Приём сотрудника на работу – это процесс, сопровождаемый оформлением ряда обязательных документов. Один из ключевых документов – трудовая книжка. В неё вносится запись о приёме, которая служит юридическим основанием для дальнейшего расчёта трудовых отношений, подтверждения стажа и т.д. Ниже подробно рассматриваем, какие документы и какие условия являются основанием для такой записи.
Нормативный фонд
Все действия по оформлению приёма на работу регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом подзаконных актов:
- ТК РФ, статья 68 – порядок оформления приёма на работу;
- Постановление Правительства РФ № 2‑2023 о порядке ведения кадровых документов;
- Приказ Минтруда России от № 12‑2026 «Об утверждении формы записи в трудовой книжке»;
- Локальные нормативные акты организации (трудовой договор, положение о приёме на работу).
Какие документы являются основанием для записи?
Для внесения записи в трудовую книжку работодатель обязан иметь следующие документы:
- Трудовой договор – основной документ, по которому устанавливаются условия занятости.
- Приказ о приеме на работу (или служебная записка) – официальное подтверждение факта приёма.
- Трудовая книжка (бумажная или электронная) – в которой фиксируется информация о приёме.
- Иные документы, подтверждающие законность приёма:
- Согласие родителей/опекунов (для несовершеннолетних);
- Медицинская книжка (для работ в определённых отраслях);
- Согласие на обработку персональных данных.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Запись вносится в графу 3 (информация о приёме) и графе 4 (сведения о документе, на основании которого произошёл приём). Пример оформления:
- Графа 3: «Принят(а) в __________» (указывается название организации и дата приёма).
- Графа 4: «По приказу № 208‑к от » (вид документа, дата и номер).
Для дистанционных сотрудников информация о их трудовой деятельности вносится по их желанию, но обязательная запись о приёме всё равно должна быть сделана.
Сроки и особенности внесения записи
Согласно рекомендациям Роструда, запись о приёме в трудовую книжку должна быть выполнена сразу после завершения всех кадровых процедур, то есть:
- После подписания трудового договора;
- После постановки сотрудника на воинский учёт (если применимо);
- После заполнения личной карточки и оформления приказа.
Все оригиналы документов (кроме трудовой книжки) после завершения процедур возвращаются работнику.
Особенности для электронной трудовой книжки
С 2024 года в РФ действует электронной трудовой книжки. При приёме сотрудника, который использует электронную форму, необходимо предоставить:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- Трудовую книжку (бумажную) или подтверждение о переходе на электронную форму (СТД‑Р или СТД‑СФР).
Электронная запись о приёме вносится в систему кадрового учёта, но в бумажной версии (если она ведётся) также фиксируется соответствующая отметка.
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем при оформлении записи, обратите внимание на следующие детали:
- Не допускайте пропуска даты и номера приказа – они обязательны в графе 4.
- Убедитесь, что в графе 3 указана точная дата приёма (день, месяц, год).
- Проверьте соответствие данных в трудовом договоре и приказе (имена, должности, подразделения).
- Для иностранных граждан необходимо приложить копию паспорта и разрешения на работу.
- При приёме несовершеннолетних обязательно получите согласие родителей/опекунов и укажите его в документах.
Основанием для записи в трудовой книжке является совокупность следующих документов:
- Трудовой договор;
- Приказ (или иной официальный документ) о приёме;
- Трудовая книжка (бумажная или электронная);
- Дополнительные документы, требуемые спецификой организации (медицинская книжка, согласие родителей и т.д.).
Точное и своевременное оформление этой записи гарантирует юридическую защищённость работодателя и корректное ведение кадрового учёта.