Запись об увольнении (прекращении трудового договора) является обязательным элементом ведения трудовой книжки. Её корректное оформление защищает права как работника, так и работодателя, исключает возможные споры и штрафы со стороны трудовой инспекции. Ниже представлен пошаговый алгоритм, основанный на действующем законодательстве и рекомендациях КонсультантПлюс, а также практические примеры заполнения для различных оснований увольнения.

Правовая основа

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 77, ст. 80, ст. 81).
• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с 2022 г., с учётом изменений 2024‑2026 гг.).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (типовая междуведомственная форма Т‑2).

Основные требования к записи об увольнении

Согласно пункту 5.1 Инструкции КонсультантПлюс, запись вносится в строгом порядке:

1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата увольнения (прекращения трудового договора) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 – формулировка причины увольнения, то есть основание прекращения трудового договора.
4. Графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение и т.п.), его дата и номер.

Важно: формулировка в графе 3 должна полностью соответствовать wording Трудового кодекса или иного федерального закона. Любые сокращения или иные варианты могут быть признаны неправильными.

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте приказ об увольнении. Убедитесь, что в нём указаны:
   • дата увольнения;
   • основание (пункт статьи ТК РФ);
   • номер и дата приказа.
2. Определите порядковый номер записи. Если в трудовой книжке уже есть записи, продолжайте нумерацию (например, если последняя запись под номером 12, новая будет № 13).
3. Заполните графу 1 – впишите номер записи.
4. Заполните графу 2 – укажите дату увольнения (например, ).
5. Заполните графу 3 – внесите точную формулировку основания увольнения. Ниже приведены типовые варианты:

Примеры формулировок для графа 3

• Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Уволен по инициативе работодателя, п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение штата).
• Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 78 ТК РФ.
• Уволен в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Уволен за прогул, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

При необходимости уточните формулировку, руководствуясь актуальным текстом ТК РФ или иным федеральным законом (например, законом о внешнем совместительстве).

6. Заполните графу 4 – укажите:
   • наименование документа (Приказ о расторжении трудового договора);
   • его номер;
   • дату издания;

   Пример: Приказ № 45 от г.

7. Ознакомьте работника с записью под расписку. Согласно пункту 2.4 Инструкции, после внесения записи необходимо ознакомить владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (форма Т‑2). Расписка подтверждает, что работник сведения получил и не имеет возражений.
8. При электронной трудовой книжке (ЭТК) запись вносится в раздел «Сведения о работе» через личный кабинет на портале «Работа в России». После этого работодатель обязан подать отчет по форме ЕФС‑1 (см. пункт из источников).

Особенности записи при разных категориях работников

Внешний совместитель

Если у сотрудника не было записи о приёме на работу по совместительству, её необходимо внести одновременно с записью об увольнении, основываясь на документе, содержащем сведения о приёме и прекращении трудового договора (см. источник от 2026‑02‑13).

Работник с вахтовым методом работы

Запись об увольнении делается в обычном порядке, однако в графе 3 рекомендуется указать дополнительное основание – «окончание вахты» (если это предусмотрено внутренним локальным актом).

Работник, уволенного в связи с переходом на другую постоянную работу

В графе 3 указывается основание увольнения (например, «перевод на другую постоянную работу по соглашению сторон»), а в графе 4 – приказ о переводе/увольнении.

Как исправить ошибку в записи об увольнении

Если допущена неточность (например, неправильная формулировка или неверный номер приказа), порядок исправления регламентирован пунктом «Записи в трудовой об увольнении: как внести и исправить»:

1. Не зачёркивайте и не исправляйте запись напрямую.
2. Внесите новую запись с правильными данными, указав в графе 3 фразу «Запись исправлена» и ссылку на первоначальную ошибочную запись (номер, дата).
3. Ознакомьте работника с исправлением под расписку.
4. При необходимости подготовьте объяснительную записку и храните её в личном деле сотрудника.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения трудовых книжек (отсутствие записи об увольнении, неверная формулировка, отсутствие ознакомления под расписку) может повлечь:

• административный штраф для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб.);
• штраф для организации (от 30 000 до 50 000 руб.);
• возможность восстановления работника через суд с компенсацией морального вреда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли обойтись без записи в трудовой книжке при увольнении?

Да, только если трудовые отношения не были оформлены (например, работа по гражданско‑правовому договору) либо работник вернул книжку без этой записи по собственной инициативе. В остальных случаях запись обязательна.

Нужно ли ставить печать организации рядом с записью?

Печать не является обязательным элементом записи в трудовой книжке, однако многие организации ставят её для дополнительной подтверждающей силы.

Как оформить запись, если работник уволен за прогул?

Графа 3: «Уволен за прогул, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ». Графа 4: номер и дата приказа о дисциплинарном взыскании (увольнении).

Можно ли использовать электронную подпись при внесении записи в ЭТК?

Да, при работе с электронной трудовой книжкой запись заверяется квалифицированной электронной подписью работодателя (или уполномоченного лица) в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».

Срок хранения трудовой книжки после увольнения?

Трудовая книжка хранится у работника бессрочно. Работодатель обязан выдать её на руки в день увольнения (или в течение трёх рабочих дней, если работник отсутствует).

Правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке – это не просто формальность, а гарантия соблюдения трудовых прав и защита от возможных споров. Следуя представленному алгоритму, используя точные формулировки из ТК РФ и своевременно знакомя работника с записью под расписку, вы обеспечите законность кадрового документооборота и избежите штрафных санкций.

Помните, что актуальная информация регулярно обновляется в нормативных актах и рекомендациях КонсультантПлюс, поэтому перед каждым оформлением сверяйтесь с последними версиями Приказа Минтруда № 320н и соответствующими статьями Трудового кодекса.