Процедура приема сотрудника на работу в РК включает не только заключение трудового договора, но и внесение соответствующих записей в трудовую книжку (бумажную или электронную). Ниже представлен подробный обзор актуальных требований, алгоритма действий и особенностей, которые следует учитывать кадровому специалисту в 2025 году.

Что такое трудовая книжка в РК?

Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются:

• данные о работнике (ФИО, дата рождения, ИИН);
• информация о работодателе (название организации, ИИН/БИН);
• даты приема, перевода, увольнения;
• должность, профессия, вид работы;
• основания для внесения записей (приказ, договор и т.д.).

С 2021 года в РК действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажные варианты сохраняются, если они уже были оформлены до перехода на электронный формат.

Переход на электронную трудовую книжку: ключевые даты

Согласно нормативным актам Минтруда и соцзащиты населения РК:

1. С 1 января 2021 года – начало пилотного проекта по ведению ЭТК в государственном секторе.
2. С 1 июля 2022 года – обязательное ведение ЭТК для всех newly hired (первично принятых) сотрудников.
3. С 1 января 2023 года – возможность ведения ЭТК по желанию работника и работодателя для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка.
4. С 1 января 2025 года – полное прекращение выдачи новых бумажных трудовых книжек; все новые записи вносятся исключительно в электронный формат.

Таким образом, при приеме на работу в 2025 году сотрудник, впервые устраивающийся на работу, получает только электронную трудовую книжку. Если у работника уже есть бумажная книжка, работодатель может продолжать вносить записи в неё, но одновременно обязан дублировать информацию в ЭТК.

Общий алгоритм приема на работу в 2025 году

Ниже представлен пошаговый процесс, который рекомендуется следовать кадровой службе, особенно при использовании программного обеспечения 1С:ЗУП ред. 3.1.

1. Подготовка вакансии и сбор документов от кандидата:
   • заявление о приеме на работу;
   • документ, удостоверяющий личность (паспорт, удостоверение личности);
   • ИИН;
   • трудовая книжка (бумажная) или выписка из электронной трудовой книжки (если уже есть);
   • документы о образовании, квалификации, профессиональных сертификатах;
   • медицинская справка (при необходимости по профессии);
   • для иностранных граждан – разрешение на работу, миграционная карта, регистрация.
2. Проведение собеседования и оценка соответствия кандидата требованиям вакансии.
3. Согласование условий трудового договора (должность, оклад, режим работы, испытательный срок и т.д.).
4. Подготовка и подписание трудового договора в двух экземплярах (один – у работника, второй – у работодателя).
5. Выдача приказа о приеме на работу (форма Т-1 или аналогичная внутренняя форма).
6. Внесение записи в трудовую книжку:
   • если у сотрудника бумажная трудовая книжка – запись делается непосредственно в неё (дата приема, должность, номер и дата приказа);
   • если у сотрудника только электронная трудовая книжка – запись вносится через личный кабинет на портале «Электронное правительство» или через интеграцию 1С:ЗУП с системой ЭТК;
   • при внутреннем совместительстве – в трудовой книжке делается дополнительная запись о совмещении (должность, отдел, график).
7. Регистрация в кадровом учете (внесение данных в 1С:ЗУП, формирование личной карточки сотрудника).
8. Ознакомление с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, охрана труда, конфиденциальность и т.д.).
9. Выдача средств индивидуальной защиты и инструктаж по охране труда (при необходимости).

Особенности приема на работу по внутреннему совместительству

Прием сотрудника на должность внутреннего совместителя имеет свои нюансы:

• Трудовой договор оформляется как дополнительное соглашение к основному трудовому договору (если совместительство внутри той же организации) или как отдельный договор, если совместительство в другом структурном подразделении.
• В трудовой книжке делается дополнительная запись о совмещении: указывается основное место работы, должность совместителя, период совмещения и ссылка на приказ о приеме на совмещение.
• Ограничение по времени: совмещение не должно превышать 0,5 ставки (половина нормы рабочего времени) по каждому месту работы, если иное не установлено трудовым законодательством РК.
• В 1С:ЗУП ред. 3.1 для оформления внутреннего совместителя используется документ «Прием на работу (совместитель)», где указывается основное место работы и устанавливается график.

Требования к документам при приеме иностранных граждан (пример: гражданин Республики Узбекистан)

При приеме на работу иностранного работника необходимо учитывать дополнительные требования:

• Разрешение на работу (патент или разрешение, выдаваемое органом миграционной службы РК).
• Миграционная карта и регистрация по месту пребывания (временная регистрация).
• Документ, подтверждающий квалификацию (диплом, сертификат), при необходимости – ностарификация.
• Трудовая книжка: если у иностранного гражданина нет бумажной трудовой книжки РК, работодатель обязан оформить ему электронную трудовую книжку с момента первого приема на работу в РК.
• Все записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) должны выполняться на казахском и русском языках (двуязычно).

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у работника?

Подтверждение наличия ЭТК осуществляется следующими способами:

• Запрос выписки из электронной трудовой книжки через личный кабинет работника на портале egov.kz (раздел «Трудовая деятельность»).
• Получение согласия работника на предоставление доступа к его ЭТК работодателю (электронная подпись или подтверждение через SMS).
• В 1С:ЗУП ред. 3.1 существует интеграция с системой ЭТК: при оформлении приема на работу система автоматически проверяет наличие записи и, при отсутствии, инициирует создание новой записи.

Ограничения и подводные камни при приеме на работу в 2025 году

Несмотря на упрощенные процедуры, следует обратить внимание на следующие ограничения:

• Запрет на дублирование записей: нельзя вносить одну и ту же запись одновременно в бумажную и электронную трудовую книжку без указания, что это дубликат (должен быть сделан комментарий «дубликат записи из ЭТК»).
• Сроки внесения записи: запись в трудовую книжку должна быть сделана не позднее пяти рабочих дней с даты приема на работу.
• Ответственность за ошибки: неверное заполнение трудовой книжки (неправильная дата, должность, номер приказа) может повлечь административные штрафы для работодателя и сложности при подтверждении стажа сотрудника.
• Ограничения по совместительству: общее время работы по всем местам не должно превышать нормы рабочего времени (40 часов в неделю), иначе требуется оформление как основная работа с соответствующими выплатами.
• Обновление программного обеспечения: для корректной работы с ЭТК необходимо использовать актуальную версию 1С:ЗУП (ред. 3.1 с последними обновлениями, включающими модуль взаимодействия с системой электронных трудовых книжек).

Рекомендации по использованию 1С:ЗУП ред. 3.1 при оформлении приема на работу

Для минимизации ошибок и ускорения процесса рекомендуется:

• Ввести в справочник «Сотрудники» поля для хранения номера ЭТК и даты её создания.
• Настроить автоматическую выгрузку данных о приеме, переводе и увольнении в систему электронных трудовых книжек через веб‑сервис egov.kz.
• Использовать шаблоны приказов о приеме на работу, которые уже содержат необходимые реквизиты для последующего внесения в трудовую книжку.
• Периодически проводить сверку данных между 1С:ЗУП и выписками из ЭТК (например, раз в квартал).
• Обучать кадровых специалистов работе с модулем «Электронная трудовая книжка» и правилам внесения записей при внутреннем совместительстве.

Прием на работу в Республике Казахстан в 2025 году требует внимательного соблюдения как традиционных требований к оформлению трудовой книжки, так и новых норм, связанных с полным переходом на электронный формат. Понимание алгоритма действий, знание ограничений и правильное использование современных кадровых систем (например, 1С:ЗУП ред. 3.1) позволяют избежать ошибок, обеспечить законность трудовых отношений и гарантировать сохранность трудового стажа сотрудников.

Следуя представленным рекомендациям, кадровая служба сможет эффективно оформлять прием на работу, включая случаи внутреннего совместительства и прием иностранных граждан, а также поддерживать актуальность и достоверность записей в трудовых книжках своих сотрудников.