Несмотря на глобальную цифровизацию трудовых отношений и массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работники продолжают использовать традиционный бумажный формат. Прием на работу сотрудника с бумажной трудовой книжкой в 2025-2026 годах имеет ряд важных особенностей, которые обязан знать каждый работодатель и кадровик. В этой статье мы подробно разберем все правила, требования и нюансы оформления такого сотрудника.
Нормативная база: какие книжки оформляются сейчас?
Согласно ч. 8 ст; 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, на работников, которые впервые поступают на работу после 31 декабря 2020 года, работодатели ведут только электронные трудовые книжки. Бумажный вариант таким сотрудникам не оформляется вовсе.
Однако, если работник начал свою трудовую деятельность до 2021 года и в 2020 году не подал заявление о переходе исключительно на ЭТК, за ним сохраняется право на ведение бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан параллельно вести оба формата, и бумажный, и электронный.
Предъявление документа при приеме на работу
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ). Исключения составляют случаи:
- Трудовой договор заключается впервые (оформляется только ЭТК);
- Работник поступает на работу на условиях совместительства (бумажная книжка остается по основному месту работы).
Если сотрудник приносит бумажную трудовую книжку, работодатель не имеет права отказать в ее приеме и обязан внести соответствующие записи о приеме на работу.
Особенности заполнения бумажной трудовой книжки
Даже в 2025-2026 годах вопрос «трудовая книжка прием на работу, образец заполнения» остается актуальным для кадровиков. Правила заполнения бумажного документа строго регламентированы:
- Срок внесения записи. Запись о приеме на работу вносится не позднее недельного срока со дня приема на работу.
- Основание для записи. В графе 4 обязательно указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- Точность формулировок. Запись должна строго соответствовать штатному расписанию и трудовому договору (указание должности, структурного подразделения, характера работы).
- Заверение записей. После внесения записи о приеме (а также при увольнении) записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника.
Важное отличие от ЭТК
Если в электронную трудовую книжку запись появляется в момент подтверждения приема на работу через сервис Госуслуги (только после успешной проверки всех загруженных документов ПФР), то в бумажной трудовой книжке запись делается кадровиком вручную или с помощью печатной машинки/принтера в день издания приказа.
Подтверждение стажа и утеря документа
С помощью бумажной трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Это особенно важно для тех периодов работы, которые еще не были оцифрованы или возникли сбои в электронных базах.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена? В этом случае работодатель обязан оформить новый бумажный документ (дубликат). Для этого работник должен написать заявление. Если сотрудник потерял книжку после 2020 года, данные о его стаже можно выгрузить из электронной системы, однако дубликат бумажной книжки все равно придется завести, так как сотрудник не подавал заявление о переходе на ЭТК.
Специфические ситуации
Отправка трудовой книжки почтой при увольнении
Иногда в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте. Если сотруднику бумажная трудовая книжка отправлена почтой, нужно обязательно внести запись об этом в книге движения трудовых книжек и вкладышей в них. Пересылка допускается только с письменного согласия работника.
Прием на работу подростков на летние каникулы
Если подростка во время летних каникул берут на работу или подработку (временная работа по срочному трудовому договору) в организацию, и это его первое место работы, бумажная трудовая книжка на него не заводится — сведения ведутся только в электронном виде. Если же у подростка уже есть бумажная трудовая книжка (например, от предыдущей подработки до 2021 года), работодатель обязан внести в нее запись.
Договор ГПХ и трудовая книжка
Рассматривая особенности договора ГПХ (гражданско-правового характера) и его важность для работодателя и работника, важно помнить: договор ГПХ не является трудовым договором. Следовательно, запись о выполнении работ/оказании услуг по договору ГПХ в бумажную трудовую книжку не вносится, и стаж по такому договору для пенсии подтверждается самим договором и актами приемки-передачи.
Ответственность работодателя
За неправильное ведение, хранение, а также за несвоевременную выдачу бумажной трудовой книжки работодатель несет административную ответственность. Судебная практика (включая решения Шестого КСОЮ, рассматривающего споры о правомерности привлечения индивидуальных предпринимателей и юрлиц к ответственности) подтверждает: задержка выдачи трудовой книжки при увольнении может обернуться для работодателя не только штрафом, но и обязанностью выплатить работнику компенсацию за время вынужденного прогула.
Прием на работу сотрудника с бумажной трудовой книжкой требует от кадровика внимательности и соблюдения актуального законодательства. Несмотря на то, что с 2021 года при приеме на работу впервые специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, «бумажное наследие» еще долго будет сопровождать трудовые отношения. Главное правило — вести оба формата синхронно, не нарушать сроки внесения записей и бережно хранить документы сотрудников.