Вопрос о приёме сотрудника без трудовой книжки часто возникает у работодателей, особенно в условиях перехода на электронные формы оформления. Ниже представлено подробное разбор юридических норм, практических рекомендаций и возможных рисков.

Что говорит закон?

Согласно актуальной практике и официальным трактовкам Трудового кодекса РФ и Федерального закона № 439‑ФЗ от , в 2026 году:

• Для лиц, впервые поступающих на работу, вводится только электронная трудовая книжка. Бумажные формы оформлять не требуется.
• Приём на работу без трудовой книжки допускается лишь в ограниченных случаях и только для двух категорий работников.
• В случае нарушения требования о выдаче (или оформлении) трудовой книжки работник имеет право требовать компенсацию за убытки, а работодатель – административную ответственность.

Ключевые нормативные акты:

1. Ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ – установление порядка оформления трудовой деятельности.
2. Ч. 4 ст. 65 ТК РФ – требования к документальному оформлению трудовых отношений.
3. Ч. 8 ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ – порядок ведения электронных трудовых книжек.

Когда можно принимать без книжки?

Пояснения Роструда и практики судов показывают, что приём возможен только в следующих ситуациях:

• Утрата, повреждение или невозможность получения оригинальной бумажной трудовой книжки (например, она осталась дома, потеряна, испорчена).
• Первый рабочий день лица, которое никогда не работало и поэтому не имеет ни одной записи в книжке.

В этих случаях работодатель обязан:

1. Сразу оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в личном кабинете ПФР или в системе, утверждённой Минтрудом.
2. Сохранить подтверждение о её создании (скриншот, электронный документ).
3. В случае невозможности оформления ЭТК – оформить дубликат или новую бумажную книжку в соответствии с установленным порядком.

Как правильно оформить приём без книжки?

Ниже – пошаговая инструкция для работодателя.

Сбор документов

• Паспорт работника (или иной документ, подтверждающий личность).
• Справка о предыдущем месте работы (если есть).
• Согласие работника на создание электронной формы трудовой книжки.

Создание электронной трудовой книжки

1. Войти в личный кабинет ПФР (или в другую уполномоченную систему).
2. Выбрать пункт «Создать новую электронную трудовую книжку».
3. Ввести данные работника, указав дату начала работы.
4. Сохранить подтверждение (PDF, электронный документ).

Оформление документации

• Сотруднику выдаётся подтверждение о создании ЭТК (печатный лист или электронное сообщение).
• В трудовом договоре указывается ссылка на электронную форму и номер записи.
• Работодатель обязан в течение 30 дней внести сведения о трудовом договоре в персональный кабинет ПФР.

Какие риски связаны с работой без книжки?

Если работодатель не выполнит обязательства по оформлению трудовой книжки, возможны следующие последствия:

• Административная ответственность – штраф в размере от 10 000 до 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Требуется выплата компенсации работнику за убытки, возникшие из‑за задержки выдачи (например, расходы на поиск новой работы).
• В случае судебного разбирательства суд может признать недействительным трудовый договор, если в нём отсутствует ссылка на оформление трудовой книжки.

Что делать, если сотрудник отказывается оформлять книжку?

Если кандидат по личным причинам не желает вносить запись в трудовую книжку, работодатель может:

1. Предложить оформить договор гражданско‑правового характера (например, договор купли‑продажи или договор на выполнение работ), но только в случаях, когда такие формы действительно оправданы.
2. Установить совместительство (если сотрудник уже имеет другое место работы и получает доход от него).
3. Требовать предоставления копии предыдущей трудовой книжки или справки о её отсутствии, чтобы подтвердить законные основания.

Важно помнить, что работа по трудовому договору без трудовой книжки, как правило, невозможна. Любое иное оформление должно строго соответствовать нормативам ТК РФ.

Итак, можно ли брать на работу без трудовой книжки? – ответ:

• Да, но только в случае утраты, повреждения или невозможности получения оригинальной бумажной формы, а также для лиц, впервые поступающих на работу.
• В этих ситуациях необходимо создать электронную трудовую книжку и оформить её в установленном порядке.
• При любых других обстоятельствах отсутствие книжки считается нарушением трудового законодательства и влечёт административную ответственность.

Соблюдение вышеописанных требований позволяет работодателю законно привлекать персонал, минимизировать юридические риски и обеспечить прозрачность трудового отношения.