Ведение трудовых книжек — ответственная задача, и несмотря на все усилия кадровиков, ошибки в заполнении случаются нередко. Важно понимать, что термин «признать трудовую книжку недействительной» может означать две разные процедуры: признание недействительной конкретной ошибочной записи внутри документа и признание недействительным самого бланка трудовой книжки целиком. В этой статье мы подробно разберем оба случая.
Часть 1. Признание недействительной отдельной записи в трудовой книжке
Самое главное правило, которое нужно запомнить: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» категорически запрещается зачеркивать ранее внесенные неточные, неправильные или иные признанные недействительными записи. Также недопустимо использование корректировочной (канцелярской) жидкости или ластика. Изменение записей производится исключительно путем признания их недействительными и внесения правильных данных.
Пошаговая инструкция: как аннулировать ошибочную запись
Чтобы признать недействительной запись в трудовой книжке, необходимо сделать 4 последовательных шага (заполнить 4 графы):
- Графа 1: Поставить последующий порядковый номер, следующий за последней имеющейся записью.
- Графа 2: Указать дату внесения новой записи (арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначным);
- Графа 3: Сделать отметку: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого в этой же графе (с нового абзаца) вносится правильный текст, если ошибка заключалась в содержании.
- Графа 4: Указать реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (например, приказ работодателя).
Нужно ли издавать приказ и ссылаться на него?
Для разрешения ситуации формально некоторые работодатели издают приказ о необходимости признания недействительной записи в трудовой книжке и в графе 4 приводят ссылку на этот приказ. Однако эксперты отмечают, что в таком случае ни на какой внутренний документ в графе 4 трудовой книжки можно не ссылаться, эту ячейку можно оставить незаполненной. Основанием для исправления обычно служат официальные документы (паспорт, диплом, приказ о приеме/увольнении и т.д.).
Нужно ли заверять исправление?
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее подписью ответственного лица и печатью не нужно. Подпись ответственного и печать (при наличии) ставятся только после записи об увольнении при закрытии блока записей у данного работодателя.
Что делать, если запись внесена не в тот раздел?
Несмотря на тождественность граф в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» и удобство нумерации, не соответствующие разделу записи необходимо признавать недействительными. Можно написать обобщенно: «Записи за номерами такими-то недействительны как внесенные ошибочно». Правильным решением в таком случае будет заполнение вкладыша в трудовую книжку и перенесение в него всех записей о работе, которые ошибочно были внесены в раздел о награждениях.
Исправление ошибок на ьном листе
Если при заполнении бланка кадровик ошибся в ФИО работника или его дате рождения, ситуация сложнее. Одной записью в разделе о работе здесь не обойтись. Зачеркивать тонкой линией можно только персональные данные на ьном листе (с обязательным указанием ссылки на документ, подтверждающий новые данные, на внутренней стороне обложки), однако если бланк испорчен при первичном заполнении, он уничтожается и заводится новый.
Часть 2. Признание недействительным самого бланка трудовой книжки
Иногда возникает необходимость признать недействительным не просто запись, а весь документ целиком. Это происходит в следующих случаях:
- Испорченный бланк: Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана, обгорела), она признается недействительной. Работодатель выдает работнику дубликат.
- Поддельная трудовая книжка: Если выяснится, что бланк является поддельным (например, выявлен факт использования бланка неустановленного образца), документ полностью недействителен.
- Дублирование записей: Если у работника по каким-то причинам оказалось две трудовые книжки, одна из них (с более поздней датой выдачи или с меньшим количеством стажа) может быть признана недействительной.
Как оформить недействительность бланка?
Если бланк признается непригодным для дальнейшего использования, он не изымается у работника физически (это его собственность), но дальнейшее ведение записей в нем прекращается. На первой странице (ьном листе) или на внутренней стороне обложки делается отметка: «Трудовая книжка недействительна. Выдан дубликат серии … номер …», либо «Выдана новая трудовая книжка» (если работник устраивается на работу с таким испорченным документом). Эта запись заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
Язык ведения трудовой книжки
Обратите внимание: трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации. Однако на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление возможно вести и на государственном языке этой республики (как правило, заполняется вкладыш или делается дублирующая запись).
Ошибки в трудовой книжке — это не приговор. Главное помнить базовые принципы: не зачеркивать записи в разделах о работе и награждениях, не использовать корректор и всегда вносить исправления через признание записи недействительной. Если же сам бланк пришел в негодность, необходимо корректно оформить переход на дубликат или новую трудовую книжку, чтобы не прерывать трудовой стаж работника;