Статья посвящена вопросам признания записи о награждении в трудовой книжке недействительной, порядку её исправления и оформления соответствующих записей в соответствии с действующим законодательством и рекомендациями ведомственных разъяснений (данные актуальны на )․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – регулирует ведение трудовых книжек․
• Постановление Минтруда России от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним» (далее – Порядок)․
• Письмо Роструда от № ПГ/12345-6-0 – разъяснения по признанию записей недействительными и их исправлению․
• КонсультантПлюс, Гарант, ЭЛКОД – практические рекомендации и образцы записей․

Что считается недействительной записью о награждении?

Запись в разделе «Сведения о награждениях» считается недействительной, если:

• внесена с ошибкой в наименовании награды, дате, номере приказа или основании;
• дублирует уже существующую запись о том же поощрении;
• внесена после того, как работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) и в бумажной ТК уже сделана запись о переходе;
• помещена в неправильный раздел (например, запись о работе ошибочно помещена в раздел о награждениях)․

Согласно п․ 12 Порядка, зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается․ Поэтому исправление производится исключительно путём признания записи недействительной и внесения новой, правильной записи․

Последствия недействительной записи

• Запись теряет юридическую силу – она не учитывается при подтверждении стажа, при назначении пенсии, при предоставлении социальных льгот․
• При наличии недействительной записи в трудовой книжке работник может столкнуться с отказами при приёме на новую работу, получении кредита или оформлении визы․
• Работодатель несёт ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Пошаговая инструкция по признанию записи недействительной

1. Определить номер ошибочной записи в разделе «Сведения о награждениях»․
2. Внести запись о недействительности в тот же раздел, следующим порядковым номером после последней существующей записи․ Формулировка:

Запись за номером __ недействительна․

3. Указать основание признания недействительной (например, «ошибка в наименовании награды», «дубликат записи», «запись внесена после подачи заявления о переходе на ЭТК»)․
4. Внести правильную запись о награждении (или о работе, если запись относится к разделу «Сведения о работе») с новым порядковым номером․
5. При необходимости перенести недействительную запись в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место (см․ п․ 12 Порядка)․
6. Подписать и поставить дату внесения исправлений уполномоченным лицом (кадровик, руководитель подразделения, уполномоченный представитель работодателя)․
7. Поставить печать организации (если требуется внутренними локальными актами)․

Образец оформления записи о недействительности

Ниже представлен пример того, как запись о недействительности выглядит в трудовой книжке (раздел «Сведения о награждениях»)․

№ п/п Дата внесения Содержание записи
----------------------------------------------------------------- 12 Запись за номером 8 недействительна (ошибка в наименовании награды «Почётная грамота Министерства образования» вместо «Почётная грамота Министерства труда и социальной защиты»)․
 13 Награждён Почётной грамотой Министерства труда и социальной защиты за высокие показатели в выполнении производственного плана за 2025 г․ (Приказ № 45 от )․

Примечание: нумерация записей продолжается последовательно; после признания записи недействительной последующие записи получают следующие номера (в примере – 13, 14 и т․д․)․

Перенос недействительной записи в другой раздел

Если в разделе «Сведения о награждениях» больше нет места для внесения новой записи, а признание недействительной записи необходимо, допускается:

• внести запись о недействительности в текущий раздел;
• перенести саму ошибочную запись (с указанием её номера и содержания) в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке;
• в разделе «Сведения о работе» сделать запись о том, что ранее внесённая запись о награждении признана недействительной (с указанием номера и даты признания)․

Пример переноса:

Раздел «Сведения о работе»:
№ п/п Дата внесения Содержание записи
-----------------------------------------------------------------
 57 Запись о награждении за номером 8 в разделе «Сведения о награждениях» признана недействительной (ошибка в наименовании награды)․ См․ запись № 12 в том же разделе․

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Согласно п․ 11 Порядка, после подачи работником заявления о переходе на ЭТК работодатель:

• не вправе продолжать хранить бумажную трудовую книжку у себя;
• не вправе вносить в неё любые записи, включая записи о награждениях;
• любая запись, сделанная после даты подачи заявления о переходе, автоматически считается недействительной․

Поэтому, если работник уже перешёл на ЭТК, а в бумажной ТК осталась ошибочная запись о награждении, её необходимо признать недействительной в соответствии с инструкцией выше, а затем оформить переход в электронный формат (запись в разделе «Сведения о работе» о подаче заявления и дате перехода)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркнуть ошибочную запись и написать правильную рядом?

Нет․ Прямое зачеркивание и исправление запрещено п․ 12 Порядка․ Необходимо признать запись недействительной и внести новую․

Кто обязан вносить запись о недействительности?

Уполномоченное лицо работодателя (кадровик, специалист по кадрам, руководитель подразделения) в присутствии работника либо с его согласия․

Нужно ли уведомлять работника о признании записи недействительной?

Да․ Работник должен быть ознакомлён с внесёнными изменениями под расписку․ Это подтверждает соблюдение принципа прозрачности ведения трудовых книжек․

Что делать, если в разделе «Сведения о награждениях» уже нет свободных строк?

Следует использовать вкладыш к трудовой книжке или раздел «Сведения о работе» для внесения записи о недействительности и последующей правильной записи, соблюдая последовательную нумерацию․

Как оформить запись о недействительности, если ошибка касается номера приказа?

В записи о недействительности указывается: «Запись за номером __ недействительна (ошибка в номере приказа о награждении)»․ После этого вносится новая запись с правильным номером приказа․

Признание записи о награждении в трудовой книжке недействительной – это строго регламентированная процедура, направленная на сохранение достоверности трудового стажа и защиту прав работника․ Следуя изложенным выше шагам, используя образцы записей и учитывая особенности перехода на электронный формат, работодатель сможет избежать штрафов и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством․

Помните: главное – не зачеркивать, а признавать запись недействительной и вносить исправление новым записью с соблюдением нумерации и указанием основания признания недействительности;