С 2020 года в России введён институт электронной трудовой книжки (ЭТК). Работник имеет право перейти с бумажного варианта на электронный и наоборот. Возникает вопрос: можно ли заверять (подтверждать подписью и печатью) бумажную трудовую книжку, если работник уже выбрал электронную? В статье рассмотрим нормативную базу, порядок действий работодателя, типичные ошибки и практические рекомендации.
Нормативно‑правовая база
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – устанавливает право работника получать сведения о своей трудовой деятельности у работодателя:
- на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (подпись ответственного лица, печать организации);
- или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) при её наличии у работодателя.
- Постановление Правительства РФ от № 2155 – регламентирует порядок перехода на ЭТК, порядок ведения записей в бумажной трудовой книжке при переходе и требования к заверению записей.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (и его актуализированные версии) – определяет требования к оформлению как бумажных, так и электронных документов, в т.ч. к заверенным копиям.
- Рекомендации Минтруда России (2020‑2024 гг.) – подчёркивают необходимость заверения записей в бумажной трудовой книжке при её выдаче в связи с переходом на ЭТК.
Что значит «заверять» трудовую книжку?
Заверение трудовой книжки подразумевает подтверждение подлинности записей, сделанных в ней, подписью уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров) и печатью организации. Это делается в двух случаях:
- При выдаче (или возврате) бумажной трудовой книжки работнику.
- При внесении в неё закрывающей записи о переходе на электронный вариант.
Если работник уже полностью перешёл на ЭТК, бумажная книжка может быть изъята, но иногда её сохраняют «для справки» или в случае, когда работник требует её в бумажном виде.
Переход на электронную трудовую книжку: порядок действий
Заявление работника
Работник подаёт письменное заявление о переходе на ЭТК. В заявлении указываются:
- ФИО, должность, табельный номер;
- Ссылка на личный кабинет в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК);
- Подтверждение согласия на обработку персональных данных.
Оформление закрывающей записи в бумажной книжке
После получения заявления кадровик вносит в бумажную трудовую книжку запись:
«Книга закрыта. С сведения о трудовой деятельности работника вносятся в электронный документ – электронную трудовую книжку. Запись сделана в соответствии с ст. 66.1 ТК РФ. _____________________/ФИО, должность (подпись) (печать)»
Эта запись обязательно заверяется подписью и печатью, иначе запись считается недействительной.
Выдача (или изъятие) бумажной книжки
Если работник просит оставить бумажную книжку «на всякий случай», она должна быть возвращена в том виде, в каком была получена, но с вышеуказанной закрывающей записью. Если же работник отказывается от бумажного варианта, книжка изымается и хранится у работодателя в архиве до момента, когда работник потребует её возврат.
Можно ли заверять трудовую книжку, если уже есть ЭТК?
Ответ – да, можно и нужно, но только в определённых ситуациях:
- Выдача бумажной книжки после перехода на ЭТК. Если работник требует бумажный документ (например, для предъявления в банк), работодатель обязан выдать её с заверённой закрывающей записью о переходе;
- Заверение копии трудовой книжки; При необходимости предоставить копию (например, в суде), копию следует заверить в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и ТК РФ – подпись ответственного лица и печать.
- Случайный запрос работодателя. Если новый работодатель требует подтверждения стажа, он может запросить выписку из ЭТК, а также заверенную бумажную запись о переходе.
Если же работник полностью отказался от бумажного варианта и не требует её, то заверять ничего не нужно – в системе ЭТК все записи уже подписаны УКЭП работодателя.
Как правильно заверить запись о переходе
Требования к подписи и печати
- Подпись – подпись должностного лица, ответственного за кадровый документооборот (обычно руководитель отдела кадров).
- Печать – официальная печать организации (если она используется).
- Дата – указывается в формате ««дд» месяца «мм» года» (например, «01 сентября 2026 года»).
Пример оформления записи
Запись о переходе на электронную трудовую книжку
Книга закрыта. С сведения о трудовой деятельности
работника Иванова И.И. (таб. № 12345) вносятся в электронный
документ – электронную трудовую книжку, зарегистрированную в
ПФР. Запись сделана в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
_____________________/Петров П.П., начальник отдела кадров
(подпись)
(печать организации)
Что делать, если у работодателя нет УКЭП?
В случае отсутствия усиленной квалифицированной электронной подписи у работодателя запись в ЭТК может быть подписана простой электронной подписью, но в бумажной книжке всё равно требуется обычная подпись и печать. При этом в выписке из ЭТК указывается, что документ подписан без УКЭП, но это не влияет на юридическую силу записи в бумажной книжке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заверять копию выписки из ЭТК?
Да, если копия предоставляется в официальных целях (суд, банк, миграционная служба). Копию заверяют так же, как любую другую официальную бумагу – подпись ответственного лица и печать.
Можно ли полностью избавиться от бумажной трудовой книжки?
Теоретически – да, если работник подписал заявление о переходе и не требует её возврата. Однако в практике работодатели часто сохраняют бумажный документ в архиве до тех пор, пока работник не потребует его обратно.
Что делать, если работник отказывается от ЭТК, но хочет оставить бумажную книжку?
Работодатель обязан оформить запись об отказе от ЭТК в бумажной книжке и заверить её. При этом в системе ЭТК будет сделана пометка о «отказе от электронного ведения», но основной документ останется бумажным.
Как проверить, что у кандидата действительно электронная трудовая книжка?
Работодатель может запросить у кандидата выписку из ЭТК через портал Госуслуги. Выписка должна быть подписана УКЭП работодателя (если она есть) или содержать отметку о подтверждении в системе ПФР.
Практические рекомендации для работодателей
- Подготовьте шаблон закрывающей записи. Храните его в кадровом отделе, чтобы быстро оформить переход.
- Обеспечьте наличие УКЭП. Это упростит процесс подписания электронных документов и повысит их юридическую силу.
- Ведите реестр переходов. В таблице фиксируйте ФИО, дату перехода, номер бумажной книжки, наличие подписи и печати.
- Обучите персонал. Кадровый отдел должен знать, когда и как заверять записи, а также какие документы требуются от работника.
- Храните бумажные книжки в архиве. Если работник отказался от бумажного варианта, книжка должна храниться в архиве не менее 5 лет (срок хранения трудовых документов).
Заверять трудовую книжку, даже если работник уже выбрал электронный вариант, не только можно, но и необходимо в ряде ситуаций: при выдаче бумажного документа, при оформлении закрывающей записи о переходе, а также при предоставлении копий в официальные органы. Нормативные акты (ст. 66.1 ТК РФ, постановление Правительства № 2155) и практические рекомендации Минтруда чётко регламентируют порядок действий. Соблюдение этих требований гарантирует юридическую чистоту кадровой документации и защищает интересы как работодателя, так и работника.
Автор статьи: Юрист по трудовому праву, специалист в области электронных документов
Дата публикации: