Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Приём на работу по контракту (срочный трудовой договор) имеет свои особенности оформления, в т.ч. и в части внесения записи в трудовую книжку работника. Ниже представлен подробный алгоритм, обязательные требования и практические рекомендации, актуальные на 2025 год.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 59‑61 – срочный трудовой договор);
Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (с изменениями на 2025 год);
Приказ Минтруда России № 123н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
Постановление Правительства РФ № 1155 от «О внесении изменений в порядок ведения электронных трудовых книжек».

Когда запись обязательна?

Запись о приёме на работу по контракту вносится в трудовую книжку в следующих случаях:

Если работник имеет papierную трудовую книжку (или комбинированный вариант – бумажная + электронная);
Если работник впервые устраивается на работу и у него ещё нет электронной трудовой книжки (ЭТК) – в этом случае сначала оформляется бумажная книжка, а затем данные переносятся в ЭТК;
Если работник уже имеет ЭТК, но по соглашению сторон ведётся дублирование записей в бумажном виде (например, по требованию работодателя или в рамках внутреннего регламента).

В случае, когда у работника уже есть действующая ЭТК и он согласен вести учёт исключительно в электронном виде, запись о приёме по контракту делается только в ЭТК, а бумажная книжка остаётся без изменений.

Содержание записи

Запись о приёме на работу по контракту должна содержать следующие реквизиты (в соответствии с Приказом № 123н):

Дата приёма на работу (число, месяц, год);
Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
Должность, на которую принят работник;
Вид трудового договора – срочный (контракт);
Срок действия контракта (например, «с по »);
Номер и дата трудового договора (например, «Договор № 123‑К от »);
Подпись уполномоченного лица (директор, руководитель кадровой службы) и печать организации (если предусмотрено).

Пошаговый алгоритм внесения записи

Подготовка документов:
- Трудовой договор (контракт) подписан обеими сторонами;
- Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или аналог);
- Трудовая книжка работника (бумажная или доступ к ЭТК).
Заполнение бумажной трудовой книжки (если требуется):
1. Открыть следующий свободный лист;
2. В колонке «Дата» указать день, месяц, год приёма;
3. В колонке «Наименование организации, должность» записать полное наименование работодателя и должность;
4. В колонке «Поступить» указать «поступил на работу по контракту (срочный трудовой договор) № ___ от ___»;
5. В колонке «Уволен» оставить пустым (заполняется при расторжении контракта);
6. Подписать запись уполномоченным лицом и поставить печать.
Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК):
1. Войти в личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в корпоративную систему кадрового учёта, интегрированную с ПФР;
2. Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Добавить запись»;
3. Заполнить поля:
  - Дата приёма;
  - Наименование работодателя (ИНН, КПП, ОГРН);
  - Должность;
  - Вид договора – «Срочный трудовой договор (контракт)»;
  - Срок действия (начало и окончание);
  - Номер и дата трудового договора;
  - При необходимости – приложить скан подписанного контракта.
4. Сохранить запись; система автоматически формирует подтверждающий документ (выписку из ЭТК), который можно распечатать или направить работнику.
Информирование работника:
- Выдать работнику копию приказа о приёме;
- Предоставить выписку из ЭТК (если запись внесена только туда);
- При наличии бумажной книжки – показать сделанную запись и получить подпись работника о получении информации.

Особенности оформления при приёме на работу впервые

Согласно Федеральному закону от , с 2021 года всем гражданам, впервые устраивающимся на работу, оформляется электронная трудовая книжка. Однако:

Если работник предъявляет бумажную трудовую книжку (выданную до 2021 года), её продолжают вести параллельно с ЭТК до момента её заполнения или до решения работника перейти полностью на электронный формат;
При приёме по контракту впервые устраивающемуся работнику в бумажную книжку делается запись о приёме, а затем данные автоматически переносятся в ЭТК через работодателя (если у организации настроен обмен данными с ПФР).

Ограничения и обязательные требования

Срок контракта – не может превышать 5 лет, если иное не предусмотрено законом (например, для руководителей организаций, сезонных работ и т.п.).
Продолжительность испытательного срока – при срочном договоре испытательный срок не может превышать половину срока контракта, но не более 3 месяцев.
Уведомление о расторжении – при окончании контракта работодатель обязан уведомить работника не позднее чем за 3 календарных дня до истечения срока (ст. 79 ТК РФ);
Запись о расторжении – после завершения контракта в трудовой книжке делается запись об увольнении по пункту «Истечение срока действия срочного трудового договора» с указанием даты и номера приказа об увольнении.

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Наименование организации, должность: ООО «ТехноСервис», инженер-программист
Поступил: поступил на работу по контракту (срочный трудовой договор) № 123‑К от 
Уволен: 
Подпись: _____________________ Печать: [круглая печать ООО «ТехноСервис»]

Пример записи в электронной трудовой книжке (вид формы)

Дата приёма:
ИНН работодателя: 7701234567
Наименование: ООО «ТехноСервис»
Должность: инженер-программист
Вид договора: Срочный трудовой договор (контракт)
Номер договора: 123‑К
Дата договора:
Срок действия: с по
Приказ о приёме: № 45‑К от
Файл: scan_contract_123-К.pdf (приложено)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли не вносить запись в бумажную трудовую книжку, если у работника есть ЭТК?: Да, если работник согласен вести трудовую деятельность исключительно в электронном виде и у него нет бумажной книжки или он отказался от её ведения. В этом случае запись делается только в ЭТК.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?: Необходимо выдать дубликат трудовой книжки (по форме Т‑2) на основании справки из ПФР о стаже и внести в дубликат все имеющиеся записи, включая те, что были сделаны ранее в ЭТК.
Как оформить запить, если контракт продлён?: При продлении срочного договора делается дополнительная запись о продолжении работы по тому же контракту с указанием нового срока действия и номера дополнительного соглашения.
Нужно ли ставить печать на запись в ЭТК?: Нет, в электронной трудовой книжке печать не ставится; достаточно подписи уполномоченного лица в системе и подтверждения через ЭЦП работодателя.

Запись в трудовой книжке о приёме на работу по контракту – важный этап оформления трудовых отношений, который требует соблюдения как формальных требований ТК РФ и нормативных актов о трудовой книжке, так и внутренних регламентов организации. Правильное внесение данных как в бумажную, так и в электронную форму трудовой книжки обеспечивает прозрачность трудового стажа, защищает права работника и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами;

Следуя представленному алгоритму и учитывая особенности 2025 года (обязательная ЭТК для первых трудоустройств, возможность ведения исключительно электронного учёта), кадровые службы смогут избежать ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек всех сотрудников, принятых по срочным трудовым договорам.