В условиях растущей миграции и сложной геополитической ситуации вопрос признания и использования трудовых книжек иностранных граждан в России становится актуальным. Особенно это касается граждан Украины, которые работают в РФ либо планируют переехать в страну. Ниже представлен подробный обзор того, как трактуется украинская трудовая книжка в России, какие правила применяются к работодателям и сотрудникам, а также как можно оцифровать и использовать данные из украинской книжки для пенсионных и трудовых целей.

Юридический контекст

В России трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и квалификацию работника. Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ и Письму Роструда от № 908‑6‑1, при приёме на работу иностранного гражданина работодатель обязан оформить новый документ, соответствующий российскому образцу. При этом:

• Записи о трудовом стаже из иностранной трудовой книжки (в т.ч. украинской) в новый российский документ не вносятся.
• Стаж, накопленный за рубежом, может учитываться при расчёте пенсии и иных трудовых льгот, но не вносится в российскую трудовую книжку.
• При отсутствии записи об увольнении с предыдущего места работы (например, если работодатель находится на оккупированной территории) это не препятствует приёму нового сотрудника.

Что изменилось в 2025‑году?

С 1 ноября 2025 года запрет на пересылку трудовых книжек за пределы РФ перестанет действовать. Это означает, что украинские работники могут свободно отправлять копии своих трудовых книжек в российские органы, включая Пенсионный фонд РФ (ПФУ). Однако, даже при этом, сама книжка остаётся документом, не признаваемым в РФ для целей оформления трудового стажа.

Как работодатели должны вести учет украинских работников?

При приёме на работу граждан Украины с РВП (разрешением на временное проживание) работодателю необходимо:

1. Оформить новый документ в соответствии с российским образцом (трудовая книжка РФ).
2. Не переносить записи из украинской трудовой книжки в новый документ.
3. Внести сведения о предыдущих местах работы в отдельный документ «Сведения о трудовой деятельности» (СТД‑Р или СТД‑СФР), если это требуется по внутренним правилам компании.
4. Обеспечить хранение оригинала украинской книжки в личном деле работника, если это необходимо для внутреннего контроля.

Как украинский работник может оцифровать свою трудовую книжку?

Для удобства работы с данными из украинской трудовой книжки существует ряд сервисов, которые позволяют сканировать и хранить копии в электронном виде. Ниже приведена пошаговая инструкция:

1. Сканируйте все заполненные страницы трудовой книжки в хронологическом порядке.
2. Сохраните файлы в формате PDF или JPEG.
3. Перейдите на портал ПФУ (Пенсионный фонд Украины) и выберите раздел «Мої звернення» (Мои обращения).
4. Нажмите «Підписати та відправити» (Подписать и отправить) для отправки скан-копий.
5. Отслеживайте статус обращения в личном кабинете.

Сервис ЮК Флагман также предлагает услугу оцифровки, гарантируя точность и соответствие требованиям законодательства Украины.

Что делать, если украинская трудовая книжка не соответствует российскому формату?

Если украинская трудовая книжка не соответствует форме, признаваемой на территории РФ, работодатель может:

• Оформить новый документ в российском формате.
• Внести сведения о предыдущих местах работы в отдельный документ (СТД‑Р или СТД‑СФР).
• Учитывать накопленный стаж при расчёте пенсионных прав, но не вносить его в российскую трудовую книжку.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их роль в переходном периоде

В течение 5‑летнего переходного периода (начало 2021 года) в России будут использоваться как бумажные трудовые книжки, так и их электронные копии, внесённые в Государственный реестр. Это позволяет работодателям хранить данные в цифровом виде, облегчая контроль и проверку.

Практические рекомендации для украинских работников

• Получите новый российский документ при приёме на работу.
• Сохраняйте оригинал украинской трудовой книжки в личном деле.
• Регулярно оцифровывайте копии для удобства обращения в ПФУ и других государственных органов.
• Учитывайте, что стаж, накопленный в Украине, может учитываться при расчёте пенсии, но не вносится в российскую трудовую книжку.
• Если вы работаете в условиях территориальной разобщённости (например, с удалёнными подразделениями), ознакомьтесь с возможностью заочного ознакомления с записями в трудовой книжке, направляемыми работодателем.

Трудовая книжка Украины не признаётся в России как официальный документ, подтверждающий трудовой стаж. Работодатели обязаны оформлять новый российский документ для каждого сотрудника, а украинские работники должны сохранять оригинал и оцифровывать его для использования в пенсионных и иных целях. С 2025 года пересылка копий трудовых книжек за пределы РФ стала возможной, что облегчает процедуру подтверждения трудового стажа. При правильном соблюдении всех требований можно избежать конфликтов с законом и обеспечить надёжную фиксацию трудового стажа как в России, так и в Украине.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к официальным источникам: Трудовому кодексу РФ, Письму Роструда, а также к специализированным сервисам по оцифровке трудовых книжек.