Приём на работу – один из ключевых кадровых процессов, от которого зависит не только корректное оформление трудовых отношений, но и соблюдение требований трудового законодательства. В 2026 году работодатели сталкиваются с двумя формами трудовых книжек: традиционной бумажной и электронной (ЭТК). Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, которая поможет избежать ошибок и оформить нового сотрудника в полном соответствии с нормативными актами.

Подготовка к приёму сотрудника

Прежде чем приступить к оформлению, необходимо собрать весь пакет документов и подготовить внутренние локальные акты.

• Запрос документов у кандидата:
  • паспорт (страница с фото и пропиской);
  • СНИЛС;
  • трудовая книжка (бумажная) или выписка из электронной трудовой книжки (СТД‑Р или СТД‑СФР);
  • ИНН (по требованию работодателя);
  • военный билет или справка о постановке на учёт (для мужчин призывного возраста);
  • образование и квалификационные документы (дипломы, сертификаты) – если требуются по должности.
• Подготовка внутренних документов:
  • трудовой договор (в двух экземплярах);
  • приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или произвольная, но с обязательными реквизитами);
  • локальные нормативные акты (должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, политика конфиденциальности и т.д.);
  • согласие на обработку персональных данных (ФЗ‑152).
• Проверка наличия свободного места в трудовой книжке:
  • Если места для новой записи нет, подготовить вкладыш (форма Т‑2) или воспользоваться дополнительным листом.

Пошаговая инструкция приёма на работу

1. Ознакомление с локальными актами. Перед подписанием трудового договора сотрудник должен получить копии должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов, под расписку.
2. Заполнение и подписание трудового договора. Договор составляется в двух экземплярах (один – у работника, второй – у работодателя). В договоре указываются:
   • наименование сторон;
   • должность, структурное подразделение;
   • дата начала работы;
   • оклад, система оплаты труда, премии и надбавки;
   • режим работы и время отдыха;
   • условия испытательного срока (если предусмотрен);
   • права и обязанности сторон;
   • условия расторжения договора.
3. Издание приказа о приёме на работу. Приказ оформляется в течение трёх рабочих дней с даты начала работы. В приказе указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • должность;
   • структурное подразделение;
   • дата приёма;
   • основание (трудовой договор № … от …);
   • подпись руководителя и печать организации (если есть).
4. Внесение записи в трудовую книжку. После получения трудовой книжки от сотрудника (или выписки из ЭТК) делается запись о приёме на работу. Заполняется раздел «Сведения о работе»:
   • дата приёма;
   • наименование организации (полное, как в учредительных документах);
   • структурное подразделение (если есть);
   • должность;
   • вид деятельности (по ОКВЭД);
   • номер и дата приказа о приёме;
   • подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

   При отсутствии места для записи используется вкладыш (форма Т‑2) или дополнительный лист, который также заверяется подписью и печатью.

5. Уведомление контролирующих органов. С 2021 года сведения о приёме на работу передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС‑1. Отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня после дня приёма.
6. Ознакомление с условиями труда и техникой безопасности. Проводится вводный инструктаж по охране труда, после чего сотрудник расписывается в журнале вводного инструктажа.
7. Выдача копий документов. Сотруднику выдаются копии трудового договора, приказа, локальных актов и, при необходимости, выписка из трудовой книжки (если он переходит на электронный формат).

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. Однако бумажная форма сохраняется в следующих случаях:

• сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет ЭТК;
• работник отказался от ведения электронной трудовой книжки и предоставил бумажную;
• требуется выдача дубликата или справки о стаже для внешних организаций (например, для получения пенсии).

При приёме сотрудника с ЭТК работодатель должен:

1. Получить выписку из электронной трудовой книжки (СТД‑Р или СТД‑СФР) – документ, подтверждающий текущий стаж и сведения о предыдущих местах работы.
2. Сделать пометку в бумажной трудовой книжке (если она есть) о переходе на электронный формат: «Перешёл на электронную трудовую книжку с … (дата)» и поставить подпись и печать.
3. Продолжить вести только электронные сведения о трудовой деятельности, передавая их в СФР через ЕФС‑1.
4. При необходимости выдать сотруднику бумажную трудовую книжку на руки (ст. 66 ТК РФ).

Образец записи в трудовой книжке о приёме на работу

Заполнение производится чёрной или синей пастой, разборчивым почерком. Ниже пример записи:

№ п/п Дата Наименование работодателя Структурное подразделение Должность, вид деятельности № и дата приказа Подпись
1 ООО «Главбух Ассистент» Отдел бухгалтерии Бухгалтер Приказ № 45 от _____________

Если места в основном бланке нет, используют вкладыш (форма Т‑2) с аналогичным содержанием.

Ответственность за нарушение порядка оформления

Нарушение требований по оформлению приёма на работу может повлечь:

• административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций;
• приостановление деятельности на срок до 90 дней (в случае грубых и повторных нарушений);
• трудовые споры с сотрудником, которые могут привести к выплате компенсаций и восстановлению на работе.

Поэтому рекомендуется:

• вести журнал приёма и увольнения сотрудников;
• регулярно проходить обучение кадровых специалистов по изменениям в ТК РФ и нормативных актах СФР;
• при необходимости привлекать внешних консультантов (аутсорсинг бухгалтерии и кадров).

Приём нового сотрудника с трудовой книжкой – это последовательный процесс, включающий сбор документов, оформление трудового договора и приказа, внесение записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) и передачу сведений в Социальный фонд России. Соблюдение всех этапов гарантирует легальность трудовых отношений, защищает права работника и минимизирует риски для работодателя.

Если у вас остались вопросы или вам нужна помощь в подготовке пакета документов, обращайтесь к специалистам аутсорсинга бухгалтерии и кадров – они подготовят все необходимые формы, проверят их соответствие актуальному законодательству и помогут избежать штрафов.