Ситуация, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы для записей, является обычной практикой. Правильное оформление продолжения документа защищает права работника и исключает проблемы при трудоустройстве. В этой статье подробно разберем, что делать, когда раздел «Сведения о работе» заполнен, и как правильно оформить продолжение записи.
Когда требуется «продолжение»? Важные уточнения
Термин «продолжить введение трудовой книжки» часто используется некорректно. Существует два основных сценария:
- Оформление вкладыша (приложения). Это и есть фактическое «продолжение», когда основная книга заполнена. Все последующие записи о работе вносятся в специальный бланк-вкладыш, который становится неотъемлемой частью трудовой книжки.
Важно: С 1 января 2021 года действуют новые бланки трудовых книжек (Постановление Правительства №1250). Однако работодатели могут продолжать использовать бланки старого образца до их полного исчерпания на складе. Правила заполнения (Инструкция Минтруда №69) остались прежними.
Алгоритм действий при заполнении всех страниц
Если страницы в разделе «Сведения о работе» закончились, действуйте по следующему плану:
- Определите, какая запись будет последней в основной книжке. Это может быть увольнение сотрудника или запись «Работает по настоящее время» (если сотрудник продолжает трудиться).
- Оформите вкладыш. Вкладыш – это отдельный бланк, который приобретается у поставщиков. Он имеет ту же нумерацию и структуру, что и основная книга.
- Заполните титульный лист вкладыша.
- В поле «Номер трудовой книжки» указывается тот же номер, что и в основной книжке.
- В поле «Дата выдачи» ставится дата оформления вкладыша.
- В поле «Сведения о работнике» данные не дублируются, так как они уже есть в основной книжке. Часто это поле оставляют пустым или делают ссылку: «См. основную трудовую книжку».
- Продолжите нумерацию записей. Первая запись во вкладыше получает номер, следующий за последним номером записи в основной книжке. Например, если последняя запись в книжке была №15, то первая во вкладыше будет №16.
- Заверьте соединение. На последней странице основной книжки и на первом листе вкладыша ставится отметка: «Соединено с приложением № ___ от «___» __________ 20__ г.». Подпись руководителя (или ответственного лица) и печать организации.
- Храните вкладыш вместе с книжкой. Вкладыш неотъемлемая часть трудовой книжки. При увольнении сотруднику выдается вся книга вместе с вкладышем.
Особые случаи и частые вопросы
Сотрудник продолжает работать, а страницы кончились
На последней заполненной странице основной книжки после записи о приеме на работу (без даты увольнения) необходимо сразу ниже сделать дополнительную запись:
Работает по настоящее время.
Подпись ответственного лица _________________
«___» _____________ 20__ г.
Печать организации
Эту запись также заверяют. Затем оформляют вкладыш для будущих записей.
Заполнение при внесении вкладыша (если он уже был оформлен ранее)
Если вкладыш уже существует и в нем тоже заканчиваются страницы, оформляется второй вкладыш. Нумерация записей продолжается с последней, указанной в первом вкладыше. Соединение между первым и вторым вкладышами также заверяется.
Временный перевод, признанный постоянным
Согласно новым правилам (с 1 сентября 2021 года), если временный перевод стал постоянным, в трудовую книжку (или вкладыш) вносится запись о переводе с указанием даты, с которой перевод признан постоянным. Запись оформляется как обычная.
| Ситуация | Что делать? |
|---|---|
| Есть свободные страницы в основной книжке | Продолжать запись на следующей пустой странице, соблюдая порядок нумерации. |
| Страницы в основной книжке закончились | Оформить вкладыш, продолжить нумерацию записей в нем, заверяя соединение. |
| Сотрудник работает, а книжка заполнена | На последней странице основной книжки сделать запись «Работает по настоящее время», затем оформить вкладыш. |
| Вкладыш тоже заполнен | Оформить новый вкладыш, продолжив нумерацию с предыдущего. |
- Неверная нумерация записей во вкладыше (не продолжение, а с начала).
- Отсутствие отметки о соединении основной книжки с вкладышем.
- Выдача сотруднику только вкладыша без основной книжки.
Такие действия признаются нарушением и могут быть оспорены в суде или трудовой инспекции.
Образец заявления от работника
Если работодатель отказывается оформить вкладыш, сотрудник может написать заявление. Образец:
Директору ООО «Пример» (ФИО руководителя) от сотрудника (ФИО сотрудника) (должность) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу оформить вкладыш к моей трудовой книжке серия ___ № ______, так как все страницы раздела «Сведения о работе» заполнены. Готов предоставить книжку для оформления. «___» _____________ 20__ г. _________________ / (ФИО сотрудника) /
Источники: Инструкция по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда №69), Постановление Правительства РФ №320н (Порядок ведения трудовых книжек), Постановление Правительства РФ №1250 от .