без трудовой книжки следует выполнить следующие шаги:
- Собрать необходимые документы: паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ справка о предыдущей работе (если есть)‚ заявление о выдаче новой книжки.
- Запросить у сотрудника письменное объяснение причин отсутствия книжки.
- Оформить заявление в HR‑отдел и передать его в кадровую службу.
- Оформить новую трудовую книжку в соответствии с типовыми формами (пример – Форма: Трудовая книжка (фрагмент)‚ 2022‚ N 1).
- Внести сведения о приёме в личный кабинет сотрудника и в кадровую документацию.
- Уведомить сотрудника о готовности документа и получить его подпись о получении.
Важно помнить‚ что даже если сотрудник уже работает в компании‚ но не предоставил трудовую книжку‚ необходимо немедленно оформить её‚ иначе возможны штрафы и проблемы при проверках.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сразу заключить трудовой договор без книжки?
Закон позволяет заключить трудовой договор‚ но запись о приёме в трудовой книжке обязана быть сделана в течение пяти дней. Без неё договор считается оформленным некорректно.
Что делать‚ если сотрудник утверждает‚ что уже работает по электронной книжке?
В этом случае необходимо запросить подтверждение от предыдущего работодателя или выписку из электронного реестра. Если подтверждение недоступно‚ сотрудника можно оформить‚ но его предыдущий стаж не будет учитываться.
Какие документы запрашивать‚ если сотрудник не предоставил ни СТД‑Р‚ ни трудовую книжку?
Требуются:
- Паспорт и копия паспорта.
- СНИЛС.
- Справка о предыдущей работе (при наличии).
- Заявление о выдаче новой трудовой книжки.
Отсутствие у нового работника трудовой книжки – не повод для полного отказа в приёме‚ но требует строгого соблюдения процедуры. Работодатель обязан:
- Получить письменное заявление от сотрудника.
- Оформить новую книжку в установленный срок.
- Внести сведения в кадровую документацию.
- Убедиться‚ что все требования законодательства выполнены.
Только при соблюдении этих пунктов можно минимизировать юридические риски и обеспечить надёжную работу с персоналом.
Автор статьи: кадровый консультант‚ специалист по трудовому праву.