С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги․ К 2026 году большинство работодателей уже перешли на цифровой формат ведения трудовых книжек․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно принимать на работу сотрудников с учетом электронной трудовой книжки, какие документы необходимо оформлять и на что обратить особое внимание․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который содержит:

• Сведения о трудовой деятельности работника;
• Записи о приеме на работу, переводе, увольнении;
• Сведения о награждениях и поощрениях;
• Информацию о повышении квалификации;
• Другие важные данные о трудовом пути сотрудника․

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение электронных трудовых книжек:

1. Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
2. Постановление Правительства РФ от № 710 «О ведении трудовых книжек в электронном виде»;
3. Приказ Минтруда России от № 550н «Об утверждении форм сведений о трудовой деятельности»;
4. Письмо ФНС России от № БС-4-11/488 «О порядке представления сведений о трудовой деятельности»․

Порядок приема на работу с учетом электронной трудовой книжки

Определение формата трудовой книжки для нового сотрудника

При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен:

• Уточнить у работника, какой формат трудовой книжки он предпочитает: бумажный или электронный;
• Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, то обязательно оформляется только электронная трудовая книжка;
• Если у сотрудника уже есть трудовой стаж, он может выбрать один из трех вариантов:

1. Вести только электронную трудовую книжку — в этом случае бумажная трудовая книжка не оформляется;
2. Вести бумажную трудовую книжку — тогда все записи продолжают вноситься в бумажный вариант;
3. Вести обе формы одновременно — при этом бумажная трудовая книжка хранится у работодателя․

Документы, которые необходимо запросить у нового сотрудника

При приеме на работу с учетом электронной трудовой книжки работодатель должен запросить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании и (или) о квалификации;
• Трудовую книжку (если она есть у сотрудника);
• Справку о последнем месте работы (при необходимости)․

Оформление приема на работу

При оформлении приема на работу необходимо:

1. Заключить трудовой договор в письменной форме;
2. Издать приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а);
3. Ознакомить работника с локальными нормативными актами;
4. Сделать запись в трудовой книжке (если она бумажная) или передать сведения в СФР (если электронная);
5. Внести сведения о приеме на работу в систему СФР в течение 3 рабочих дней․

Особенности для бывших госслужащих

Если вы принимаете на работу бывшего государственного служащего, необходимо:

• Уведомить его бывшего работодателя о приеме на работу в течение 10 дней;
• Это необходимо сделать только при соблюдении двух условий:
• Если бывший госслужащий работал на должности, связанной с государственной тайной;
• Если он имеет доступ к сведениям, составляющим государственную тайну․

Как передавать сведения в Социальный фонд России?

Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде․ Это можно сделать:

• Через личный кабинет на сайте egisso․ru;
• Через специализированные бухгалтерские программы (например, 1С, Контур․Экстерн);
• Через электронные сервисы СФР;
• Через уполномоченных представителей․

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Работник может получить выписку из ЭТК:

• Через портал Госуслуги;
• Через личный кабинет на сайте es․pfrf․ru;
• Через мобильное приложение СФР;
• Через МФЦ;
• По запросу в бумажном виде в территориальном органе СФР․

Что делать, если сотрудник отказывается от электронной трудовой книжки?

Если сотрудник отказывается от ведения электронной трудовой книжки, работодатель должен:

1. Продолжать вести бумажную трудовую книжку;
2. Своевременно отчитываться по форме ЕФС-1 в СФР;
3. Вносить все записи в бумажную трудовую книжку;
4. Не требовать от работника перехода на электронный формат․

Ответственность за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек

За нарушение правил ведения электронных трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ) — штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
• Налоговая ответственность, штрафы за непредставление или несвоевременное представление сведений в СФР;
• Дисциплинарная ответственность — замечания, выговоры, увольнение для должностных лиц, ответственных за ведение трудовых книжек;
• Материальная ответственность, возмещение ущерба, причиненного неправильным ведением трудовых книжек․

Рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок при ведении электронных трудовых книжек, следуйте этим рекомендациям:

• Обучите сотрудников — проведите инструктаж для сотрудников отдела кадров и бухгалтерии по работе с ЭТК;
• Используйте современные программы, применяйте специализированные бухгалтерские программы (1С, Контур․Экстерн) для автоматизации процесса;
• Своевременно передавайте сведения — не допускайте просрочек при передаче данных в СФР;
• Контролируйте доступ — обеспечьте защиту данных в электронной трудовой книжке от несанкционированного доступа;
• Проводите регулярные проверки — сверяйте данные в ЭТК с фактическими записями в трудовых книжках;
• Учитывайте пожелания сотрудников — если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, предоставьте ему такую возможность;
• Следите за изменениями законодательства — регулярно проверяйте обновления в нормативных актах․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять на работу сотрудника без трудовой книжки?

Да, если это его первое трудоустройство после 1 января 2021 года․ В этом случае оформляется только электронная трудовая книжка․

Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?

Если у сотрудника нет СНИЛС, необходимо сначала получить его в территориальном органе Пенсионного фонда России․

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Да, если сотрудник изъявит такое желание․ Работодатель обязан предоставить ему бумажную трудовую книжку, если она ранее велась․

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Ошибки в ЭТК исправляются путем подачи уточняющих сведений в СФР․ Для этого необходимо:

1. Выявить ошибку;
2. Подготовить уточняющие документы;
3. Передать сведения в СФР;
4. Уведомить работника об исправлении․

Можно ли получить бумажную трудовую книжку на руки?

Да, если сотрудник выбрал бумажный формат․ В этом случае бумажная трудовая книжка выдается ему на руки, а все записи дублируются в электронном виде․

Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России․ Работодатели должны ответственно подходить к этому процессу, соблюдая все требования законодательства и учитывая пожелания сотрудников․

Помните, что:

• Электронная трудовая книжка — это не замена, а альтернатива бумажной;
• Переход на ЭТК возможен только с согласия работника;
• Все сведения должны передаваться в СФР своевременно;
• Работодатель несет ответственность за правильность ведения трудовых книжек;
• Сотрудник всегда может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги․

Если у вас остались вопросы по теме электронных трудовых книжек, обращайтесь к специалистам в области трудового права или к бухгалтерам, работающим с системой СФР․