Сегодня 13:37:15 () электронные трудовые книжки (ЭТК) уже стали привычным элементом кадрового документооборота в России. Ниже представлена подробная статья, которая поможет понять, что такое ЭТК, зачем нужны специализированные программы для её ведения и как правильно организовать работу с ними в организации.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, представляющая собой единую базу данных, в которой хранится история трудовой деятельности человека: места работы, должности, периоды трудоустройства, награды и т.д.
Основные источники информации из сети подтверждают это определение:

• «Электронная трудовая книжка (ЭТК): как получить, перейти и работать…» – платформа Альфа‑Курс, 2025‑10‑16.
• «Электронная трудовая книжка: что это такое, как сделать и вести ЭТК…» – Министерство науки и инновационной политики Новосибирской области, 2026‑03‑17.
• «Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной…» – Департамент труда и социальной защиты населения г. Москвы, с .

ЭТК обеспечивает постоянный и удобный доступ к информации о трудовой деятельности как для работника, так и для работодателя, а также упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом России (ПФР) и другими государственными сервисами.

Зачем нужны специализированные программы для работы с ЭТК?

Ведение электронной трудовой книжки вручную (например, через личный кабинет на Госуслугах) возможно, но для организаций, где трудовых отношений сотни или тысячи, необходимы автоматизированные решения. Программы для ЭТК позволяют:

• Автоматически формировать сведения при приёме, переводе или увольнении сотрудника;
• Проверять корректность данных перед отправкой в ПФР (формирование отчёта СЗВ‑ТД);
• Хранить историю изменений и обеспечивать защиту от несанкционированного доступа;
• Интегрироваться с существующими кадровыми и бухгалтерскими системами (1С, SAP, Контур.Экстерн и др.);
• Получать выписки и справки по запросу сотрудника в электронном виде.

Ниже рассмотрим наиболее популярные на сегодняшний день программы и сервисы, которые поддерживают работу с ЭТК.

Обзор ведущих программ для электронной трудовой книжки

1С:Зарплата и управление персоналом (включая подсистему «Электронные трудовые книжки»)

Это одно из самых распространённых решений среди российских бухгалтеров и кадровых служб. Программа:

• Автоматически формирует сведения в момент приёма, перевода или увольнения;
• Проверяет их на соответствие требованиям ПФР перед отправкой;
• Готовит отчёт СЗВ‑ТД в требуемом формате;
• Предоставляет бесплатную облачную подсистему «Фреш» для ведения ЭТК и кадрового учёта.

Стоимость лицензии зависит от выбранной конфигурации (базовая, PRO, CORP) и количества рабочих мест.

Контур.Экстерн

Сервис от компании «Контур» ориентирован на взаимодействие с государственными органами. Возможности:

• Оформление электронных трудовых книжек с 2020 года;
• Подача заявлений о переходе на ЭТК непосредственно через личный кабинет;
• Получение выписок и справок из ЭТК в реальном времени;
• Интеграция с другими сервисами Контура (например, Контур.Бухгалтерия).

Подходит для компаний, уже использующих продукты Контура для отчётности и взаимодействия с налоговыми органами.

СБИС (Saby Blog)

Платформа СБИС предлагает модуль «Электронные трудовые книжки», который:

• Формирует сведения в момент приёма/перевода и проверяет их перед отправкой;
• Позволяет отправлять до 100 отчётов СЗВ‑ТД за один раз;
• Обеспечивает ведение кадрового учёта и подготовку других обязательных отчётов (РСВ, 6‑НДФЛ и т.д.).

СБИС часто выбирают крупные предприятия благодаря развитой экосистеме и технической поддержке.

Альфа‑Курс

Образовательная платформа, которая помимо курсов предоставляет практическое пособие по работе с ЭТК. В её материалах описаны:

• Пошаговая инструкция по подаче заявления о переходе на ЭТК;
• Как получить выписку и внести исправления;
• Рекомендации по работе с ЭТК без ошибок.

Хотя сама платформа не является программой для ведения ЭТК, её руководства полезны для обучения кадровых специалистов.

Другие решения

На рынке также присутствуют:

• Облачные сервисы типа «ЭТК Онлайн» (простые веб‑интерфейсы для малого бизнеса);
• Модули в ERP‑системах (SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud) с локализацией под российское законодательство;
• Специализированные продукты от региональных разработчиков (например, «Кадровик‑ЭТК» от некоторых IT‑компаний).

При выборе решения важно учитывать:

• Соответствие актуальным требованиям ПФР и ФСС;
• Наличие сертификата соответствия ФСТЭК (если требуется защита конфиденциальных данных);
• Возможность интеграции с существующими 1С, SAP или другими учётными системами;
• Стоимость лицензии и стоимость технической поддержки.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Получить согласие сотрудника. Переход на ЭТК возможен только с письменного согласия работника (ст. 66 ТК РФ).
2. Выбрать программу/сервис. Определитесь, какое решение будет использоваться в компании (см. раздел выше).
3. Настроить интеграцию. Если используется 1С или другая ERP‑система, настройте обмен данными с выбранным модулем ЭТК.
4. Подать заявление о переходе. Заявление можно подать:
   • Через личный кабинет на портале Госуслуги;
   • Через личный кабинет выбранного сервиса (Контур.Экстерн, СБИС и т.д.);
   • В бумажном виде в отдел кадров, после чего кадровая служба загружает данные в систему.
5. Внести сведения о трудовой деятельности. При приёме, переводе или увольнении сотрудника программа автоматически формирует запись в ЭТК (дата, наименование организации, должность, основание – приказ, трудовой договор).
6. Проверить и отправить отчёт СЗВ‑ТД. Перед отправкой в ПФР система выполняет проверку на соответствие формату и наличие обязательных полей.
7. Получить выписку. Сотрудник может запросить выписку из своей ЭТК через:
   • Личный кабинет на Госуслугах;
   • Личный кабинет выбранного сервиса;
   • Запрос в отдел кадров (выписка формируется автоматически и выдаётся в электронном виде).
8. Хранить резервные копии. Несмотря на надёжность государственных систем, рекомендуется вести локальные резервные копии данных ЭТК в соответствии с внутренней политикой информационной безопасности.

Важно помнить, что с 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку, а с 2021 года работодатели обязаны вести учёт в электронном виде для всех newly hired сотрудников (при отсутствии возражений).

Преимущества и недостатки использования программ для ЭТК

Преимущества

• Сокращение времени на кадровое оформление. Автоматическое формирование записей уменьшает ручной труд.
• Минимизация ошибок. Встроенные проверки исключают некорректные данные перед отправкой в ПФР.
• Удобный доступ к информации. Сотрудник может в любой момент посмотреть свою трудовую историю.
• Интеграция с госуслугами. Прямая отправка отчётов СЗВ‑ТД и получение выписок без посещения отделений ПФР.
• Экономия на бумаге и хранении. Отпадает необходимость ведения и архивирования бумажных трудовых книжек.

Недостатки

• Необходимость обучения персонала. Переход на новую систему требует времени на обучение кадровых специалистов и бухгалтеров.
• Стоимость лицензий и внедрения. Для небольших компаний может быть значительной статьёй расходов.
• Зависимость от интернета и работы сервиса. При сбоях в работе облачного сервиса может временно ограничиться доступ к ЭТК.
• Требования к информационной безопасности. Нужно обеспечить защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, законодательство допускает ведение обеих форм, однако для newly hired сотрудников с 2021 года обязательна электронная форма, если сотрудник не выразил письменное возражение.

Как исправить ошибку в ЭТК?

Ошибка исправляется путём подачи заявления о внесении изменений через личный кабинет Госуслуг или выбранного сервиса. После проверки кадровой службой в системе вносится корректирующая запись с указанием причины исправления.

Нужно ли получать согласие сотрудника каждый год?

Нет. Согласие даётся один раз при переходе на ЭТК и действует до тех пор, пока сотрудник не отзовёт его в письменной форме.

Можно ли использовать бесплатные программы для ведения ЭТК?

Да, например, облачная подсистема «Фреш» в 1С предоставляется бесплатно для ведения ЭТК и подготовки отчёта СЗВ‑ТД. Однако функционал может быть ограничен по сравнению с платными версиями.

Как проверить, что моя ЭТК актуальна?

В личном кабинете Госуслуг или сервиса отображается дата последнего обновления. Также можно запросить выписку и сравнить её с внутренними данными организации.

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а полноценный инструмент управления кадровыми данными, который упрощает взаимодействие с государственными фондами, повышает прозрачность трудовой деятельности и снижает административную нагрузку на работодателей и сотрудников. Выбор подходящей программы зависит от масштаба компании, существующей ИТ‑инфраструктуры и бюджета на автоматизацию. Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая преимущества и недостатки, организации смогут успешно внедрить ЭТК и извлечь из неё максимальную пользу.

Если у вас остались вопросы или нужна помощь в подборе конкретного решения – не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учету или к поставщикам выбранного программного продукта.