Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются все ключевые этапы карьеры: прием на работу, переводы, увольнения и другие изменения. С развитием цифровых технологий вопрос «продолжения» трудовой книжки приобрел новые аспекты, особенно с учетом перехода на электронный формат. В этой статье рассмотрим, что такое продолжение трудовой книжки, как оно оформляется в бумажной и электронной форме, а также приведем образцы записей.

Что означает «продолжение» трудовой книжки?

Термин «продолжение» может относиться к разным процессам в зависимости от формы документа:

• Для бумажной трудовой книжки: процедура выдачи новой книжки, когда предыдущая заполнена, или оформление дубликата при утере/порче.
• Для электронной трудовой книжки: автоматическое добавление новых записей о трудовой деятельности в электронную базу данных Социального фонда России (СФР).

Нормативная база: Трудовой кодекс РФ и электронные книжки

Правила ведения трудовых книжек регулируются статьями 66 и 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек, которая постепенно заменяет бумажный формат.

Ключевые изменения с 2026 года

Согласно актуальным данным, с 1 января 2026 года для сотрудников, принимаемых на работу впервые и ранее не имевших трудового договора, трудовая книжка открывается только в электронной форме. Для остальных работников сохраняется право выбора: электронная или бумажная трудовая книжка. Работодатели обязаны подавать в СФР Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) для каждого сотрудника, что обеспечивает автоматическое обновление электронной книжки.

Бумажная трудовая книжка имеет стандартизированную форму, утвержденную государством. Когда все страницы заполнены, работодатель обязан выдать работнику новую трудовую книжку, а старую передать в архив. В редких случаях (например, при порче) может быть оформлен дубликат.

Образец записи в трудовой книжке

Записи вносятся на специальные бланки с печатью организации. Вот пример типичной записи:

Принят на работу 01 января 2023 года
Должность: Менеджер по продажам
Оклад: 60 000 рублей в месяц.
На основании приказа № 15-к от 31 декабря 2022 года.
Подпись работника: _________________
Подпись работодателя: _________________
(печать организации)
 

При увольнении запись содержит основание (например, «по соглашению сторон» или «по инициативе работника») и дату.

Когда требуется оформление продолжения?

• Заполнение всех страниц трудовой книжки (обычно 24–48 страниц).
• Потеря, порча или уничтожение трудовой книжки, выдается дубликат.
• Переход на электронную форму по заявлению работника (бумажная книжка сдается в архив).

Электронная трудовая книжка: как происходит «продолжение»?

В электронной форме «продолжение» — это не физический документ, а добавление новых записей в базу СФР. Каждый раз при приеме на работу, переводе или увольнении работодатель подает форму ЕФС-1, и информация автоматически отражается в электронной книжке работника.

Как работник может проверить записи?

Доступ к электронной трудовой книжке предоставляется через:

1. Личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
2. Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР);
3. Запрос через работодателя (по письменному заявлению).

Все записи хранятся в защищенной базе и не могут быть утеряны или подделаны.

Преимущества электронной формы

• Надежность: отсутствие риска потери, порчи или кражи.
• Автоматический учет стажа: СФР самостоятельно рассчитывает страховой стаж для пенсии.
• Удобство при смене работы: новый работодатель может получить историю (с согласия работника) без запросов в архив.
• Экономия времени: не нужно носить бумажную книжку на каждое устройство.

Важные замечания для работников

Независимо от формы, важно следить за правильностью записей:

• При обнаружении ошибок в бумажной книжке немедленно обратитесь к работодателю для внесения исправлений (с обязательной подписью и печатью).
• При утере бумажной книжки оформляйте дубликат через работодателя или архив.
• Для электронной книжки регулярно проверяйте записи в личном кабинете СФР или Госуслуг. При несоответствиях подайте заявление в СФР через работодателя.
• Электронная трудовая книжка не отменяет необходимости иметь бумажный дубликат в некоторых случаях (например, для визовых вопросов), но для пенсионного обеспечения достаточно электронной версии.

Трудовая книжка остается ключевым документом для подтверждения трудового стажа, что критически важно при оформлении пенсии, получении кредитов или трудоустройстве. Понимание процесса «продолжения», будь то выдача новой бумажной книжки или добавление записей в электронную базу — помогает избежать юридических и административных проблем. С 2026 года электронная форма становится обязательной для новых работников, что делает систему более прозрачной и удобной. Помните: ваша трудовая история, это ваше будущее, поэтому относитесь к её документированию внимательно!

Совет: Если вы еще не перешли на электронную трудовую книжку, рассмотрите этот вариант. Он экономит время и снижает риски потери данных. Для консультации по конкретным случаям обращайтесь в отдел кадров вашей организации или в Социальный фонд России.