Приём на работу сотрудника, у которого имееться бумажная трудовая книжка, требует соблюдения ряда нормативных требований ТК РФ и подзаконных актов․ Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на , с учётом рекомендаций Главбух Ассистент, Контур․Бухгалтерия, Контур․Экстерн и онлайн‑инспекции․рф․

Подготовительный этап

1. Запрос документов у кандидата:
   • паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
   • трудовая книжка (бумажная) или справка о трудовой деятельности (СТД‑Р) – если книжка электронная;
   • СНИЛС;
   • ИНН (по желанию работодателя);
   • дополнительные справки в зависимости от должности (медицинская книжка, сертификаты и т․д․)․
2. Проверка возрастных ограничений:
   • Общий минимум – 16 лет (ст․ 63 ТК РФ);
   • Для отдельных профессий могут действовать повышенные возрастные пороги (например, работа в вредных условиях – от 18 лет)․
3. Оценка возможности удалённой работы (если требуется) – в этом случае достаточно паспорта и СНИЛС, трудовая книжка может оставаться у прежнего работодателя․

Оформление трудового договора и приказа

1. Подготовьте трудовой договор в двух экземплярах (один – работнику, второй – работодателю)․ В договоре обязательно укажите:
   • наименование сторон;
   • должность, структурное подразделение;
   • дата начала работы;
   • оклад (или тарифную ставку), режим работы;
   • условия испытательного срока (если предусмотрен);
   • ссылки на коллективный договор, внутренние локальные нормативные акты․
2. Издано приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или произвольная, но с обязательными реквизитами)․ Приказ подписывается руководителем и кадровиком, затем передаётся сотруднику под подпись․
3. В течение одного рабочего дня после даты приказа необходимо:
   • внести запись о приёме в трудовую книжку (см․ ниже);
   • отправить форму СЗВ‑ТД о кадровом мероприятии в ПФР (электронно через личный кабинет или через сервис Контур․Экстерн)․

Запись в бумажную трудовую книжку

Согласно приказу Минтруда России № 320н (действует в 2026 году) запись о приёме на работу оформляется следующим образом:

1. В первом разделе трудовой книжки указывается порядковый номер записи (например, «1»)․
2. Во втором разделе – дата приёма (число, месяц, год) в формате ДД․ММ․ГГГГ․
3. В третьем разделе – информация о работодателе:
   • полное наименование организации (ИП или ООО);
   • ИНН и КПП (для юридических лиц);
   • адрес места работы․
4. В четвёртом разделе – должность, структурное подразделение, вид трудового договора (срочный/бессрочный)․
5. В пятом разделе – размер оклада (или тарифной ставки) и условия оплаты труда․
6. Запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она имеется)․

Важно: Запись о приёме можно вносить только после того, как сотрудник фактически отработал не менее пяти календарных дней (разъяснение онлайн‑инспекции․рф от )․ Если срок меньше – запись делается позднее, но не позднее дня, когда истёк пятидневный срок․

Ведение дополнительной документации

• Книга учёта движения трудовых книжек – в неё вносятся сведения о получении, выдаче и перемещении каждой трудовой книжки работника․
• Личная карточка Т‑2 – в третьем разделе карточки делается запись о приёме на работу; сотрудник знакомится с ней под подпись․ Это защищает работодателя от претензий о утере трудовой книжки при увольнении․
• Хранение копий документов (паспорт, СНИЛС, ИНН) в личном деле сотрудника в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных»․

Особенности приёма иностранных сотрудников

Если принимается иностранец, помимо перечисленных документов потребуется:

• миграционная карта;
• разрешение на работу или патент (в зависимости от категории пребывания);
• полис ДМС (при необходимости)․

Трудовая книжка для иностранных работников ведётся по тем же правилам, что и для граждан РФ, при условии, что у них есть бумажная трудовая книжка (или они предоставляют СТД‑Р)․

Пример записи о приёме на работу (образец)

ООО «Главбух Ассистент», ИНН 7701234567, КПП 770101001, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10
Должность: бухгалтер-аналитик, отдел финансового учёта
Вид договора: бессрочный трудовой договор
Оклад: 85 000 руб․ в месяц, выплата дважды в месяц

Подпись ______________________ М․П․ (печать организации)

Что делать, если сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки?

С 2021 года трудовые книжки могут вестись в электронном виде․ Если работник выбирает электронный формат, работодатель:

1. Получает СТД‑Р (выписку из электронной трудовой книжки) от сотрудника;
2. Вносит сведения о приёме в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России»;
3. Одновременно направляет форму СЗВ‑ТД в ПФР․

В этом случае книга учёта движения трудовых книжек не ведётся, но сохраняется обязанность хранить электронные выписки в личном деле сотрудника․

• Соблюдайте пятидневный срок перед внесением записи в бумажную трудовую книжку․
• Отправляйте СЗВ‑ТД не позднее одного рабочего дня после приказа․
• Ведите книгу учёта движения трудовых книжек и личную карточку Т‑2․
• При сомнениях обращайтесь к специалистам аутсорсинга бухгалтерии и кадров (например, Главбух Ассистент) – это снизит риск штрафов и ошибок в отчётности․

Следуя данной инструкции, вы сможете корректно оформить приём нового сотрудника с бумажной трудовой книжкой, минимизировать вероятность нарушений трудового законодательства и обеспечить прозрачность кадрового документооборота в вашей организации․