Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Все больше сотрудников предпочитают использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), и работодателям необходимо быть готовыми к работе с ней. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс приема на работу сотрудника с ЭТК, особенности ведения и хранения информации, а также возможные трудности и способы их решения.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в электронном виде в базе данных Социального фонда России (СФР) и доступна работнику и работодателю через личный кабинет на портале Госуслуг или через специализированные сервисы.

Процесс приема на работу сотрудника с ЭТК: пошаговая инструкция

При приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо соблюдать определенную последовательность действий:

Шаг 1: Получение согласия на электронное ведение трудовой книжки.

Это первый и самый важный шаг. Работодатель должен получить от сотрудника письменное согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде. Это согласие должно быть оформлено в виде заявления, в котором сотрудник подтверждает свое желание использовать ЭТК.

Шаг 2: Регистрация нового сотрудника в системе.

Работодатель должен зарегистрировать нового сотрудника в системе ведения ЭТК. Это можно сделать через личный кабинет на портале Госуслуг или через специализированный сервис.

Шаг 3: Заполнение электронного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Сотрудник должен подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это заявление можно заполнить на портале Госуслуг или через специализированный сервис. В заявлении указываются сведения о предыдущих местах работы, стаже и заработной плате.

Шаг 4: Внесение записи о приеме на работу в бумажную трудовую книжку.

Несмотря на переход на ЭТК, работодатель все равно обязан внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку. Это необходимо для соблюдения законодательства и обеспечения возможности восстановления трудовой истории сотрудника в случае необходимости. Запись в бумажной трудовой книжке должна быть сделана в день приема сотрудника на работу.

Шаг 5: Отражение информации о ЭТК в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Работодатель должен отразить информацию о сотруднике с ЭТК в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с момента их возврата работодателю.

Какие документы нужны при приеме на работу сотрудника с ЭТК?

При приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо иметь следующие документы:

Паспорт сотрудника.
СНИЛС сотрудника.
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР).
Бумажная трудовая книжка (если сотрудник принес ее с собой).

Особенности ведения ЭТК

Доступность информации: Сотрудник может в любое время получить доступ к своей трудовой истории через личный кабинет на портале Госуслуг или через специализированный сервис.
Актуальность данных: Информация в ЭТК обновляется автоматически при внесении изменений в трудовые отношения (при приеме на работу, переводе, увольнении).
Безопасность: ЭТК защищена от несанкционированного доступа и изменений.
Возможность переноса данных: С 2021 года работники могут перенести записи о трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки в электронную.

Возможные трудности и способы их решения

Незнание сотрудником, как получить сведения о трудовой деятельности. Помогите сотруднику заполнить заявление на портале Госуслуг или предоставьте ему консультацию.
Ошибки при заполнении заявления. Внимательно проверьте заявление на наличие ошибок перед отправкой.
Проблемы с доступом к ЭТК. Помогите сотруднику восстановить доступ к личному кабинету на портале Госуслуг или обратитесь в Социальный фонд России.
Необходимость внесения исправлений в ЭТК. Внесите исправления в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или обратитесь в Социальный фонд России.

Важные даты и изменения в законодательстве

С 1 января 2021 года сведения о работе работников, устраивающихся впервые на работу, должны формироваться только в электронном виде.
С 7 марта 2021 года работники, выбравшие электронную трудовую, могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в развитии цифровой экономики. Работодателям необходимо быть готовыми к работе с ЭТК и соблюдать все требования законодательства. Внимательное отношение к процессу приема на работу сотрудника с ЭТК поможет избежать юридических и административных проблем и обеспечит комфортные условия труда для сотрудников.